Meetings Blog aug 16, 2018
Buiten evenementen zijn altijd een goede keuze: of het nu zomer of winter is, uw aanwezigen zullen profiteren van de frisse lucht die deze ruimtes bieden, evenals het natuurlijke daglicht of de sterren aan de hemel, afhankelijk van de tijd van het evenement. Maar wat voor setting moet u kiezen? Een prachtig terras in een mondaine stad voor een cocktail bij zonsondergang? Of misschien een charmante tuin in een spectaculaire omgeving? U kunt ook sessies binnen met pauzes buiten combineren, zodat gasten kunnen netwerken met een verandering van omgeving. Klinkt goed, toch?
Het is heel belangrijk de selectie van de locatie af te stemmen op het soort evenement dat wordt georganiseerd. Denk hierbij na over de ruimte, de mogelijkheden die de infrastructuur biedt, en het doel van het evenement. Als u bijvoorbeeld een kleine bijeenkomst na het werk wilt organiseren, dan is een dakterras zoals dat van NH Collection Madrid Gran Vía, in het hart van de stad, waar u naar op zoek bent. Een dakterras in een stad zoals Madrid zorgt voor de perfecte achtergrond, met spectaculair uitzicht en prachtige zonsondergangen. En als u een wauw-effect wilt voor een onvergetelijk en uniek evenement, waarom gaat u dan niet naar NH Collection Grand Hotel Convento di Amalfi? Kijk zelf maar eens… ongelofelijk! Een bijzondere locatie die u nergens anders zult vinden. Iets waar uw team vrijwel zeker de voorkeur voor zal hebben, is het terras van NH Collection Barcelona Gran Hotel Calderón, een modern terras compleet met zwembad om na het werk in af te koelen. Of wat denkt u van NH Collection Lisboa Liberdade, waar een foodie-evenement of cocktailwedstrijd ideaal zou zijn.
Voor het organiseren van uw buiten evenement is een scherp oog nodig om de vele verschillende elementen te overzien. Het gaat niet alleen om opletten, het gaat om verzekeren dat alles in de gaten en onder controle kan worden gehouden om ervoor te zorgen dat uw aanwezigen tevreden zijn; hoe de gekozen meubels kunnen worden opgesteld om de juiste stemming te creëren; aangeven waar de verschillende ruimtes zijn waar gasten van kunnen profiteren; de vereiste technologie implementeren; en, misschien wel het meest essentieel van alles, een plan B hebben voor het geval het weer niet goed genoeg is om naar buiten te gaan… Organisatie garandeert succes, en ons team van NH Hotel Group staat klaar om u te helpen.
Laten we eerlijk zijn, over het algemeen is er buiten veel meer ruimte dan binnen, en buitenruimtes zijn over het algemeen meer divers en inspirerend. Een grotere ruimte is bijvoorbeeld beter voor het organiseren van strategische gebieden waar mensen kunnen stoppen om aandacht te besteden aan belangrijke kenmerken van het evenement. Doe dit door catering dicht bij grote doorgangen te plaatsen of op plekken waar mensen op natuurlijke wijze naartoe gaan om te praten. Of stel ‘selfie’-punten op met het beste uitzicht als achtergrond, voorzien van uw logo. En, zoals we al eerder zeiden, laat het evenement niet verregenen of oververhitten door het weer; bied paraplu’s of draagbare miniventilatoren die mee naar huis kunnen worden genomen met uw product- of bedrijfslogo erop.
Als natuurlijk daglicht niet aan de orde is, zorg er dan voor dat u het perfecte verlichtingsplan heeft voorbereid waarin de plekken in de ruimte worden vermeld die moeten worden verlicht, of dat nu voor veiligheid, catering, productplaatsing of fotogelegenheden is.
Bij het plannen van buiten evenementen moeten veel dingen worden beschouwd, maar als u een doorsnee vergadering of evenement uniek wilt maken, open de deuren dan en stap naar buiten voor inspiratie.
