Con más de una década de experiencia en el sector de la hostelería, Alejandro Rodríguez García atesora conocimientos y habilidades para gestionar peticiones de clientes de cualquier sector. Especializado en roadshows, hoy nos cuenta las claves del sector de eventos y reuniones.
jan 25, 2019
Toen ik mijn diploma Toerisme en Toegepaste taalkunde had gehaald, besloot ik in de hotelsector te gaan werken. Ik was nieuwsgierig, want het is een bijzonder dynamische sector die constant verandert. Gelukkig hebben we in Spanje een goede hotelinfrastructuur met zeer hoge normen vergeleken met andere landen. Ik begon in een onafhankelijk 5-sterrenhotel in het historische centrum van Sevilla. Hier leerde ik uit eerste hand hoe een hotel werkt. In 2011 begon ik stage te lopen op de ontspanningsafdeling van de Spaanse businessunit van NH Hotel Group. Ik werkte zes jaar lang als specialist in het ontspanningssegment en ik had ongeveer twee jaar lang de leiding over de afdeling GSO Multidestination + LGR in Spanje en Portugal. Hier moesten we verzoeken van groepen uit de farmaceutische, sport-, training- en entertainmentsector afhandelen.
We kunnen de gemiddelde werkdag op onze afdeling in één woord samenvatten: avontuur. Bij het beheren van alle segmenten waarmee ons bedrijf werkt, hebben we te maken met uiteenlopende klanten die zeer speciale en uiteenlopende behoeften hebben. Weten hoe je de specifieke behoeften van elke klant ontdekt en hoe je elke klant een persoonlijke, gepersonaliseerde behandeling geeft, dat is waarschijnlijk het moeilijkste aspect van mijn werk. Gelukkig hebben we op onze afdeling een heleboel geweldige specialisten die weten hoe ze kansen kunnen vinden.
Er komt heel wat kijken bij het organiseren van een evenement, maar wat er precies gedaan moet worden is afhankelijk van de sector waarin de klant actief is. We kunnen bijvoorbeeld voor een telefoonbedrijf werken dat verspreid over het hele land vergaderarrangementen nodig heeft om hun medewerkers op te leiden. In dat geval zijn de vergadermodellen overal ongeveer hetzelfde; ze hebben dezelfde ruimtes, dezelfde audiovisuele apparatuur en hetzelfde eten en drinken. Of we werken met een producent van cosmetica of een modebedrijf dat ruimtes nodig heeft voor shows en om hun nieuwe collecties ten toon te stellen. In dat geval ziet de ruimte er heel anders uit. We gebruiken meer open, gezellige ruimtes waar natuurlijk licht gewaardeerd wordt. Maar wat evenementenplanners het meest waarderen, is persoonlijke aandacht, één aanspreekpunt voor alle hotels die ze gebruiken en de zekerheid dat ze op onze uitgebreide ervaring kunnen vertrouwen.
Wat evenementenplanners het meest waarderen, is persoonlijke aandacht, één aanspreekpunt voor alle hotels die ze gebruiken
We nemen in eerste instantie meestal telefonisch contact op met deze mensen, zodat ze kunnen kennismaken met de persoon die hun evenement zal beheren. We gebruiken dit gesprek om één stap verder te gaan, uit te vinden wat ze precies nodig hebben en welke factoren doorslaggevend zijn om hen voor ons te laten kiezen. We houden doorgaans ook tijdens de verschillende fasen van de organisatie contact om een hechtere relatie met de klant op te bouwen, om te zien of er dingen zijn die misschien beter kunnen en wat de sterke punten van ons voorstel zijn.
Het gebruik van de allernieuwste technologie is altijd een sterk punt bij de organisatie van een meer gepersonaliseerd evenement. Het helpt ons bovendien leiders en pioniers te worden onder onze concurrenten die ook evenementen organiseren. Veel klanten vertrouwen ons omdat ze weten dat wij over de allernieuwste technologie beschikken Dit heeft ons geholpen onszelf van de rest te onderscheiden. Dat – en onze ervaring in event management – is waarschijnlijk de sleutel tot ons succes. In recente jaren hebben we tevens gemerkt dat onze klanten het ook belangrijk vinden hoeveel tijd ze aan event management besteden. Ze willen dingen snel voor elkaar krijgen en NH Hotel Group heeft deze behoefte omgezet in een kans door verschillende hulpmiddelen te creëren die hun dagelijkse werk vereenvoudigen, zoals Fast Pass.
Voor mij betekent ontwrichten het ‘WOW-effect’ creëren en ervoor zorgen dat de klant zijn of haar ervaring bij ons niet licht zal vergeten. Het is een uitstekende manier om mond-tot-mondreclame te creëren en onze doelgroep uit te breiden. Met andere woorden, we gebruiken al onze ervaring en charme om onze klanten tevreden te stellen, zodat ze ook voor toekomstige evenementen weer op ons zullen vertrouwen.
We krijgen vaak vreemde verzoeken wanneer er in een stad evenementen met een grote impact worden georganiseerd, zoals de finale van de Champions League of een bezoek van de Paus. Meestal zijn de deelnemers aan zulke evenementen grote ondernemingen die een heel hotel nodig hebben, met zeer specifieke voorwaarden.
De belangrijkste trends in evenementenplanning in 2019 zijn ‘een verschil maken’, altijd gekoppeld aan een uniek product (in dit geval een specifieke locatie), vergezeld van eten en drinken van goede kwaliteit, duurzaamheid en alle technologische eisen die de klant kan hebben.
Er is helemaal geen geheim. We zorgen er gewoon voor dat we ons merk altijd verder blijven opbouwen. We maken deel uit van een internationaal, geconsolideerd bedrijf met een goede positie in de hotelsector. Onze producten worden constant opnieuw uitgevonden om uniek te blijven. Dankzij onze ervaring kunnen wij ons aan elke klant aanpassen en altijd een gepersonaliseerde service aanbieden.
