Amanda Thurlow has held various jobs in the events industry for over 10 years. From conceptualization to logistics and marketing, she has been involved in all stages of the event planning process.
feb 07, 2019
Mijn eerste officiële functie in de evenementensector was administratrice voor het Event Sales Team bij Ricoh Arena, het thuis van Coventry City Football Club, voordat het stadion werd gebouwd. Mijn rol was flexibel en ik werd betrokken bij allerlei taken, waaronder congressen verkopen, rondleidingen, tafelgerei kiezen, werving, hospitality op wedstrijddagen en meer. Daarna werkte ik in het verkoopteam bij Hilton Birmingham Metropole, een van de grootste congreshotels in de Midlands. Maar ik kwam al gauw tot de conclusie dat het organiseren van evenementen mij beter lag. Ik begon met evenementenbeheer bij een vereniging, nam daarna verantwoordelijkheid voor de coördinatie van beurzen en sponsorschap en mocht uiteindelijk congressen en seminars organiseren. Ik heb enorm veel geleerd van de mensen om mij heen en heb mijn leertraject formeel afgerond met een diploma Event management en een CIM-certificaat in professionele marketing.
Momenteel werk ik fulltime voor een andere vereniging als een Member Engagement Manager. Het is een zeer gevarieerde rol waarvoor ik onder meer evenementen voor leden moet organiseren, alles van een workshop voor 30 personen tot een feestelijk diner voor 500 gasten.
Ik ben al enkele jaren lang proactief bezig op social media en lanceerde in oktober 2017 mijn blog www.amandathurlow.com om mijn ervaringen als een event professional te delen.Ik heb geblogd over industriële evenementen, bestemmingen, locaties en meer. Dit jaar werd ik uitgenodigd om discussies te faciliteren tijdens de Association of Executives Member Engagement Conference en op The Annual Exchange. Ik was ook een lid van de jury tijdens Meeting Industry Association #miaList2018 en geniet met volle teugen van al die nieuwe kansen.
Ik heb Engelse taal en letterkunde en Toneelkunst gestudeerd en liep als onderdeel daarvan stage bij een lokaal theater. Ik raakte betrokken bij het team dat een kunstfestival in de openlucht organiseerde en vond dat heel leuk om te doen. Ik onderhandelde over prijzen voor portakabins op het terrein, organiseerde de levering van grote hoeveelheden water om hoog hangende structuren neer te laten buigen en vergaderde met lokale autoriteiten over veiligheid en wegafsluitingen. Mijn baas zei dat ik evenementplanning als een carrière zou moeten overwegen omdat ik een natuurlijke flair heb om dingen te laten gebeuren. Ik heb ook met hem samengewerkt aan enkele lokale muziekfestivals en luisterde naar de verhalen uit het begin van zijn loopbaan, toen hij conferenties moest runnen. Het zette me aan het denken over de mogelijkheden die er lagen. En dat is het moment waarop ik besloot de Compass Group aan te schrijven over een baan bij Ricoh Arena, want in de lokale krant stond dat het stadion een speciaal gebouwde tentoonstellingshal en voorzieningen voor evenementen zou krijgen. Ik mag van geluk spreken dat ik die inspiratie had en in de eerste jaren van mijn loopbaan werkervaring heb opgedaan met mijn baas als mentor.
Evenementplanning is minder seizoensgebonden. Toen ik begon, was de zomer een rustige tijd. Je had de kans om je kantoor op te ruimen en al je papierwerk te archiveren. Wanneer het drukke seizoen in november voorbij was en de feestdagen voor de deur stonden, werd je werklast weer lichter. Nu is dat niet mee zo. De evenementencyclus is onafgebroken.
Evenementplanning is minder seizoensgebonden
Rond de tijd van de kredietcrisis kregen mensen meer respect voor evenementen als een commerciële kans en dit heeft evenementen veel populairder gemaakt bij afdelingen en organisaties die zich voorheen niet met traditionele evenementplanning bezighielden. Vooral marketingteams leggen veel meer nadruk op evenementen en zien de waarde van persoonlijke marketingkansen.
Ook concurrentie voor boekingen is toegenomen, omdat deelnemers uit zoveel meer evenementen kunnen kiezen. Zelfs de boekingtrends zijn veranderd. Mensen zijn veel meer geneigd om op het laatste nippertje te boeken, wat evenementenplanners nog mees stress veroorzaakt. Er is veel meer marketing nodig via de diverse kanalen. En als gevolg daarvan zijn ook de verwachtingen van evenementenplanners veranderd.
Deelnemers eisen meer ervaringen als onderdeel van een evenement. Evenementenplanners moeten steeds creatiever worden met hun aanbod om deelnemers geïnteresseerd te houden. Ze moeten gelijke tred houden met trends onder hun publiek en in de sector en proberen om nog meer te leveren.
Er zijn talloze nieuwe hulpmiddelen ontwikkeld om dat te doen, en die blijven evolueren, van meer geraffineerde operationele platforms en platforms voor het plannen van evenementen tot virtual reality, event-apps en AI. Dit zijn tools waar zowel de evenementenplanner als de deelnemers baat bij hebben. Ik was een paar dagen geleden aanwezig bij een evenement waar ze het hadden over de toekomst van blockchain en wat de daaruit voortvloeiende veranderingen voor de evenementensector zullen zijn. Je moet veranderingen een stap voor blijven.
Er zijn talloze nieuwe hulpmiddelen ontwikkeld om dat te doen, en die blijven evolueren, van meer geraffineerde operationele platforms en platforms voor het plannen van evenementen tot virtual reality, event-apps en AI
De eerste stappen bij de planning van een evenement zijn inzicht krijgen in de doelen en doelstellingen. Alle evenementen hebben belangrijke boodschappen die moeten worden overgebracht. Succesvolle evenementen brengen die boodschappen op een creatieve manier over. Ik denk meestal een tijd lang na over mijn ideeën en zet ze dan allemaal op een lijst. Ik vuur mijn ideeën op andere mensen in mijn team af en overweeg welke middelen ik tot mijn beschikking heb. Dat helpt mij doorgaans te bepalen welke ideeën het meest haalbaar zijn.
Evenementplanning zet je voor zoveel uitdagingen dat het moeilijk is om er maar één te kiezen. Ik geniet van de uitdaging die eventmarketing met zich meebrengt, je gebruikt verschillende manieren om het evenement te verkopen en houdt het groeiende aantal boekingen in de gaten. Een evenement uitverkopen is bevredigend maar tegelijk ook frustrerend – had je maar meer ruimte, dan kon je nog meer plaatsen verkopen!
Wat de uitdaging ook is, het meest bevredigende aspect is dat je een manier moet vinden om die het hoofd te bieden. De vaardigheid om problemen op te lossen is essentieel voor een evenementenplanner. Na verloop van tijd en met meer ervaring word je steeds beter in het oplossen van problemen: luidsprekers die op het laatste nippertje uitvallen, hotelplafonds die instorten en een brandalarm dat halverwege een sessie afgaat, zijn slechts enkele voorbeelden van uitdagingen die we hebben moeten aanpakken. Ik heb van elke situatie geleerd en ben dus beter voorbereid om daar de volgende keer mee om te gaan.
Ik krijg een heel tevreden gevoel aan het eind van een evenement, wanneer alles goed is gegaan. Ondanks alle uitdagingen voor en tijdens het evenement heb ik het toch voor elkaar gekregen en deelnemers hebben van de ervaring genoten. Een evenementenplanner is net als een zwaan. Al het zwemmen gebeurt onder water, het enige wat je boven water ziet is elegantie en gratie. Daarom wordt evenementplanning als een van de meest stressvolle beroepen beschouwd. Je moet altijd alert zijn, snel denken, oplossingen voor problemen vinden en tegelijkertijd vlekkeloze ervaringen voor je deelnemers creëren.
KPI’s verschillen afhankelijk van de doelen van het evenement. De KPI’s van een verkoopevenement verschillen bijvoorbeeld van die voor een evenement voor de pers, een productlancering of een educatief evenement. Maar bij alle evenementen moet om feedback van deelnemers worden gevraagd. Dat is de belangrijkste informatie om het succes van het evenement te meten. De gestelde vragen moeten ook helpen bepalen of de doelen van het evenement zijn bereikt, niet alleen hoe goed de catering of de locatie was.
Steeds meer bedrijven begrijpen de kracht van social media om relaties en gemeenschappen op te bouwen. Veel bedrijven gebruiken social media alleen om te verkopen en missen de kans om echt met klanten in contact te komen. Sociale media bieden een manier om rechtstreeks met de doelgroep te communiceren, in hun eigen tijd, over onderwerpen waarin zij geïnteresseerd zijn. Technologie wordt doorlopend verder ontwikkeld en zal steeds meer innovatieve manieren bieden om dat te doen.
[bctt tweet=”“Veel bedrijven gebruiken social media alleen om te verkopen en missen de kans om echt met klanten in contact te komen” Amanda Thurlow, professionele #evenementenplanner” gebruikersnaam=”@nhmeetings”]
Meer bedrijven zullen begrijpen welke voordelen samenwerking met sectorspecifieke influencers op social media hen kan bieden. Zij zijn de ambassadeurs voor de sector en staan reeds in contact met hun doelgroepen. Je kunt partnerschappen en samenwerkingsverbanden opzetten, zowel binnen diverse sectoren, afhankelijk van het onderwerp van het evenement, als binnen de evenementensector zelf. Het verschil tussen B2C en B2B influencers zal ook duidelijker worden. Hoewel influencer marketing in de mode- en schoonheidssector al goed is ingeburgerd, is dat in de B2B- en evenementensector nog steeds een opkomende trend.
De structuur van de EWL Club is onlangs veranderd en er is geen regionale voorzitter meer. Wel ben ik nog steeds een ambassadeur voor de Club. Ik moet eigenlijk gewoon meer bekendheid geven aan de EWL Club, zowel via mond-tot-mondreclame als door er op social media over te praten. Verder moet ik ook persoonlijk en online contact houden met leden om te helpen een effectief netwerk op te zetten. De top vijf tips die ik mijn collega’s en vakgenoten zou geven zijn:
De branche neemt al stappen om minder plastic rietjes te gebruiken, maar meer evenementen zouden dergelijke maatregelen moeten treffen. Evenementen zoals de Farnborough International Air Show, die eerder dit jaar werd gehouden, moedigden deelnemers actief aan hun eigen navulbare waterflessen te gebruiken, en dat was goed om te zien.
Duurzaamheidsmaatregelen zijn beter haalbaar als de hele toeleveringsketen samenwerkt om het gedrag van deelnemers te beïnvloeden. Ik heb Imex niet bijgewoond, maar ik ben wel op de hoogte van de talrijke initiatieven die ze hebben ingevoerd om voor hun CO2-voetafdruk te compenseren, minder voedsel te verspillen, te recyclen en overgebleven producten te hergebruiken om initiatieven voor de lokale gemeenschap te ondersteunen. In mijn vrije tijd doe ik vrijwilligerswerk voor een liefdadigheidsinstelling voor daklozen en ik zou graag zien dat meer goede doelen profiteren van afval dat tijdens evenementen wordt geproduceerd, hoewel het primaire doel afvalvermindering zou moeten zijn.
