Meetings Blog feb 06, 2018
Bent u uw evenementen aan het ‘vergroenen’? Het is dan misschien een relatief nieuwe term die pas begin 2017 opdook, maar het is helemaal populair in de vergaderings- en evenementenbranche nu planners alle mogelijke duurzaamheidsmaatregelen proberen in te bouwen, vanaf de eerste communicatie tot aan de projectafsluiting. Begin dit jaar gaven we u een kijkje in de belangrijkste trends voor 2018 , en groen zijn was ongetwijfeld een integraal onderdeel daarvan. Laten we zien wat er momenteel gebeurt, nu duurzaamheid zijn plaats inneemt in het strategisch handboek van elke planner en niet langer alleen maar een extraatje is…
U heeft waarschijnlijk wel gehoord van ‘nul kilometer eten’. Door lokaal geproduceerde ingrediënten te kiezen, elimineert u de enorme transportbehoeften om voedsel – om het nog maar niet te hebben over al die verleidelijke traktaties – te leveren voor uw aanwezigen. Dit heeft talrijke voordelen en kan in de loop der tijd zelfs de opbouw van de lokale economie veranderen. Om 100% lokale producten te hebben, is het belangrijk te onthouden dat de seizoenen een grote rol spelen in wat voor eten er beschikbaar is op het moment van uw evenement, en dankzij modern denkende en verantwoorde evenementenlocaties is veel van het veldwerk al voor u gedaan met restaurantchef-koks die verzekeren dat ze altijd een lokaal gesourced menu beschikbaar hebben. Vergeet niet dat gezond eten ook deel uitmaakt van de groene vergaderingen van tegenwoordig. En voor wanneer iedereen klaar is met eten, kunt u opties bekijken voor hoe u restjes kunt doneren in de regio.
Behalve door de transportvereisten voor eten te elimineren, kan aanzienlijke vergroening worden bereikt door rekening te houden met de reisbehoeften van de aanwezigen. Waar komen gasten vandaan? Hoe zullen ze reizen? Welke aanvullende transportvereisten zullen er nodig zijn vanaf de luchthaven of het treinstation? Zal er nog meer vervoer nodig zijn voor activiteiten tijdens het evenement of voor aanwezigen om de omringende omgeving te bezoeken? Al deze factoren moeten worden beschouwd voordat u uw locatie kiest, en vervolgens kan er naar geschikte alternatieven worden gezocht om de CO2-uitstoot van de groep te minimaliseren. Iedereen naar buiten krijgen voor wat frisse lucht is zo groen als maar kan, maar hoe ze dit doen is aan u!
3. Gemoderniseerd promotiemateriaalHeeft elke aanwezige echt een eigen pen nodig? Dat is een vraag om mee te beginnen en toe te passen op andere voorwerpen. Het antwoord is uiteraard ‘nee’. Het is veel beter een verzameling kantoorbenodigdheden te hebben (recyclebaar, natuurlijk!) waarvan mensen kunnen pakken wat ze nodig hebben. Dit zal de materiaalkosten aanzienlijk verlagen. Controleer of uw locatie milieuvriendelijke opties voor drinken biedt in plaats van flesjes water, evenals gerecyclede en biologisch afbreekbare kopjes, servetten enzovoort. Verder kunt u voor papierloos inchecken zorgen, onderzoeken/rapporten/agenda’s online delen en uw promotiemateriaal zoveel mogelijk digitaliseren. Social media heeft wonderen gedaan om papier te besparen, en wie heeft er tegenwoordig nou geen smartphone of tablet? Als er écht iets geprint moet worden, zou dat alleen op gerecycled papier moeten gebeuren.
De meeste aanwezigen beginnen te wennen aan het idee van duurzaamheid, maar toch zijn er meer richtlijnen nodig voordat we het als de norm kunnen accepteren. Recyclingbakken hebben is één ding, maar verzekeren dat ze duidelijk staan aangegeven en eenvoudig te begrijpen zijn is essentieel om het doel van het hele proces te bereiken. Recycling is niet alleen maar een oefening op papier (sorry voor de woordspeling!) om te zeggen dat u iets heeft gedaan, dus zorg ervoor dat er daadwerkelijk een verschil wordt gemaakt gedurende het hele evenement. Natuurlijk is het creëren van een echt groen evenement zoveel meer dan recycling, en zijn hergebruik en vermindering ook uitermate belangrijk. Pas die logica toe op alle inrichtingselementen van de evenementenlocatie, of eis dit op zijn minst van uw leverancier, om uw groene doelen te bereiken. Hoe groot uw vergadering of evenement ook is, het minimaliseren en beheren van afval moet er een essentieel onderdeel van zijn. Verzeker dat de locatie is voorzien van technologie zoals bewegingssensoren om lampen uit te doen wanneer ruimtes onbezet zijn, en waterbesparende kranen die verspilling beperken.
Compensatie van CO2-uitstoot is een groeiende trend, dus bekijk welke opties er beschikbaar zijn voor u. Als het bij de plannen past, kunt u ook een gerelateerde teamactiviteit ontwikkelen zoals het planten van bomen: teambuilding ontmoet planeetbescherming. En vergeet CO2-neutraal – de nieuwe term die de ronde doet is ‘netto positief’, wat betekent dat u de locatie beter achterlaat dan toen u er aankwam. Een progressieve uitdaging voor iedereen.
Zoals Mónica Chao ons herinnerde, wordt een duurzaam of ‘groen’ evenement gedefinieerd als “een evenement dat wordt ontworpen en georganiseerd op een manier die potentiële negatieve impacts minimaliseert en iets nuttigs achterlaat voor de host-gemeenschap en alle betrokkenen”. Het draait allemaal om het ondernemen van stappen om afval te verminderen, het gebruik van energie en materialen te minimaliseren en oplossingen voor recycling of hergebruik te zoeken. Dit op wereldwijde schaal juist krijgen en promoten kan helpen onze natuurlijke omgeving te beschermen en de normen te veranderen die deel uitmaken van de cultuur van de branche en meer.
Hoe zult u uw volgende evenement vergroenen? Kunt u het ‘netto positief’ achterlaten? Vergeet niet dat dit één aspect van uw succes is waarvan niemand het erg vindt dat u erover schreeuwt!
