Meetings Blog jun 01, 2018
U heeft veel op uw bord wanneer u een vergadering of evenement organiseert. Welk kleurenschema zult u kiezen? Hoe zullen de uitnodigingen eruitzien? Wat voor soort eten zult u hebben? Voordat u dat allemaal beschouwt, moet u echter beginnen met het vinden van de perfecte evenementenlocatie. Maar hoe neemt u een beslissing wanneer er zó veel opties zijn om uit te kiezen? Wij hebben 8 goede punten opgesteld om u te helpen uw zoektocht te vereenvoudigen en het kiezen van de perfecte evenementenlocatie gemakkelijker dan ooit te maken. U zult niets vergeten!
De meeste V&E-planners hebben een idee van wat hun budget zal zijn. Door uw financiële beperkingen te kennen, kunt u het bereik van de zoektocht verkleinen, waardoor u gemakkelijker bepaalde evenementenlocaties of plaatsen kunt in- of uitsluiten. Als u nog niet precies weet wat uw budget is, onderzoek dan op internet hoe eenzelfde soort evenement als dat van u er meestal uitziet en wat de geschatte kosten ervan zijn.
Er zijn een aantal dingen die gewoon niet mogen ontbreken bij uw evenement. Voor een congres heeft u bijvoorbeeld podiums, projectors en schermen nodig. Voor een auto-evenementheeft u grote ruimtes nodig waar auto’s in passen, autowasstraten in de buurt, en toegang tot de snelweg. Bij sommige NH-hotels hebben we speciale technologische voorzieningen beschikbaar, waaronder gebogen schermen, LED-apparaten en slimme ruimtes. En specificaties voor eten zijn essentieel bij elk evenement. Maak een lijst met onmisbare elementen; dit zijn alle dingen die u absoluut nodig heeft om uw evenement soepel te laten verlopen en een succes te maken. Maak echter ook een lijst met gewenste elementen, d.w.z. de flexibelere dingen die niet absoluut noodzakelijk zijn. U zult misschien verrast zijn hoe goed sommige evenementenlocaties u kunnen helpen alles te regelen wat u wilt!
Nee, u hoeft niet alles te weten over elke persoon die uw evenement bijwoont. Het is echter een goed idee wat onderzoek te doen naar het soort mensen dat uw evenement zou kunnen bijwonen (of in het verleden heeft bijgewoond). Het hebben van insider-informatie over het soort en aantal gasten zal u helpen een evenementenlocatie te kiezen met de juiste stijl en sfeer, evenals de juiste grootte voor het verwachte aantal aanwezigen. Controleer ook of er bijgebouwen zijn, voor het geval een ruimte of evenementenlocatie niet groot genoeg lijkt voor alle gasten.
Heeft u een datum in gedachten voor uw evenement? Sommige vergaderingen en evenementen vallen samen met andere evenementen of zijn afhankelijk van externe factoren. Als de datum van uw evenement wat flexibeler is, zijn er een paar dingen die u in gedachten moet houden. Kijk wanneer andere soortgelijke of concurrerende evenementen plaatsvinden, zodat u een conflict met potentiële aanwezigen kunt vermijden. Controleer of er lokale festivals of evenementen zijn die uw evenement kunnen verstoren (of juist meer aanwezigen naar uw evenement zullen lokken). En vergeet niet rekening te houden met het weer: als het koud is, wilt u misschien oplossingen zoals verwarming voor buiten en open haarden, terwijl u bij warm weer ventilatoren, airconditioning en nevelmachines nodig heeft.
Behalve uw evenement bijwonen, willen reizigers misschien ook de gekozen locatie verkennen. U moet zichzelf bekend maken met de stad om te zien of het de juiste keuze is voor uw specifieke evenement en uw specifieke aanwezigen. Is de cultuur gastvrij? Wat vinden de lokale inwoners van uw branche, merk enzovoort? Zijn er culturele evenementen of activiteiten die gasten kunnen bekijken? Wat zijn de vervoersopties? Ligt de evenementenlocatie op een handige en toegankelijke plek? Dit zijn allemaal goede dingen om in gedachten te houden. Wanneer u met NH Hotel Group samenwerkt, vraag dan naar de optie om een gratis aangepaste webpagina voor groepen te maken voor uw vergadering of evenement, die aanwezigen zal helpen kamers te boeken en hen zal informeren over belangrijke informatie (tijdschema’s, documenten, vervoer enzovoort).
Het is moeilijk de perfecte evenementenlocatie te vinden, maar het is gemakkelijker wanneer u de specificaties ervan bijhoudt. Onderzoek de capaciteit, de soorten en stijlen van vergaderruimtes, technische voorzieningen, audiovisuele materialen, parkeergelegenheid, aantal gastenkamers, eetgelegenheden, cateringopties, en wat dan ook u maar kunt bedenken. Het helpt als u van tevoren een lijst maakt, zodat u niet vergeet elk afzonderlijke element te controleren. Vergelijk de specificaties van de evenementenlocatie met uw lijst met onmisbare elementen. NH Hotel Group biedt iets extra’s in deze categorie met onze 3D Meeting Planner Virtual Planner® tool, die u helpt te plannen door u de afmetingen van de locatie, 3D-weergaven van elke ruimte, verschillende indelingen en perspectieven, verscheidene tafel-/stoelopties en nog zoveel meer te geven!
Maak een lijst met potentiële evenementenlocaties en bezoek elke, indien mogelijk. Zo voelt u de sfeer van de locatie, ziet u deze met eigen ogen en ontdekt u echt of deze geschikt is voor uw vergadering of evenement. Het is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan om elke locatie persoonlijk te bekijken. Als een face-to-face bezoek niet mogelijk is, plan dan een telefoon- of videogesprek met de vertegenwoordiger van de evenementenlocatie, zodat u er meer over te weten kunt komen en vragen kunt stellen die u misschien nog heeft. Bij NH Hotel Group zijn we altijd beschikbaar voor een bezoek; maak gewoon een afspraak. Of gebruik de eenvoudige en handige 3D Meeting Planner Virtual Planner® als u niet persoonlijk langs kunt komen.
De laatste stap in het planningsproces is eigenlijk iets waarover u moet beginnen na te denken wanneer u uw lijst met potentiële evenementenlocaties verfijnt. De klantenservice en het boekingsproces kunnen het verschil betekenen tussen het kiezen van de ene locatie of de andere. Met alles wat er gaande is tijdens het planningsproces, heeft u een evenementenlocatie nodig die gemakkelijk te boeken is en een vertegenwoordiger die altijd klaar staat om te helpen wanneer u twijfels of problemen heeft.
Met deze 8 belangrijke punten zult u de perfecte locatie kunnen kiezen voor uw komende vergadering of evenement. Wanneer u een evenementenlocatie in een NH-hotel kiest, geven we u graag gedetailleerde checklists om u te helpen aan elk kleine detail te denken. Bespaar tijd en verzeker een perfect evenement!
