apr 11, 2016
Vanwege een onbetwistbaar feit: werkplekken en technologie ontwikkelen zich snel en bieden gebruikers vele nieuwe mogelijkheden om te vergaderen en samen te werken zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn in een vergaderruimte.In een recent onderzoek dat in het tijdschrift Wired is gepubliceerd, zegt Ryan Anderson, Strategy Director bij Herman Miller (de grootste kantoormeubelfabrikant in de Verenigde Staten), dat het gebruik van kantoren 25% van gehouden vergaderingen vertegenwoordigt, wat duidelijk een verandering in de bedrijfscultuur aantoont. Tegenwoordig kunnen we dankzij technologie bijdragen en samenwerken zonder fysiek op dezelfde plek te hoeven zijn als de mensen met wie we werken. Bovendien is het belangrijk om alle betrokkenen in het besluitvormingsproces op te nemen. Flexibiliteit, substantiële reiskostenbesparingen en een aanzienlijke productiviteitsverhoging zijn daarom de voornaamste katalysatoren voor verandering.
Het betekent iets zo eenvoudig en zo belangrijk als totale flexibiliteit en hogere productiviteit. Een aantal jaar geleden lazen we in de media dat zowel in Spanje als in vele andere landen ter wereld het aantal mobiele telefoons per inwoner groter was dan het aantal inwoners.De pers deed recentelijk ook verslag van een onderzoek dat door de Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI) is gepubliceerd, waarin wordt bevestigd dat het aantal smartphones bijna 60% van het aantal mobiele telefoons op de markt vertegenwoordigt. Dit laat ongetwijfeld de toenemende interesse in de mobiliteit van gebruikers zien. Daarom beschouwen bedrijven tegenwoordig de voordelen van het gebruik van geïntegreerde communicatieplatforms (zoals Skype voor Bedrijven) of producten voor multipoint-samenwerking (zoals kapp iQ), waarmee op verschillende mobiele apparaten kan worden gewerkt, net zoals op kantoor. Het is geen kwestie van waar of hoe, maar wanneer.
Het is waar dat naar een scherm kijken niet hetzelfde is als iemand direct in de ogen kijken, maar ik ben persoonlijk van mening dat het elkaar aanvult en niet incompatibel is.
In mijn bedrijf, zoals in vele andere, hebben we bijvoorbeeld elke week meerdere vergaderingen en, zoals de meeste professionals, vergaderen we soms om specifieke onderwerpen te bespreken en vergaderen we andere keren met mensen die we niet kennen, om aan hen te verkopen of samen aan projecten te werken. Wat ik niet logisch vind, is dat iedereen naar één bepaalde plek moet gaan telkens wanneer er een teamvergadering moet worden gehouden. Dit heeft een impact op de kosten, de tijd die wordt geïnvesteerd in het reizen van de ene naar de andere plek, aan de slag gaan, enzovoort. Fysieke vergaderingen zijn niet altijd nodig. Soms is een virtuele vergadering voldoende, gezien agenda’s, tijd en kosten.
Naar mijn mening is het het belangrijkste om gezamenlijk specifieke problemen op te lossen of om samen te werken in een teamomgeving om ideeën en projecten uit te werken. Vergaderingen worden gehouden om taken te voltooien, werk of projecten toe te wijzen, ideeën en/of strategieën te bespreken of bepaalde beslissingen te nemen. Ze worden niet gehouden alleen maar om vergaderingen te houden.
Ter samenvatting: vergaderingen worden gehouden om productiever te zijn in termen van kwaliteit en kwantiteit, niet om alleen maar tijd door te brengen. Daarbij is technologie essentieel. De mogelijkheid om inhoud te zien, horen, delen en er tegelijkertijd aan te werken is wat bedrijven efficiënter en daardoor veel concurrerender maakt.
De technologie biedt de gebruiker de mogelijkheid om zijn of haar prestaties te verbeteren
Dat hangt af van het doel van de vergadering. Er zijn zeer krachtige en zeer voordelige platforms, zoals Skype voor Bedrijven, die voor €1,50 per gebruiker per maand maximaal 1000 deelnemers toestaan, ongeacht het apparaat dat u gebruikt en of u de software wel of niet heeft.
Dat is het beste eraan: ze zijn zo eenvoudig dat iedereen ze kan gebruiken.
Ik kan niet voor alle merken spreken, maar als we bijvoorbeeld kijken naar waar we het eerder over hadden (Skype voor Bedrijven en kapp iQ), zijn dit allebei intuïtieve producten die gemakkelijk te gebruiken zijn met zeer korte leercurves.
Skype voor Bedrijven is een geavanceerd geïntegreerd communicatieplatform (zie het als een ontwikkelde versie van videovergaderen) dat een combinatie van chat, HD-video, audio, inhoud en veel meer biedt. Maar het beste eraan is dat de gebruiker zich nergens zorgen over hoeft te maken. Skype voor Bedrijven werkt via een eenvoudige app, en zijn versie van vergaderruimtesystemen , zoals die beschikbaar zijn bij NH Hotel Group op veel plekken in Europa, is zelfs nog gemakkelijker te gebruiken. Het systeem heeft aanwezigheidsdetectors die alles opstarten zodra de gebruiker de ruimte betreedt. Zodra het aanstaat, verschijnt er een grote blauwe knop op het scherm waarmee de vergadering kan worden gestart. En dan bent u er klaar voor. Letterlijk tien seconden om alles te starten. Met behulp van dit systeem kunnen aanwezigen in verschillende delen van de wereld alles wat er in de ruimte gebeurt zien en horen, en ook de gepresenteerde inhoud zien, ermee interageren en eraan bijdragen.
In het tweede geval, kapp iQ, gaat het om een samenwerkingsplatform waarbij iedereen vanaf elk apparaat (mobiel of desktop) de inhoud kan zien, bewerken of opslaan. Deze inhoud wordt opgeslagen in een app, zodat u uw apparaat niet hoeft op te vullen met afbeeldingen van de dia’s. Met kapp iQ kan de gebruiker alle notities op een gemakkelijke en georganiseerde manier mee naar huis nemen.
Laten we realistisch zijn. We hebben niet onbeperkt de tijd om alle benodigde training te krijgen in het gebruik van elke nieuwe tool. Als de technologie niet gemakkelijk te gebruiken is, zullen gebruikers de tool waarschijnlijk niet regelmatig gaan gebruiken.
Het maakt niet uit wat voor soort vergadering het is. Elk soort vergadering kan deze technologie gebruiken: van een verkoopteam dat resultaten bespreekt of doelen stelt tot een brainstormsessie, of zelfs een creatief team dat aan een nieuw project werkt.
