Meetings Blog mei 10, 2017
Die rood omcirkelde datum op de kalender is eindelijk aangebroken, en aan het begin van de dag beginnen de problemen al: een vertraagde vlucht, verkeersopstoppingen… sommige zijn zelfs een complete verrassing voor u omdat ze gewoon zo onverwacht zijn. En u weet beter dan wie dan ook dat u voorbereid moet zijn om onvoorziene obstakels in recordtijd te ondervangen, door tientallen kleine probleempjes op te lossen en perfecte oplossingen te vinden om een crisisevenement te voorkomen. Volg dit advies en zorg dat er niets tussen uw evenement en het complete succes daarvan in komt!
Zorg dat er niets tussen uw evenement en het complete succes daarvan in komt.
Er zijn honderden dingen die het soepele verloop van een evenement af en toe kunnen verstoren. Een snelle reactie door de organisatoren kan vaak voorkomen dat iets dat snel kan worden opgelost in een probleem verandert dat uiteindelijk het evenement overneemt of u zelfs dwingt de rest ervan te annuleren. U moet bijvoorbeeld een actieplan hebben voor het geval uw belangrijkste spreker ineens ziek wordt, te laat is of niet komt opdagen. Nog een veelvoorkomend probleem: de spreker vergeet de flashdrive waarop zijn presentatie is opgeslagen. Reserveer voldoende tijd om een solide crisisbeheersplan op te stellen en stuur dit naar iedereen in uw team.
Enkele punten die u daarin moet opnemen:
Het is essentieel dat het hele team de hiërarchie van uw organisatie kent en daarom weet bij wie ze terechtkunnen in het geval van onvoorziene problemen. Het is ook belangrijk dat u het aantal mensen probeert te beperken dat moet worden gewaarschuwd wanneer er iets fout gaat.
Hier is een voorbeeld: Stel dat het tijdschema is veranderd en de lunch een uur naar voren moet worden geschoven. Op dat moment is het essentieel dat u weet wie u moet bellen. Tijdens vergaderingen die bij NH Hotel Group worden gehouden, is er altijd een betrouwbare persoon beschikbaar die snel oplossingen kan vinden die zijn afgestemd op uw behoeften, precies wanneer dat nodig is. Hoe directer u de communicatie kunt maken, hoe sneller er naar oplossingen wordt gezocht, wat betekent dat het evenement meteen weer op schema kan lopen.
Soms kunnen een paar minuten doorslaggevend zijn bij het oplossen van een crisis tijdens een evenement, en tegenwoordig kan technologie die tijd verrassend veel verkorten. Mobiele telefoons, tablets en intercoms zorgen ervoor dat informatie tussen alle leden van het team stroomt, en zijn een zeer nuttige investering.
Als u journalisten of fotografen heeft uitgenodigd, is het essentieel om hen van tevoren te informeren over het plan voor het evenement. Dat maakt hun werk gemakkelijker en helpt hen goed verslag te doen van het evenement. Het is bijvoorbeeld handig om een aantal zitplaatsen vrij te houden voor de pers en een exclusieve tijdslot te reserveren voor een fotosessie of interviews met de belangrijkste sprekers.
En mocht er toch een probleem zijn, dat moet u dubbel uw best doen om het op te lossen. Bovendien moet u al voorbereid zijn op en een communicatieplan klaar hebben voor elk soort crisisscenario. Laat verklaringen opstellen en goedkeuren, evenals persberichten, met standaard opmerkingen om zo snel mogelijk uit te geven. De journalisten geïnformeerd houden helpt te verzekeren dat u degene bent die de controle over de informatie heeft en maakt het gemakkelijker een eventuele negatieve focus weg te schuiven van het evenement zelf.
Om terug te komen op de situatie waarin uw belangrijkste spreker niet is komen opdagen: zoals we hebben gezien, moet u een oplossing voorbereid hebben om het evenement op schema te houden, en moet u ook een communicatieplan hebben opgesteld zodat de afwezigheid geen bron van geruchten wordt en interesse wegneemt van het evenement.
Ter samenvatting: het is essentieel om tijd te besteden aan het opstellen van een crisisbeheersplan en dit naar iedereen in het team te sturen. Investeer in technologische oplossingen om iedereen verbonden te houden en, indien mogelijk, houd van tevoren korte oefensessies. Met deze tips kunt u elk onvoorziene incident ondervangen en een crisisevenement voorkomen.
