Agustina Quirno is Corporate Events Manager bij Furlong-Fox. In dit interview deelt hij zijn ervaringen en visie op de sector met ons
Auto-evenementen, Evenementenplanner, Farmaceutische congressen
apr 29, 2019
Ik begon aan een project dat werd georganiseerd door mijn vriend, mentor en baas Gabriela Olivieri, Meeting Manager bij Furlong-Fox. In 2010 was ze op zoek naar iemand die in staat was om het commerciële gebied van de afdeling te ontwikkelen en wetende dat ik vanaf jonge leeftijd als verkoper in reclame had gewerkt, verleidde ze me met een aanbod.
In Argentinië – en ik geloof dat dit op alle niveaus het geval is – zijn we niet in staat om vooruit te plannen, laat staan op middellange of lange termijn. En zelfs als we de middelen hebben om dit te doen, zijn we ook experts in het boycotten van onszelf. Dit betekent dat binnen bedrijven en hun afdelingen van de vergaderplanner, elke behoefte wordt geëist alsof deze de dag ervoor zou moeten zijn voltooid. En zelfs als ze van te voren worden gevraagd, willen klanten de antwoorden met spoed. Dit maakt het lastig om een succesvol vergader- en evenementenprogramma op te stellen, een programma dat resultaten genereert en waardevolle gegevens vastlegt die tijdens het besluitvormingsproces kunnen worden toegepast, en dat zich echt aan de planning houdt.
Deze branche heeft belangrijke factoren waarmee vanaf het begin rekening moet worden gehouden. In de eerste plaats is het noodzakelijk dat elk bedrijf binnen de branche zich aan de gedragscode houdt. De keuze van de gaststad, het hotel en het programma zelf wordt bepaald en geconditioneerd door de praktijkcode.
Niettemin is het van essentieel belang om een logistiek managementprogramma te ontwikkelen voor professionals —technologische hulpmiddelen en training van human resources— om de aanwezigen effectief te kunnen bereiken, omdat hiervan afhangt hoe succesvol het evenement is: dat het onvergetelijk zal zijn en dat iedere deelnemer zich aan het eind van de dag anders zal voelen dan wat hij deed toen hij voor het eerst aankwam.
Voor kleine en middelgrote bijeenkomsten geven deelnemers de voorkeur aan natuurlijk licht en een plek waar ze tussen de sessies kunnen genieten van het uitzicht op de natuurlijke omgeving. Bij grote evenementen, met meer dan 100 deelnemers, vragen de meeste klanten om unieke, boeiende ruimtes, niet alledaags, met gemakkelijke toegang, en die hen in staat stellen om te werken met hun voorkeursleveranciers. Het belangrijkste is dat de locatie flexibel moet zijn om de opstelling te wijzigen, zelfs slechts dagen voordat het evenement live gaat. Zo niet, dan maakt dit gebrek aan flexibiliteit een enorm verschil voor het uiteindelijke budget en de cliënt zou dit zien als een onverwachte toename van de kosten.
om concurrerend te worden is het creëren van voorbeeldprogramma's van evenementen die efficiënt en goedkoop zijn de grootste uitdaging van de vergaderplanners.
De farmaceutische industrie in ons land is echt sterk. Laboratoria zijn erin geslaagd hoge investeringsniveaus te handhaven, waardoor ze cruciale spelers zijn. Wat er nu gebeurt is dat elk van hen zeer professionele inkoopafdelingen heeft die analyses, technologische hulpmiddelen om professionals te bereiken, en goed voorbereide teams van consultants nodig hebben. Dit niveau van eisen, geworteld in die enorme investeringen, heeft de kosten en vergoedingen die bedrijven bereid zijn te betalen in Argentinië omhooggeschoten. Om concurrerend te worden is het creëren van voorbeeldprogramma’s van evenementen die efficiënt en goedkoop zijn de grootste uitdaging van de vergaderplanners.
De auto-industrie laat evenementenplanners werkelijk impactvolle gebeurtenissen creëren. Met de juiste planning kunt u onvergetelijke evenementen ontwikkelen. We hebben een reeks succesvolle jaren meegemaakt in termen van productie – hoewel 2019 helaas niet één van die jaren is – en de branche plant talrijke soorten evenementen zoals productlancering, proefrijden voor de pers, stands op congressen, prikkelreizen voor autodealers, werving op verschillende gebieden, en meer. Deze activiteit geeft eventplanners de kans om hun creativiteit in elk aspect te tonen. Hoewel het lastig is om altijd origineel te zijn, werken we meestal met de nieuwste trends, proberen we verschillende manieren om met deelnemers te communiceren en hen te beïnvloeden, en creëren we 100% op maat gemaakte evenementen. De tip is om alle details van de productlancering te hebben en een sterk begrip te hebben van de doelen die het bedrijf met het evenement wil bereiken.
Ons uitgangspunt is altijd up-to-date te blijven. We onderzoeken nieuwe trends, we nemen contact op met leveranciers uit markten die niet gebruikelijk zijn in event planning, we creëren nieuwe manieren om onze ideeën te introduceren. We gaan verder en slagen erin de budgetten te optimaliseren. We weten dat als een fantastisch idee niet in de begroting past, het een negatief effect zou hebben.
Ons team is interdisciplinair, en we streven ernaar professionals met verschillende achtergronden en niet-conventionele expertise te integreren om een rijker en complexer overzien van het evenement te krijgen.
De afgelopen jaren is de Argentijnse bijeenkomsten- en evenementensector professioneler geworden. Er zijn meer bedrijven die zich volledig aan dit branche wijden, grote ondernemingen en ondernemers, die allemaal met een hoog niveau van compromis werken om resultaten te bereiken. Dit gebeurt omdat klanten en gebruikers binnen bedrijven gelijktijdig zijn veranderd. We hebben zinvolle maar realistische ideeën nodig die zorgen voor Een tastbare en specifieke ROI. Als een cliënt zijn geld aan een evenement besteedt, moet hij weten waar hij zijn geld aan besteedt en waarom. Het antwoord op deze vragen is het telefoongesprek met de vergaderplanner.
Ik kan ook een paar cruciale trends toevoegen die ik de afgelopen jaren heb geïdentificeerd; ten eerste is de klant nu klaar om kwalitatieve en kwantitatieve resultaten te eisen en moeten we dienovereenkomstig handelen. Ten tweede heeft het ontwerp van evenementen ook te maken gehad met een evolutie als gevolg van de opkomst van sociale netwerken en hyperconnectiviteit. Nu is het de bedoeling om evenementen te ontwerpen als een ‘ontmoetingsplaats’, zodat elke deelnemer kan genieten van een unieke en aangepaste ervaring. Elk evenement is een soort ‘kies uw eigen avontuur’-verhaal voor 50, 200 of 1.000 deelnemers, dus het creëren van een langdurige impact op iedereen zou de echte uitdaging moeten zijn.
Ik kende NH Hotel Group voordat ik begon te werken in de vergader- en evenementenbranche, omdat ik door mijn land en over de hele wereld had gereisd en in verschillende NH-hotels had verbleven. Tegenwoordig is NH Hotel Group een fundamentele partner, omdat het aanwezig is in Buenos Aires, in Argentinië en over de hele wereld met zijn verschillende merken. Dit zorgt ervoor dat u altijd de juiste locatie vindt voor elk evenement. NH Hotel Group slaagt er altijd in om zijn voorstellen op tijd en met alle gevraagde informatie te leveren, en ze zijn flexibel wanneer we moeten onderhandelen. Ik heb de kans gehad om een aantal van hun nieuwe hotels te bezoeken, vooral uit de NH Collection -portfolio Ik geloof dat NH Hotel Group opmerkelijke servicestandaarden handhaaft in alle hotels en locaties, waar ze zich ook bevinden, zodat we kunnen plannen en er zeker van kunnen zijn dat er geen onaangename verrassingen zullen zijn.
Het grootste succes dat ons team heeft behaald, is dat we de meeste klanten hebben kunnen behouden sinds deze afdeling 25 jaar geleden bij Furlong-Fox werd opgericht. Sindsdien hebben we veel meer klanten binnengebracht, waarvan sommige aangetrokken worden door de aanbevelingen van anderen, en velen bij ons blijven. We zijn er echt trots op dat ze nog steeds op ons vertrouwen. En dat is ook onze grootste uitdaging, om relatief, zinvol te blijven, hun geld te besparen, betrouwbare resultaten te bereiken en steeds professioneler te worden in een steeds veranderende, volatiele en onzekere omgeving.
