"De volgende spiksplinternieuwe tool zou ons eigenlijk moeten helpen contact met elkaar te leggen"

De gast van vandaag is Jeff Hurt, van Velvet Chainsaw Consulting. Met een achtergrond in vergaderingen en evenementen voor non-profitorganisaties, de overheid en ondernemingen belandde hij aan de consultancy-kant van de V&E-branche. In de NH Meetings-blog bespreekt hij welke veranderingen de branche heeft ondergaan en welke impact technologie heeft gehad op het planningsproces en de evenementen zelf.

Kun je ons vertellen over je professionele achtergrond en loopbaan? Wat zijn enkele van de huidige projecten van Velvet Chainsaw Consulting?

Ik ben eigenlijk een nieuwsgierig, onderzoekend vijfjarig kind dat vastzit in het lichaam van een volwassene. Zo voel ik me de meeste dagen. Mijn formele opleiding is in het onderwijs met postuniversitair werk op het gebied van andragogie – hoe het menselijke volwassen brein leert. Ik plan vergaderingen en evenementen door de lens van onderwijs, wetenschap en sociologie.
Meteen na de universiteit ging ik lesgeven op school en werkte ik samen met een lokale jongerengroep, waar ik veel leerde over het plannen van vergaderingen en evenementen. Ik ontwikkelde ook onderwijsprogramma’s en ging uiteindelijk bij non-profitorganisaties werken aan vergaderingen, evenementen en onderwijs. Ik heb gewerkt voor non-profitorganisaties, de overheid en ondernemingen op het gebied van vergaderingen en onderwijs. Acht jaar geleden stapte ik over op consultancy in de vergaderings-, onderwijs- en non-profitbranche.
Velvet Chainsaw Consulting is een team van zes mensen, elk met onze eigen expertisegebieden. We doen 360-graden evaluaties van middelgrote tot grote congressen, van hun business-case tot hun doelmarkt, van hun sponsorschappen tot hun programma’s, van hun marketing tot strategische uitlijning en beheerkwesties, enzovoort. We diagnosticeren niet, maar adviseren waar we denken dat de leiders van het evenement hun vergadering als volgende heen kunnen brengen.
Enkele huidige projecten waar we aan werken, is dat we de Canadian Medical Association helpen om hun jaarlijkse vergaderingen opnieuw te ontwerpen, evenals andere medische congressen om hun beheer- en programma-aspecten opnieuw te ontwerpen.
Een ander project waar we aan werken, is het ontwikkelen van ons eigen congres voor onze klanten en prospects over metacognitie, het gebruiken van onze prehistorische hersenen in de 21^e eeuw en de neurologie van slim denken. We weten dat leiden en gedijen vanuit de frontaalkwab van onze hersenen het concurrentiemiddel van de toekomst is.

Wat vind je het fijnst aan werken in de Vergaderingen & Evenementen-branche?

Allereerst vind ik de mensen het fijnst aan werken in vergaderingen en evenementen. Zowel de vergaderingsiconen die mij uitdagen om anders na te denken en betere ervaringen te ontwerpen, als de deelnemers die de evenementen bijwonen. Ten tweede vind ik het fijn om te leren van nieuwe markten en gebieden buiten de horecasector. Sommige van mijn beste ideeën krijg ik uit andere branches en beroepen. Ten derde vind ik het fijn om constant te experimenteren met vergaderingsindelingen en programma’s om nieuwe leerconcepten en ervaringen te introduceren. Ik ben altijd aan het nadenken en dingen aan het verbeteren.

Hoe is het organiseren van evenementen en het boeken van locaties veranderd dankzij internet en technologie? Hoe zijn de voorkeuren/verzoeken veranderd?

Een van de grootste en duidelijkste veranderingen in het boeken van locaties en het plannen van vergaderingen is de mogelijkheid om verschillende hotels online te bekijken. Ik kan snel een indruk van de locatie krijgen: hoe groot de ruimte is, hoe de omgeving is, hoe dichtbij vervoer en bezienswaardigheden zich bevinden, enzovoort. We zien ook uit de eerste hand hoe congresdeelnemers steeds verfijndere verzoeken en behoeften voor onze evenementen hebben, zoals gezonder eten en specifieke dieetbeperkingen, beschikbare werkruimtes tijdens onze evenementen, en een transformerende ervaring in plaats van een traditioneel transactioneel congres.

Aanwezigen gebruiken steeds meer technologie tijdens evenementen. Heb je gemerkt of deze trend een effect heeft op evenementen? Wat voor effect?

We zijn allemaal nog steeds de voor- en nadelen van nieuwe technologietools aan het onderzoeken die tijdens onze evenementen worden gebruikt. Mobiele apparaten, 3D-mapping voor AV, hybride vergaderingen, touchscreen-borden, publieksreactiesystemen, virtual reality en augmented reality zijn slechts een paar waarvan we een effect op onze vergaderingen zien. We beginnen nog maar net wetenschappelijk bewijs te horen over hoe onze altijd-aan-altijd-verbonden technologiegewoonten ons kunnen afleiden van aanwezig zijn en ons niet doen inzien dat multitasking duidelijk een mythe is. We moeten onthouden dat de volgende spiksplinternieuwe tool ons eigenlijk meer zou moeten helpen contact met elkaar te leggen dan alleen maar dat ‘cool-ooh-ahh-wow’ moment voor onze vergadering te bieden.

Wat denk je dat de allerbelangrijkste factor is die je klanten in gedachten houden wanneer ze jou om advies vragen over evenementen- en vergaderingsplanning, en wat is de beste manier om op die factor te reageren?

Veel van onze klanten zijn op zoek naar wat benchmarkingtools of metrische gegevens die hen kunnen helpen de gezondheid en financiële duurzaamheid van hun evenementen te diagnosticeren. Een ander gebruikelijk verzoek is om congresadviescomités en sprekers te helpen over te stappen op 21^e-eeuwse modellen van presenteren, leren en programmeren voor de behoeften en ambities van hun deelnemers.

Vaak willen onze klanten heel graag een aantal nieuwe, frisse, baanbrekende en innovatieve ideeën om in hun evenementen te implementeren. Ze willen ideeën voor nu en voor de toekomst. Hoewel we het niet erg vinden hen te helpen wat nieuwe ideeën op te doen, helpen we hen liever te leren hoe ze trendsetters en toonaangevend worden. Dat is wat hen onderscheidt van hun concurrenten of andere congressen. Wanneer we onze klanten kunnen helpen wat processen te leren om te innoveren en plannen met de toekomst in gedachten, hebben we hen de middelen gegeven om zeg maar ‘zelf te gaan vissen’.
Een van de beste manieren om te reageren op potentiële vergaderingsklanten, is hun deelnemers in de doelmarkt goed te leren kennen. Neem even de tijd om hen te onderzoeken. Vraag deelnemers waar ze ‘s nachts wakker van liggen en wat hen helpt om ‘s ochtends op te staan, en plaats jezelf voor een dag in hun schoenen om te begrijpen wat hen drijft. Vervolgens kun je congreservaringen ontwerpen die hen helpen hun concurrentie een stap vóór te blijven en hen uitdagen anders te zijn dan hun concurrenten.

Op wat voor manieren heeft technologie/internet het werk van de boeker/planner vereenvoudigd?

Het heeft ons realtime toegang tot mensen en locaties gegeven zoals nooit tevoren. Dankzij 360-graden video’s kunnen we ook vanop afstand rondlopen door en een indruk krijgen van de locatie en de ruimte. We kunnen ook meer tools gebruiken om een evenement voor onze deelnemer te personaliseren – van aangepaste, geïndividualiseerde marketing en netwerksessies tot specifieke leerervaringen en één-op-één coach- en mentorsessies. We zullen evenementen blijven plannen die niet het ‘one-size-fits-all’ model volgen, en grootschalige balzaalervaringen ontwerpen zodat deelnemers zich onderdeel voelen van iets groters dan wanneer ze alleen met hun collega’s zijn.

Verwacht je enige toekomstige trends in de behoeften/voorkeuren van boekers voor 2018-2019?

Vergaderingen zullen groter en tegelijkertijd kleiner worden. En de doorlooptijd voor boeken zal kort en snel blijven. De behoefte van onze vergaderingsdeelnemers aan unieke, aangepaste, op maat gemaakte en verfijnde ervaringen zal zich blijven ontwikkelen. Onze deelnemers zullen ook evenementen willen bijwonen die gebruikmaken van locaties die naadloze hightech hebben en tegelijkertijd een hoogwaardige service handhaven.

[bctt tweet=”Onze deelnemers zullen ook evenementen willen bijwonen die gebruikmaken van locaties die naadloze hightech hebben en tegelijkertijd een hoogwaardige service handhaven.” username=”nhmeetings”]

Kun je ons vertellen over een uitzonderlijk of ongebruikelijk verzoek voor een evenement en hoe je dat hebt opgelost?

Vele jaren geleden werkte ik voor een non-profit milieuorganisatie in Texas. We hadden een jaarlijks congres met 1.500-2.000 aanwezigen dat we in een aantal grote steden in Texas hielden. Het was ons 25^e jubileum en in combinatie met onze jaarlijkse bijeenkomst ontwikkelde ik een kindermilieucongres van twee dagen waarvan we hoopten dat het 50 kinderen zou aantrekken. Tot onze verrassing kwamen er meer dan 350 jongeren vanuit de hele staat naar het evenement. Ik huurde 15 docenten in, die elk een eigen tweedaagse milieucursus en keuzevakken voor de middag ontwikkelde. Voor onze beveiliging huurde ik ook lokale politieagenten in die geen dienst hadden, en een aantal vergaderingsprofessionals om te helpen met de administratie. Ik huurde keukenpersoneel in om te helpen met maaltijden en pauzes, en een paar verpleegkundigen voor onze medische behoeften. Ik liet de kinderen per bus vanaf het hotel naar een lokale middenschool brengen die we huurden als onze hoofdlocatie voor het evenement. Van coöperatieve nieuwe spellen met wel 100 kinderen tegelijk buiten spelen tot jongleren met enorme opblaasbare aardbollen, van wilde dieren van dichtbij bekijken tot vanaf een charterjacht zien hoe de lokale vleermuizen op zoek gingen naar hun avondmaal, tot een afsluiting op de laatste dag waarbij de 2.000 volwassenen het kindermilieucongres kwamen bezoeken – het was een enorme hit die we nog een aantal jaren bleven plannen.