"Ga verder dan het organiseren van evenementen: creëer community’s"

1 — Als internationaal bedrijf met klanten over de hele wereld, in welk geografische gebied zien jullie meer groei en dynamiek in de evenementenbranche? Is er een geografisch gebied met minder of negatieve groei?

Over het algemeen zal 2016 een sterk jaar zijn voor de vergaderingenbranche. Er wordt steeds meer uitgegeven aan vergaderingen en de meeste klanten erkennen hoe belangrijk het is om in evenementen te investeren. We voorspellen dat de branche wereldwijd op de lange termijn met ongeveer 10% per jaar zal blijven groeien, wat sneller is dan de meeste andere branches. Naarmate bedrijven en organisaties steeds meer wereldwijd worden, zijn vergaderingen, evenementen en congressen fundamentele elementen van de algehele marketingmix om organisatiegroei te bevorderen en betrokkenheid met belangrijke groepen klanten en belanghebbenden op te bouwen.
In de hedendaagse verbonden wereld is het opbouwen van betrokkenheid voor uw belangrijke groepen klanten, leden en belanghebbenden een essentieel strategisch activum. Face-to-face interactie – wat 84% vertegenwoordigt – heeft nog steeds de voorkeur als communicatiemethode, ondanks de verspreiding van onlinecommunicatie. Bedrijven en organisaties erkennen dat evenementen, vergaderingen en congressen de platforms zijn die relaties het beste versnellen en verdiepen, naast andere marketingdisciplines.
Meer specifiek: in Europa en de Verenigde Staten bleef het ‘beheer van strategische vergaderingen’ toenemen voor wereldwijde organisaties, maar beheerd in een cultureel afgestemde lokale context. In beide markten zien we op de korte termijn wel wat onzekerheid vanwege Brexit en de recentelijke presidentsverkiezingen. LATAM heeft zijn portie moeilijkheden gehad, maar de afname van de Braziliaanse marktuitbreiding heeft geen materiële impact gehad en het jaarlijkse groeipercentage van onze vergaderingen- en evenementenactiviteiten in Brazilië is nog steeds bovengemiddeld. Tot slot hebben we een algemene afname in het Midden-Oosten en Afrika gemerkt vanwege de onzekerheid rondom economische en politieke situaties. Het groeipercentage in Azië-Pacific is beslist gestabiliseerd maar is nog steeds in lijn met onze verwachtingen, en in Azië-Pacific en China in het bijzonder zien we een steeds grotere markt voor vergaderingen en incentives op andere bestemmingen.

2 — Waar hecht de klant waarde aan bij het kiezen van een bestemming?

Er zijn vele factoren, maar de belangrijkste is de juiste strategische pasvorm te vinden voor hun specifieke project of bedrijfsdoel dat moet worden bereikt om de ROI te bevorderen. Het kan ook erg variëren per branche. We adviseren onze klanten te beginnen met een assessment van hun doelen en hoe ze die het beste kunnen bereiken in de context van budgetten, mijlpalen, voorspelbaarheid en haalbaarheid. Natuurlijk moeten we ook kijken naar de traditionele factoren zoals toegankelijkheid, voorzieningen, lokale infrastructuur, gezondheid en veiligheid, en de totale algehele kosten van deelname gemeten tegen de verwachte financiële resultaten van het evenement.

3 — En waar hecht MCI waarde aan bij het kiezen van een locatie voor zijn klanten?

De voornaamste waarde voor MCI is klanten de juiste locatie te bieden, tegen de juiste prijs en onder de juiste contractuele voorwaarden om hen te helpen hun bedrijfsdoelen te bereiken. We gebruiken wereldwijde sourcing-hubs om onze locatie-sourcing te standaardiseren via de implementatie van groepsbrede best practices. Bij MCI kunnen we waarde voor onze klanten creëren door locatievergelijking en onderhandelingen, maar bovenal door volumeconsolidatie, wat leidt tot aanzienlijke besparingen en efficiënties. We bieden deze efficiënties ook voor onze klanten via vereenvoudigde contractprocessen met leveranciers. MCI helpt klanten hun algehele uitgaven te begrijpen en begeleidt hen bij het maken van voortdurende verbeteringen.

4 — Hoe zijn de eisen van klanten in de loop der jaren veranderd?

Klanten zien het belang van werken met een specialist die hen kan helpen de veranderende bedrijfseisen te ondervangen.Of ze nu inkoop willen consolideren, processen willen standaardiseren, de contractefficiëntie willen verbeteren en gedetailleerde en analytische rapportering willen bieden, of de betrokkenheid willen verbeteren en hun klanten en belanghebbenden een onvergetelijke ervaring willen geven, bij MCI brengen we alle elementen samen om onze klanten te helpen de voortdurend veranderende eisen te ondervangen.

5 — Welke branche zal volgens jullie in de komende jaren zijn budget verhogen voor het organiseren van evenementen?

Het is lastig een specifieke branche te voorspellen, want we zien dat de meeste branches zich moeten aanpassen en hun belangrijkste community’s beter moeten betrekken.Elke branche die hybride evenementen kan activeren waarbij virtuele en face-to-face vergaderingen worden samengevoegd, zal meer aan vergaderingen gaan uitgeven aangezien het een kosteneffectieve manier is om de betrokkenheid te verbeteren. Evenementen in de toekomst zullen gefocust zijn op het opbouwen van community’s die 24 uur per dag en 365 dagen per jaar duurzaam zijn. Dit betekent dat er een brug wordt geboden van online naar offline en weer terug naar online om communityleden het hele jaar door betrokken te houden. Zoals wij altijd zeggen: “Het gaat niet om wie erbij aanwezig is, maar om wie erbij betrokken is”. Onze slogan is al sinds 2003 ‘Building Community’ (Community opbouwen) en wij geloven dat we de industrieleider zijn met een duidelijke visie voor hoe bedrijven en organisaties kunnen worden geholpen actieve community’s voor de toekomst op te bouwen.

6 — Dit jaar heeft MCI het evenement voor de start van de Tour de France georganiseerd. Zijn sportevenementen een van de grootste kansen van MCI?

Onze sport-businessunit is een relatief nieuwe en groeperende afdeling bij MCI. We zien groei in verschillende soorten sportevenementen en de reden dat sport populairder is dan ooit tevoren, is omdat het bedrijven en organisaties in staat stelt om de publieken, community’s en landen te betrekken en verenigen. Traditionele sportevenementen en nieuwe mededingers zoals e-sporten zullen beslist een onderdeel zijn van MCI’s competentie voor de toekomst. We bouwen partnerschappen met bedrijven en organisaties op in deze gebieden en zijn actief betrokken bij het openen van nieuwe geografische markten voor e-sporten.
E-sporten hebben de manier waarop spelers en fans samenkomen opnieuw gedefinieerd, hebben al enorme onlinecommunity’s rondom hun gezamenlijke interesse opgebouwd en dienen als sjabloon voor hoe online- en offlineactiviteiten in de toekomst zullen worden samengevoegd. E-sporten waren voorheen helemaal online maar vullen nu stadions, en traditionele sporten brengen de emotie van het live-evenement naar social media en nieuwe technologieën om millennials van dienst te zijn.

7 — Welke trends zien jullie in het organiseren van vergaderingen en evenementen in de komende paar jaar?

De belangrijkste trend is dat een evenement niet meer op zichzelf bestaat, en het opnemen van digitale componenten in het evenementenprogramma is erg belangrijk om te overwegen in de algehele evenementenstrategie. Deze elementen drijven de voortdurende behoefte aan innovatie aan. In sommige branches, zoals de gezondheidszorg, worden vergaderingen en evenementen steeds meer beïnvloed door voorschriften en compliance die de vergaderingen- en evenementenbranche zal dwingen zich aan te passen en nieuwe concepten en bedrijfsmodellen te innoveren om de vereiste interacties tussen branche- en zorgprofessionals mogelijk te maken. Een goed voorbeeld van dit soort evolutie is de Global Engagement Index (GEI) die MCI en onze partners bij Fair Control exclusief voor de verenigingsmarkt hebben gelanceerd. De GEI meet de prestaties, relatiesterkte en resultaten van betrokkenheidstactieken zoals gezien door de ogen van klanten en leden van verenigingen.

8 — Denken jullie dat bedrijven na de economische crisis weer incentives zullen organiseren, of is er een nieuw soort evenement ontstaan als gevolg van deze situatie?

Incentivereizen worden nog steeds gezien als de beste beloning om interne publieken te erkennen voor buitengewone prestaties. Dit is nooit gestopt! We zien een trend dat bedrijven hun reis- en vergaderingskosten proberen te optimaliseren, dus we zien een opkomende golf van vergaderingen binnen vergaderingen om zowel kosten- als tijdefficiëntie te optimaliseren. Maar face-to-face vergaderingen zijn eigenlijk nog altijd een van de sterkste drijfveren van bedrijfs- of marketingsucces. We voorspellen dat de branche in de nabije toekomst met een bovengemiddeld percentage zal blijven groeien. Tot slot zien we momenteel beslist een toename van incentives in de Amerikaanse en Chinese markt. Dit laat ook zien dat bedrijven bereid zijn om te experimenteren en weg van de traditionele incentivebestemmingen te gaan.