Conferenties, Evenementenplanner
apr 11, 2016
Voor mij persoonlijk is een van mijn beste herinneringen de nucleaire veiligheidstop 2014. Dit evenement werd gehouden in Den Haag (ongeveer 20 km van ons pand) en werd bijgewoond door 58 wereldleiders, 5.000 afgevaardigden en 3.000 journalisten. In NH Noordwijk Conference Centre Leeuwenhorst waren we verheugd enkele van ‘s werelds krachtigste uitzendnetwerken te mogen verwelkomen, zoals NBC, de United States Secret Service, het Nederlandse legert en een groot deel van de Nederlandse politie. Voor drie dagen op rij waren we volgeboekt, met elke vierkante meter van het hotel in gebruik, 24/7. We serveerden ongeveer 5000 maaltijden per dag op het terrein en de samenwerking met, vooral het Nederlandse leger, was geweldig.
We hosten ook de 35e editie van het International Fundraising Congress in het hotel. Wat ook opmerkelijk is, is dat de voorgaande 34 edities ook hier in het NH Conference hebben plaatsgevonden
NH Leeuwenhorst Fundraisers van over de hele wereld reizen naar Noordwijkerhout om kennis en ervaringen te delen en aan nieuwe strategieën te werken om de wereld een betere plek te maken.
Een ander belangrijk evenement waar we echt enthousiast over waren, was een van onze grootste jaarlijkse evenementen; 1.400 gasten wonen een bedrijfsprogramma bij om van elkaar te leren, zichzelf te ontwikkelen en nog betere managers te worden dan ze al zijn. Het begon op zondagavond met een welkomstdiner, niet een maaltijd in buffetstijl, maar een diner voor alle 1.400 gasten – een grootschalige operatie waar we alleen tevreden over waren nadat we de beste service en kwaliteit hadden bereikt. En wat betekende dit voor ons? Nou, alle 1,400 gasten kregen hun maaltijdgang binnen 18 minuten, alle dieetverzoeken werden met zorg behandeld, drankjes werden geserveerd vanaf het moment dat onze gast de kamer binnenkwam, elk van onze medewerkers had een glimlach op hun gezicht en, natuurlijk, een proactieve houding.
Er zijn een paar belangrijke dingen om in gedachten te houden, maar het allerbelangrijkste is dat onze klant TOPPRIORITEIT heeft. Klanttevredenheid is het belangrijkste aandachtspunt en ik denk dat we dit kunnen bereiken door teamwork en samenwerking met onze klanten. We zijn één team in het organiseren van hun (en ons) evenement. Bovendien zeggen we nooit nee, omdat ik het gevoel heb dat er altijd een oplossing is voor elke uitdaging die zich kan voordoen.
Het klinkt misschien simpel, maar gewoon zorgen dat de communicatielijnen open staan, om echt te vragen wat de wensen van de klant zijn. Luisteren en handelen naar wat u wordt verteld is iets wat niet vaak wordt gedaan. Natuurlijk is dit een grote taak voor ons boekingkantoor, maar dit is ook belangrijk tijdens het evenement. Ons hotel NH Ambassador staat voortdurend in contact met de gasten, om ervoor te zorgen dat we onmiddellijk aan hun behoeften kunnen voldoen.
Voedselplanners spelen een belangrijke rol bij de voorbereiding van vergaderingen en evenementen. Onze chef-kok creëert een cateringmenu en we nodigen onze klanten uit voor een proeverij. Maar hoe weten we eigenlijk wat willen? Om 100% zeker te zijn, ontwikkelen we momenteel een test die ons zal helpen precies te begrijpen wat onze klanten willen. In deze test worden ze vragen gesteld als: ‘Hebt u de voorkeur aan vanille-ijs of frambozenijs?’; ‘Houdt u van cappuccino of espresso?’, enzovoort Met de resultaten kunnen we de voorkeuren van een klant bepalen. Er zijn toekomstplannen om dit ook op hele buffetten toe te passen; als uit uw test blijkt dat u bijvoorbeeld van zoet, zuur of bitter, etc. houdt, kunnen we u adviseren om het buffet te kiezen met een sterkere aanwezigheid van deze smaak.
Elk evenement is anders. Misschien niet als u naar de inhoud kijkt, maar elke contactpersoon is anders en vereist een andere aanpak. Wanneer de contactpersoon hetzelfde is, zijn de aanwezigen verschillend, zijn de omstandigheden verschillend, is de gemoedstoestand van de contactpersoon en de deelnemers verschillend, enz. Dit alles heeft invloed op het evenement. Het is onze taak om tussen de regels door te lezen, een persoonlijke benadering te volgen en het perfecte evenement voor onze klanten te creëren.
We leren elke keer nieuwe dingen en houden rekening met deze waardevolle lessen voor het volgende evenement.
Ons doel is om nooit negatieve feedback te ontvangen na een evenement, simpelweg omdat we er niets meer aan kunnen doen als het evenement eenmaal heeft plaatsgevonden. Een deel van ons teamwerk is gericht op een dagelijkse evaluatie met onze klant om te horen over hun ervaringen, om het programma voor de komende dag te bespreken en om de dag ervoor te evalueren. Dit helpt zowel onze klant als ons om aan elk detail te kunnen werken, verwachtingen te overtreffen en van elk evenement een gedenkwaardig evenement te maken!
Het is een combinatie van dingen. Catering is zeker een zeer belangrijk aspect voor elk evenement. Daarom gebruiken we de voedselplanners zoals eerder uitgelegd. En technologie is, denk ik, voor de meeste van onze klanten, zeer belangrijk. Dit kunnen papierloze evenementen zijn waar elke deelnemer zijn eigen persoonlijk scherm heeft waar hij of zij presentaties en werk kan bekijken, of apps die worden ontwikkeld om details over het evenement te delen, zoals het programma, dat berichten verzendt met het laatste nieuws over het evenement. Maar het is ook een geweldige manier voor deelnemers om te netwerken.
