Meetings Blog aug 06, 2019
Dit Britse kostuumdrama speelt zich af aan het begin van de twintigste eeuw op het fictieve landgoed Downton Abbey. Vijf jaar lang was het een favoriete serie van veel tv-kijkers. Dit jaar is de cast weer te bewonderen, maar dan op het witte doek. We hebben de castleden al een tijdje niet gezien, maar wie herinnert zich niet die heerlijke ongezouten uitlatingen van Violet Crawly gespeeld door Maggie Smith of de butler Charles Carson, een rol van Jim Carter, of de huishoudster Mrs. Hughes?
Die laatste twee behoren tot het personeel dat zorgt voor het onderhoud van het imposante gebouw en zijn ook degenen die toezicht houden op de activiteiten van de andere personeelsleden zodat er geen detail aan de aandacht ontsnapt.
Hebt u ooit nagedacht over wat er zich op de achtergrond precies afspeelt in een georganiseerd huis?
Verantwoordelijkheid nemen
In alle fasen van een evenement moet er iemand zijn die de leiding heeft om ervoor te zorgen dat alles soepel en efficiënt verloopt. Deze persoon kan front-of-house te vinden zijn, leiding geven in de keuken of toezicht houden op het hele gebeuren.
Net als een butler of huishoudster, zult u of een aangewezen persoon aanwezig zijn om de vips en andere gasten te verwelkomen. U zorgt ervoor dat ze op de juiste manier worden verwelkomd en naar de ontvangstruimte worden geleid terwijl ze wachten op de andere gasten.
Deze personen zijn verantwoordelijk voor de gang van zaken en moeten aanwezig zijn om eventuele twijfels of vragen van andere teamleden en zelfs deelnemers te beantwoorden. Dit betekent dat u of de aangewezen ‘butler’ verantwoordelijk moet zijn voor het programma van die dag, moet weten wie er zal komen en wanneer, de planning moet coördineren ten aanzien van de deelnemers en zo mogelijk alle vragen moet beantwoorden.
Protocol in de praktijk
Hoewel u natuurlijk niet wilt dat er op de dag van het evenement iets gebeurt, is het essentieel dat er een vastgesteld protocol is waar alle teamleden bekend mee zijn. Dit geldt ook voor de klant en de teams van de klant om er zeker van te zijn dat er geen verwarring ontstaat als zich een noodgeval mocht voordoen. Fans van Downton Abbey weten dat dit de spil vormt van het personeel dat werkt in een groot landhuis.
Wie houdt toezicht op de hele procedure?
Werken alle alarmsystemen?
Waar zijn de nooduitgangen?
Is er een aangewezen verzamelpunt?
Wie houdt toezicht op alle personen?
En dat zijn maar een paar van de vragen die moeten worden meegenomen bij het opstellen van een protocol voor een ontruiming of een gezondheids- en veiligheidsplan.
Maar niet bij alle protocollen hoeft het te gaan om een noodsituatie. Misschien betreft uw protocol de aankomst van bepaalde vips of moet het ervoor de zorgen dat de juiste stemming wordt bewaard op uw evenement.
Wat het ook voor protocol is, u moet zorgen dat het er is, en dat alle teamleden er bekend mee zijn.
Andere ruimte – andere sfeer
Vindt u ook niet dat de energie tijdens een evenement op het juiste niveau kan worden gehouden door ervoor te zorgen dat het komen en gaan in de ruimte waar het evenement plaatsvindt in goede banen wordt geleid?
Van de ontvangstruimte naar de hoofdzaal, dan naar de versnaperingen en daarna naar een ruimte waar de gasten op hun gemakt met elkaar kunnen praten. Het is belangrijk dat u een goed onderbouwd idee heeft van het doel waarvoor de verschillende zalen of ruimtes van de locatie van uw keuze kunnen worden ingezet.
Net als in een landhuis zullen gasten van de ene naar de andere ruimte worden geleid volgens de fasen van een diner, om er ook in dit geval voor te zorgen dat het komen en gaan van het evenement precies volgens plan verloopt. We raden echter niet aan om gasten op te splitsen naar geslacht of status, zoals dat op Downton Abbey wel gebeurde.
Als er tijdens uw evenement meerdere gastsprekers zijn met toespraken waarin veel informatie wordt gedeeld, zult u ervoor willen zorgen dat er voldoende pauzes worden ingepland. Gasten kunnen dan de grote zaal even verlaten om daarna verfrist terug te keren om meer informatie tot zich te nemen of te delen.
Reken op Downton Abbey
Of u nu een Downton Abbey-fan bent of niet, het valt niet te ontkennen dat er overeenkomsten zijn met hoe het eraan toe gaat in de wereld van MICE. Nog steeds niet overtuigd? Waarom laat u zich dan niet inspireren door de iconische serie voor een van uw volgende evenementen? Haal er elementen uit waaraan u een draai kunt geven, zoals de locatie, de dresscode of het entertainment.
Wilt u weten wat wij voor u kunnen doen? Laten we dan afspreken om te zien hoe wij kunnen samenwerken.
