"Aangepaste evenementen: Richting de extreme aanpassing van evenementen"

Diane Devitt

Evenementstrateeg en uitvoerend producent

We interviewen Dianne Budion Devitt, pionier in de vergaderingen- en evenementenbranche. Ontwerper, uitvoerend producent, adviseur, spreker, docent en auteur Devitt is de oprichter van DND Group. Ze is momenteel voorzitter van de New York Metro Chapter van de ILEA (International Live Events Association).

Lees verder voor meer informatie over haar evenementplanningsreis, waarom aangepaste evenementen de toekomst van de branche zijn, en hoe technologie evenementontwerp blijft veranderen.

1 – Hoelang werk je al in de vergaderingen- en evenementenbranche?

Ik werk alweer bijna 30 jaar in de vergaderingen- en evenementenbranche.

2 – Hoe ben je in dit vak terechtgekomen?

Het vak vond mij! Ik werkte tijdelijk voor een bedrijf dat zich specialiseerde in barter-reizen, en zij raadden me aan een lunch bij te wonen die door HSMAI werd georganiseerd. Ik wist dat ik iets wilde dat mijn theatertraining en -opleiding zou combineren met business. Ik ontmoette het team van een bestemmingsbeheerbedrijf dat Safaris heette, het eerste bedrijf in deze categorie dat meerdere steden dekte, en ik werd de manager voor het noordoosten. De rest is geschiedenis.

3 – Wat inspireert je wanneer je een evenement plant?

Erachter komen wat de echte achter-de-schermen doelen zijn die mijn klanten willen bereiken, en die visie omzetten in een ervaring die door mensen wordt aangedreven.

4 – Vind je het tegenwoordig makkelijker of moeilijker om indruk te maken op de gasten bij een evenement?

De evenementen en vergaderingen die ik door de jaren heen heb geproduceerd en gestyled, waren altijd gericht op betrokkenheid, dat wil zeggen interactie boven ontwerp. Ik vind het nu eigenlijk makkelijker dan voorheen, omdat we in een tijdperk leven waarin het ontdekken van het plezier van tactiele ervaringen het tegenwicht is van de digitale wereld waarin we leven.

5 – Hoe verandert technologie evenementontwerp?

Technologie verandert evenementontwerp op vele manieren, en ik vind dat geweldig! Vanuit een ontwerp- en productieperspectief zijn de keuzes voor effecten en echt zintuiglijke ervaringen oneindig. Het publiek kennen, plannen en ontwerpen zonder afleidingen, en realtime in evenwicht brengen met VR of iets anders is het volgende onontgonnen gebied voor planners om te verkennen.

6 – Kun je dankzij je ervaring van meer dan 25 jaar in de branche vertellen hoe de vergaderingen- en evenementenbranche zich heeft ontwikkeld?

Toen ik voor het eerst in de branche begon, was logistiek het enige waar de planner zich op focuste, maar de magie van de vroege momenten was al die voorlopers van vergaderings- en evenementontwerp zoals we dat nu kennen. Themafeesten en evenementen werden gepland voor interactie of bestemmingservaringen. We focusten ons niet op merkbetrokkenheid. Ik vraag me af of de focus toen, die puur op mensen en plezier lag, langdurigere resultaten had in het opbouwen van relaties.

7 – Waar gaat de evenementenbranche heen?  Hoe zullen evenementen er in de toekomst uitzien?

Evenementen zijn niet de kleinkinderen van pr of reclame zoals dat vele jaren het geval was terwijl de branche groeide. De ILEA (International Live Events Association) blijft groeien en zich onderscheiden. Mijn voorspelling is dat public relations en reclame zich steeds meer zullen ontwikkelen tot de live-evenementenruimte, aangezien geplande evenementen dé bewezen manier zijn om effectieve face-to-face communicatie en langdurige impact mogelijk te maken.
Evenementen van de toekomst zullen moeten voldoen aan de demografie van de aanwezigen. Ze zullen meer gefocust zijn op de smaken, muziek, sfeer en hoe de groepssituatie kan worden gepersonaliseerd om aan de vraag van een geavanceerde maatschappij te voldoen. Massale personalisatie zal zich blijven ontwikkelen terwijl de luxe van een goed uitgevoerde ervaring naadloos is.

8 – Welke branche is het meest dynamisch met betrekking tot evenementplanning?

Entertainment.

9 – Wat vind je dat de voordelen zijn van het organiseren van een evenement in een hotel versus op een evenementenlocatie?

De voordelen van het organiseren van een evenement in een hotel zijn afhankelijk van het specifieke evenement. Er zijn vele factoren waar rekening mee moet worden gehouden, vooral wat betreft branding en andere criteria. Over het algemeen zijn de voordelen van in-house huur – dat wil zeggen stoelen, tafels, linnengoed, catering, het niet hoeven rijden naar je slaapplaats, en alle andere voorzieningen die hotels bieden – geschikt voor specifieke evenementen en geografische behoeften. Hotels hebben flexibele ruimtes; sommige kunnen worden samengevoegd, andere niet. Evenementenlocaties bieden de mogelijkheid om een evenement vanaf een leeg canvas te creëren óf een thema-omgeving die het theater/de ruimte/de omgeving wordt. Afhankelijk van de doelen wordt de keus vanzelf duidelijk. Het is moeilijk te zeggen, aangezien er zo veel factoren moeten worden beoordeeld voordat je een keuze maakt.

10 – Wat komt er als eerste bij je op met betrekking tot evenementplanning als we zeggen:

‘Koffiepauzes’? Maak ze efficiënt; functionele indeling; gebruik koffiekannen van vier liter! Bewaar de individuele koffiezetapparaten voor de kleine vergaderingen
‘Verlichting’? Belicht wat benadrukt moet worden.Als het podium verlicht is maar de tafels en/of voedselstations niet, kunnen mensen niets zien. Er moet voldoende licht zijn om menu’s te kunnen lezen. Gebruik verlichting als een effect – overal waar dat nodig is. Er zijn zo veel keuzes qua verlichtingsontwerp die echt geweldig zijn.
‘Apparatuur en hotelmedewerkers’? Apparatuur moet schoon zijn, werken en wanneer nodig back-ups hebben. Hotelmedewerkers zijn een uitbreiding van mijn team op locatie en hebben een zeer waardevolle rol aangezien het evenemententeam interne hulpmiddelen zal coördineren.

11 – Wat is voor jou de perfecte manier om een locatie te reserveren?  Neem je liever rechtstreeks contact met de locatie op of gebruik je liever een gecentraliseerde tool (bijvoorbeeld C-Vent/Starcite)?

Meestal neem ik rechtstreeks contact op of communiceer ik met een collega in de evenementenruimte. Hotelreservering biedt andere criteria met bedrijven zoals Meeting Sites Resource of Meeting Evolution, aangezien alles gegevensgestuurd is voor ROE.

12 – Kun je ons vertellen wat voor jou de drie benodigde voorwaarden zijn om een succes te maken van een evenement?

De drie benodigde voorwaarden om een succes te maken van een evenement zijn voor mij:
Een open relatie met mijn klanten ontwikkelen en vóór, tijdens en na het evenement alsmaar blijven communiceren.
Een ervaring ontwerpen die het kerndoel en de visie van mijn klanten nastreeft en overtreft terwijl we realistisch zijn over het budget.
Een ervaren, betrouwbaar team samenstellen en ermee samenwerken om risico’s te beperken.
We moeten ook een echt zintuiglijke ervaring ontwikkelen die is gefocust op de aanwezigen en wat er wordt gevraagd op basis van demografie. Als een groep mensen bijvoorbeeld ‘wijnkenners’ zijn, moet de focus op smaak liggen. Onze zintuigen worden geprikkeld door technologie, en het gebruik daarvan zal belangrijker dan ooit zijn.

13 – Heb je een verhaal dat je graag met ons wilt delen?

Ik heb het geluk dat ik veel verhalen uit mijn lange carrière heb onthouden. De twee belangrijkste evenementen (naast mijn eigen persoonlijke) die ik altijd zal onthouden, zijn het plannen van de bruiloft van de dochter van een lokale predikant in een basketbalzaal, waar de hele congregatie op af kwam, en samenwerken met MIT voor het 40^ste jubileum van de Apollo-maanlanding. Ik ben dankbaar dat ik naast de eerste man op de maan heb gelopen.

En aan alle planners van aangepaste evenementen en evenementenplanners in spe: onthoud dat deze carrière een voorrecht is. Er is niets beters dan mensen samenbrengen voor welke reden dan ook, en daar zijn er veel van, aangezien alleen dit de wereld echt verandert – met één evenement tegelijk.