Meetings Blog dec 06, 2021
In welke fase van het planningsproces u ook zit, zelfs als u de impact van uw recente evenement analyseert, beschouw even de volgende 10 vragen die u als evenementenplanner moet stellen om te evalueren of u de goede kant op gaat. Door uzelf even 30 minuten uit het proces te halen om de status van het project te evalueren, krijgt u de kans om deze vragen te stellen die u zullen helpen de gebieden te identificeren die moeten worden verbeterd, herzien of verwijderd.
Of het nu gaat om uw jaarlijkse teambuilding-sessie, netwerkevenementen die maandelijks worden gehouden, een productlancering of een eenmalige beurs met talrijke exposanten, er is altijd de mogelijkheid om de ‘wow’-factor te verhogen. Zoals u zelf maar al te goed weet, is evenementplanning vaak overweldigend en zijn er tijden dat u zo druk met de organisatie en logistiek bezig bent dat u belangrijke aspecten uit het oog verliest die integraal zijn voor het succes van het evenement – en van u. Dus laten we dat vandaag veranderen met deze 10 eenvoudige maar diepzinnige vragen die u zullen helpen uw geweldige evenement onvergetelijk te maken.
Verhalen vertellen is populair en is een van de krachtigste hulpmiddelen die u kunt gebruiken om uw publiek op meer dan één manier te bereiken… en dit betekent niet dat u daadwerkelijk een verhaal moet vertellen, maar continuïteit is belangrijk. Zorg er gewoon voor dat het verhaal dat u weeft, geen onvolledige hoofdstukken bevat.
Wat is de draai die uw evenement onvergetelijk maakt, en op welk moment? Gedurende het hele evenement? Een speciale gast? Onverwachte verrassende gastronomische opties? U moet dat vonkje vinden dat uw aanwezigen naderhand zullen onthouden, hoe klein of extravagant het ook is.
Wat kunt u nog meer doen om een originele, impactvolle draai te geven aan de inhoud en het verhaal die u al heeft opgesteld?
Om indruk te maken, moet u nu meer dan ooit voor de juiste impact op alle zintuigen zorgen. Mensen willen meeslepende ervaringen die al hun zintuigen prikkelen. Afhankelijk van het doel van uw evenement moet u bedenken: welke zintuigen zijn primair, welke zijn secundair, en hoe zult u er een indruk op achterlaten?
Zorg dat u een actieplan heeft met de leerresultaten waarvan u hoopt dat uw aanwezigen ze zullen bereiken tijdens uw evenement. Wat voor impact zullen ze hebben op de algehele boodschap die is verweven in alles wat u tot dusver heeft gedaan?
Hoe en waarom? Stel uzelf deze vraag om te identificeren hoe dit idee op het juiste moment kan worden verbeterd.
Maak optimaal gebruik van sponsors die u heeft ingeschakeld voor uw evenement, en zie hoe ze meer dan alleen maar een sponsor en onderdeel van het grotere plaatje van uw evenement kunnen zijn.
Een van de belangrijkste vragen die u tegenwoordig als evenementenplanner moet stellen – onderschat de kracht die een eenvoudige social-mediastrategie op uw aanwezigen kan hebben niet. Als u dit correct doet, kunt u hen mee op reis nemen vanaf het eerste contact tot aan contact na het evenement.
Gebruik technologie op onverwachte manieren om interactie met de boodschap, het product, aanwezigen of meer te creëren. Gebruik bijvoorbeeld interactieve zones of implementeer op ingenieuze wijze de nieuwste programma’s om verbluffende video’s en visuals te maken.
Het is nooit te laat om ervoor te zorgen dat de KPI’s worden gemeten en het gecreëerde evenement er ook aan voldoet. Zijn er belangrijke momenten die het resultaat van deze KPI’s zullen maken of breken? Welke zijn dat? En weet u zeker dat die het zijn?
Dat was het dan. 10 vragen die elke evenementenplanner zichzelf moet stellen om een toekomstig evenement te organiseren, inspireren, revitaliseren of helpen. Probeer zoveel mogelijk vragen te beantwoorden om uzelf de beste kans te geven verrassende ideeën te onthullen die uw geweldige evenement ongelofelijk kunnen maken.
