Meetings Blog sep 30, 2019
Ahhhhh. Adem die heerlijke, frisse lucht in. Baad in de zonnestralen. Voel dat verkwikkende briesje. Staar naar de sterren die aan de hemel staan.
We zijn veel binnen, met name in ons werkende leven, dus waarom plant u uw volgende evenement niet in de buitenlucht? Het weer speelt dan natuurlijk een grote rol, en wat voor weer het is wordt weer bepaald door de regio en het jaargetijde waarin u uw evenement plant en natuurlijk kunnen er ook nog onverwachte weersomstandigheden voorkomen. Om die reden is het misschien niet meteen voor de hand liggend om in de herfst of winter een buitenevenement te organiseren, maar er zijn ook heel veel redenen om dit juist wél te doen…
Als u denkt over een evenement in de herfst, dan kunt u de kleuren van het jaargetijde gebruiken voor uw decorthema. Diverse tinten bruin, oranje en rood kunnen de omgeving die u hebt gekozen mooi aanvullen, terwijl hout een uitstekende manier biedt om de omringende bomen terug te laten komen in uw inrichting. In de winter is, net als in de herfst, het idee van warmte creëren vaak een goede keuze, maar u kunt ook inspiratie putten uit de sfeer van de feestdagen.
Soms is het juist ook een goed idee om een concept te kiezen dat juist sterk contrasteert met de omringende natuur, waarbij u moderne, mogelijk metalen structuren en een helderder kleurpalet kiest. Geluidssystemen en verlichting (het laatste indien moeder natuur dit niet verschaft) kan ook worden aangepast op het thema, maar denk wel goed na over de indeling en controleer of de technologie die u nodig hebt voor uw evenement ook op deze manier kan functioneren.
De meeste voedsel- en drankenselecties voor evenementen binnen kunnen ook buiten worden aangeboden, al zijn er wel een aantal verschillen om rekening mee te houden. Barbecues bieden een ideale buffetoptie voor uw gasten en, afhankelijk van de beschikbare ruimte, kunnen zorgvuldig geselecteerde foodtrucks ook worden ingehuurd voor wat meer diversiteit en intrige.
Als het goed is hebt u buiten aan ruimte geen gebrek, dus u kunt alle kanten op met uw cateringopties. Denk na over hoe de aanwezigen zich naar alle waarschijnlijkheid op de locatie bewegen en plaats stands met lekkere tussendoortjes op slimme plekken om te helpen bij de flow van het evenement en aan te sporen tot networking en betrokkenheid. Uw menu-opties moeten niet alleen passen bij het thema van uw evenement, maar kunnen ook worden gebruikt om gasten verkoeling te bieden of juist op te warmen, afhankelijk van de verwachte weersomstandigheden.
Als de temperatuur waarschijnlijk frisser is dan binnen, moet u ervoor zorgen dat u de juiste maatregelen treft om uw gasten gedurende de dag aangenaam en warm te houden. U kunt bijvoorbeeld draagbare heaters plaatsen. Ze zijn beschikbaar in allerlei soorten, maten en stijlen. Of u kunt werken met dekentjes en sjaals verspreid over de locatie. Een goede DJ weet ook wel wat hij/zij moet doen om de gasten op te warmen door ze lekker te laten dansen: zo houden uw gasten zichzelf warm.
Als bovenstaande ideeën nog niet genoeg inspiratie hebben opgeleverd kunt u ook eens kijken naar een voorbeeld van hoe een locatie perfect inspeelt op buitenevenementen en hoe ervoor wordt gezorgd dat alle praktische elementen zijn geregeld. Het NH Ventas hotel in de Spaanse hoofdstad Madrid heeft een team specialisten die u graag helpen met het plannen van een bijzonder evenement. Met een groot openluchtterras, compleet met groene tuin en verwarmd zwembad, zijn er meer dan genoeg mogelijkheden. Ook hebt u volledige connectiviteit, mogelijk binnen een feesttent, waarbij wifi beschikbaar is en u presentatieschermen en podiums kunt koppelen. Natuurlijk is er ook altijd een back-upplan voor als het werkelijk de hele dag regent.
Wees niet bang, gooi die deuren open en begin vandaag nog met het plannen van uw evenement in de buitenlucht.
