"Het grootste genoegen is wanneer een klant een succesvol evenement met trots deelt"

Kun je ons wat meer vertellen over je traject bij NH Hotel Group en je functie in het bedrijf?

In 2006 begon ik in het vergaderingskantoor bij nhow met het organiseren van allerlei soorten evenementen, zowel klein als groot. Vervolgens kreeg ik in 2010 de kans om naar de verkoopafdeling van vergaderingen en evenementen in de businessunit van Italië te gaan. Aangezien ik kon profiteren van mijn eerdere ervaring in het organiseren van evenementen, was de switch naar deze afdeling een natuurlijke stap, en 8 jaar later zit ik nog steeds in dit team.

Als onderdeel van de verkoopafdeling ben je gespecialiseerd in het behandelen van verzoeken van klanten die een groot evenement willen organiseren met meer dan 100 assistenten. Kun je ons wat inzichten geven in wat de gebruikelijkste behoeften van dit soort evenementen zijn?

Ik zou flexibele ruimtes met natuurlijk daglicht als een van de voornaamste verzoeken noemen, aangezien dat iets is wat we gemakkelijk kunnen bieden. We hebben vele verschillende locaties die je aan je behoeften kunt aanpassen. Of je nu een groot congres, een productlancering of een training voor je hele verkoopteam moet organiseren, wij hebben exclusieve en unieke locaties die aanwezigen zullen verrassen en imponeren, perfect voor elk luxe evenement en traditionelere evenementen, en die volledig aan elke behoefte kunnen worden aangepast. Voor grote evenementen is technologie ook altijd een belangrijke drijfveer, en bij NH Hotel Group hebben we vele innovatieve opties zoals LED-schermen of ons 3D-hologram, om het nog maar niet te hebben over ons ‘High Tech Made Easy’-concept.

De laatste vereiste die meestal beslissend is voor de keuze van de evenementenlocatie, is de locatie: gemakkelijk te bereiken vanaf het dichtstbijzijnde treinstation of vliegveld, aangezien dit soort evenementen veel mensen trekt. Dit vergt niet veel van mij, want al onze hotels liggen in de belangrijkste steden, in het stadscentrum, en zijn gemakkelijk bereikbaar.

Welke verschillen heb je gezien tussen het plannen en houden van grote evenementen en dat van kleinere?

Wat betreft groot of klein zou ik zeggen dat er geen grote verschillen zijn. Natuurlijk maakt het aantal aanwezigen bij het ene of het andere evenement het verschil, en is de logistiek voor personenbeheer en eten en drinken verschillend. Maar voor ons is elk evenement, groot of klein, altijd een uniek evenement en zal het worden aangepast aan de behoeften van de klant. We bieden de ervaring en creativiteit van ons professionele team, dat helemaal toegewijd is zodat elk evenement een succes is.

Als directe ondersteuningscontactpersoon voor evenementenplanners, wat denk je dat de belangrijkste aspecten van je werk zijn?

Ten eerste is kennis van het product absoluut essentieel. Dat is belangrijk om boekers en planners te helpen hun ideale locatie te kiezen en het hele evenement te ontwerpen. Wanneer je elk detail kent, kun je gemakkelijk de verwachtingen van je klant overtreffen en elk evenement 100% succesvol maken. Je moet ook een betrouwbare partner zijn: alleen ervaring en uitmuntendheid kunnen je die betrouwbaarheid geven. Als je klant tevreden is met het resultaat van het evenement, zullen ze NH Hotel Group in gedachten houden voor hun volgende evenement. En last but not least moet je huidige en toekomstige behoeften identificeren, tegenslagen begrijpen en oplossingen voorstellen. Als je anticipeert op de behoeften van de klant en hun verzoeken voorspelt, heb je een voortreffelijk recept om aan hun eisen te voldoen.

Op basis van je ervaring, hoe zijn de behoeften van de vergaderingen- en evenementenbranche in de afgelopen paar jaar veranderd? En wat is de volgende ‘belangrijke trend’ die je voorziet voor de komende 12 maanden en daarna?

Ik zou zeggen dat technologie een belangrijke trend zal zijn, aangezien dit de impact en relevantie van het evenement versterkt. Nog een trend die steeds sterker wordt in de branche, zijn hulpmiddelen. Planners en boekers besteden steeds minder tijd aan planning, maar hebben steeds meer last minute verzoeken. Het is dus essentieel om reactief, snel en voorbereid te zijn. We hebben bijvoorbeeld een aantal interessante tools voor onze klanten ontwikkeld met behulp van de nieuwste technologie, om de tijd aanzienlijk te verkorten die een boeker of planner besteedt aan het zoeken naar een locatie, door ze in staat te stellen de mogelijkheden ervan te overwegen en de locatie vooraf te visualiseren in 3D nog voordat ze om een voorstel vragen. Onze 3D Meeting Planner Virtual Planner® is beschikbaar op onze website en is heel handig om je een beeld te vormen van je volgende evenement op onze locaties. Voor grote evenementen bieden we ook een gratis service voor het creëren van een toegewijde website voor het evenement, met alle informatie erover en de mogelijkheid voor elke aanwezige om een kamer te boeken, indien nodig. Ik heb het over onze Aangepaste webpagina voor groepen. Bekijk deze eens, ik weet zeker dat je het handig zult vinden.

En kun je ons tot slot vertellen wat het grootste genoegen is wanneer je met een klant werkt aan het definiëren en plannen van dit soort evenementen?

Het grootste genoegen voor ons is wanneer een klant een succesvol evenement met trots deelt of beschrijft welke emoties ze in onze hotels voelden.