Meetings Blog aug 29, 2017
De autosector is enorm. Alleen al in de Verenigde Staten werden er in 2016 meer dan 17 miljoen voertuigen verkocht. En als locatieleverancier voor autotentoonstellingen die met vele toonaangevende klanten uit de sector heeft gewerkt, wilden we wat meer inzicht krijgen. We besloten te praten met degenen die erbij betrokken zijn, voor wat waardevolle informatie over de wereld waarin ze manoeuvreren.
Elk evenement vormt zijn eigen wereld, maar degenen die in verschillende sectoren aan evenementenplanning hebben gewerkt, weten hoe verschillend ze kunnen zijn, allemaal met specifieke eisen om aan hun behoeften te voldoen. Bij het plannen van evenementen voor de autosector ligt de focus – net zoals voor elke andere sector – op de logistiek van alle mensen die erbij betrokken zijn, maar er is natuurlijk nog een logistieke planning die moet worden beschouwd: de voertuigen.
Voertuiglogistiek omvat het uitzoeken hoeveel ruimte er nodig is om de auto’s goed naast elkaar op te stellen om de grootste impact te maken en om de looproute van aanwezigen goed te laten doorstromen of soms zelfs te bepalen. De verscheidene voertuigen moeten ook vóór en na hun grote moment worden geparkeerd terwijl er wordt verzekerd dat ze precies op het juiste moment op de juiste plek staan. En ze kunnen zichzelf niet op commando verplaatsen. Nóg niet, tenminste.
Ook het uiterlijk van de voertuigen is essentieel voor elke opzienbarende presentatie, en daarom hebben we altijd alle informatie over autowasstraten en tankstations rondom het hotel bij de hand. We zorgen ook voor oplaadpunten op de locatie voor het alsmaar toenemende aantal autotentoonstellingen die elektrische auto’s, scooters en busjes presenteren. Uw tijd wordt geoptimaliseerd terwijl wij de glinsterende goederen leveren.
Dus wat is de perfecte locatie voor een auto-evenement? Nou, het antwoord daarop zal altijd worden aangestuurd door persoonlijke smaak – en de briefing kan u vaak op zijn minst tot een shortlist leiden – maar één belangrijk aspect, zeker wanneer het evenement binnen plaatsvindt, is een hoog plafond.
Beschouw welke voertuigen aanwezig zullen zijn, evenals ondersteunende marketingborden, verlichting enzovoort, en zorg ervoor dat de locatie er ruimte voor heeft. Vergeet niet dat de aanwezige voertuigen ook moeten worden bijgetankt terwijl ze er staan, en dat dat ook ruimte in beslag neemt. Van het tentoonstellen van klassieke sportauto’s en het lanceren van een nieuw passagiersvoertuig vol nieuwe technologie tot het demonstreren van het allerbeste in de wegtransportsector, de locatie kan het verschil maken tussen de overwinning vieren bij de geblokte vlag en de pits bezoeken vóór het einde.
Nog een element dat steeds meer van uw aandacht verdient tijdens de planningsfase, is het milieu- en duurzaamheidsprincipe dat deel uitmaakt van de briefings. Het vinden van een locatie met een sterk groen beleid kan bijdragen aan de positieve ontvangst van de algehele ervaring door aanwezigen, en kan worden afgestemd op
een boodschap over de CO2-uitstoot van het evenement, waardoor het nog meer goedkeuring krijgt in een sector die zich voortdurend aanpast. Eén aspect waar bijvoorbeeld steeds vaker om wordt gevraagd, is oplaadpunten voor elektrische voertuigen, dus luister naar hoe de trends in dit gebied veranderen.
Bij alle soorten productlanceringen, trainingsdagen en verkoopincentives is het meest uitdagende misschien wel wanneer er op de weg moet worden gereden. Hierbij zijn meerdere locaties betrokken die allemaal de benodigde faciliteiten voor het onderbrengen van het evenement nodig hebben, en alles moet perfect worden afgestemd en getimed. Naarmate steeds meer klanten ‘ervaringen voor gedelegeerden’ willen bieden bij het evenement, kan het belang voor een planner om de kernwaarden en -doelen van het merk te begrijpen niet worden afgezwakt.
Zoals bij elk grote evenementis gedetailleerde planning waar het succes van afhangt. Alle vereisten voor mensen en voertuigen moeten gezamenlijk worden georganiseerd – ze zijn onlosmakelijk verbonden met de activiteiten op de dag. Wanneer het op autotentoonstellingen aankomt, heeft NH Hotel Group laten zien dat ze altijd een extra versnelling hebben!
