Verónica García-Huidobro is the Executive Director at Eventual. In this interview with NH Meetings she tells us about her long experience in the M&E sector.
jun 20, 2019
Als ik terugkijk, lijk ik op de een of andere manier altijd al een link te hebben gehad met evenementenplanning. Ik heb ruim 15 jaar op de commerciële afdeling van een luchtvaartmaatschappij gewerkt. We waren altijd evenementen voor groepen of voor onze belangrijkste klanten aan het plannen.
Ik reisde veel als Tour Conductor op FAM-reizen. Later werkte ik 5 jaar als Sales Manager in een Chileens hotel, congrescentrum en casinogroep. In 2005 besloot ik een eigen bedrijf te beginnen en nu, 15 jaar later, kan ik er niet trotser op zijn dat ik eigenaar ben van de toonaangevende professionele congresorganisator in Chili.
Ik besteed 100% van mijn tijd aan het herzien van de strategie van ons bedrijf, het up-to-date blijven over de nieuwste wereldwijde trends, het ontwikkelen van public relations… Ik luister ook heel graag naar jonge mensen, ik kijk altijd vooruit en denk aan de toekomst. Ik zou graag willen dat Eventual een bedrijf wordt dat zich verder ontwikkelt dan mijzelf. Gelukkig is het al gegroeid, maar we moeten hard blijven werken om het bedrijf nog meer te consolideren.
Mijn dagen zijn vrij druk, ik heb elke dag meestal één of twee vergaderingen. Als er geen vergaderingen zijn, dan plan ik die. Ik probeer een soepele relatie met mijn klanten te onderhouden, ik neem ze meestal mee uit voor lunch of een kopje koffie of zo.
In de afgelopen tien jaar is de vergaderingen- en evenementenbranche in Chili sterker geworden. Ik denk dat dit een resultaat is van dingen op de juiste manier en op een georganiseerde manier doen. Dit betekent niet dat alles perfect is in Chili, maar ik vind Chilenen veel systematischer vergeleken met andere landen in Latijns-Amerika.
Naleving heeft het bedrijfslandschap vormgegeven. In het begin verwachtte ik niet dat dit zo essentieel zou worden. Nu vind ik echter dat het moet blijven en dat we ons moeten aanpassen. We moeten voor onze evenementen zoeken naar locaties die geen verband met luxe, resort, 5 sterren, casino, golf enzovoort communiceren… Dit zijn belangrijke woorden (in negatief opzicht) voor de juridische afdeling van farmaceutische bedrijven.
Ons voornaamste doel is dat onze klanten helemaal tevreden zijn. We identificeren behoeften en doen al het nodige om te verzekeren dat ze tevreden zullen zijn. De gekozen evenementenlocatie moet aan alle benodigde vereisten voldoen om het evenement te ontwikkelen. Daarmee bedoel ik niet alleen de capaciteit (wat belangrijk is), maar ook de locatie, parkeergelegenheid, kwaliteit van eten en drinken, flexibiliteit enzovoort.
Ik was een aantal keer voor zaken in Buenos Aires geweest en verbleef in NH-hotels. Bij Eventual had een Spaanse collega eerder voor NH Hotel Group in Madrid gewerkt, en zij vertelde ons over de groep. Ik heb Madrid een paar keer met mijn gezin bezocht en verbleef in NH Collection Madrid Paseo del Prado en NH Collection Madrid Palacio de Tepa. We zijn echt dol op die hotels. De locatie en het ontbijt zijn fantastisch. In mei 2017 hadden we een evenement gepland in NH Collection Bogotá Teleport Royal en dat was een groot succes.
Het beste leveren voor onze klanten, reageren op onze fouten (en de fouten van derden). Wij zijn bemiddelaars, maar wanneer je een klant vóór je hebt staan, is er niet veel tijd voor een uitleg. Je moet de verantwoording nemen voor het goede en voor het slechte. Daarom is het belangrijk goede leveranciers te hebben.
Dat ze serieus, betrouwbaar en professioneel moeten zijn, en dat dit werk uiterste nauwkeurigheid vereist. Net zoals in elk ander bedrijf heb je ook financiële back-up nodig.
Ik weet nog dat ik 84 kamers in een hotel boekte voor een medisch congres buiten Santiago. Het eerste (en belangrijkste) congres begon om 08:30 uur op een woensdag. Het hotel boekte de kamers voor die specifieke woensdag, maar de kamers waren niet geboekt voor de voorgaande nacht, dinsdagnacht. Het hotel bleek die dinsdagnacht een andere groep onder te brengen en kon ons dus geen accommodatie verschaffen.
Ons contract ondersteunde ons, maar het hotel reageerde niet zo goed, ze compenseerden gewoon voor die nacht maar kwamen niet met een oplossing. Het hele verhaal was verschrikkelijk, en we probeerden het zo goed mogelijk op te lossen, maar ik zou er wel een heel boek over kunnen schrijven.
De medische vereniging werkt nog steeds met ons en is er nooit achtergekomen wat er was gebeurd.
