Meetings Blog mei 25, 2018
Bent u voorbereid op de AVG? Weet u wat voor invloed het op uw vergaderingen en evenementen zal hebben? Laat ons u een overzicht geven van wat u moet weten over de nieuwe EU-wet… iets dat u zich niet kunt veroorloven te negeren.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming, die op 25 mei 2018 van kracht wordt, is een geüpgradede versie van de gegevensprivacywetten die al bestaan. De AVG is strikter en gaat gepaard met hoge boetes voor bedrijven die deze wet niet naleven. Het zal vrijwel zeker veranderen hoe u gegevens over aanwezigen uit de EU verzamelt, gebruikt en opslaat. Zelfs als u buiten de Europese Unie gevestigd bent of een evenement organiseert, is dit nog steeds van invloed op u als u gegevens over inwoners van de EU verzamelt.
Toestemming – aanwezigen moeten hun toestemming geven (actief in plaats van passief) voor het opslaan van hun gegevens, en u moet verzekeren dat ze duidelijk weten hoe deze vervolgens worden gebruikt.
Transparantie – alle gegevens die door uw organisatie worden opgeslagen, kunnen voor inzage worden opgevraagd door het betreffende individu en moeten binnen 30 dagen worden verstrekt.
Individuele keuze – als een individu verzoekt om hun toestemming in te trekken, hun opgeslagen gegevens te verwijderen of een kopie van hun gegevens naar een andere organisatie te verzenden, moet u dat verzoek inwilligen.
Beveiligingsstructuren – alle systemen en processen in uw organisatie moeten strikte beveiligingsmaatregelen ingebouwd hebben, en voor bepaalde bedrijven is een functionaris voor gegevensbescherming vereist.
Reactie binnen 72 uur – als er een beveiligingsschending wordt geïdentificeerd, moeten de gegevensbeschermingsautoriteiten binnen drie dagen worden geïnformeerd, anders kunnen er boetes worden opgelegd.
Hoewel veel van de benodigde veranderingen in de interne werking van uw bedrijf in de vorm van systeemupgrades zullen zijn, speelt u als evenementenplanner of boeker een belangrijke rol in de overstap op wat de ‘nieuwe norm’ zal worden.
Heeft u bijvoorbeeld een duidelijke en eenvoudige manier om de toestemming van uw aanwezigen en sprekers vast te leggen en op te slaan? En zijn uw registratieformulieren duidelijk over actieve toestemming in plaats van de meer verborgen ‘opt-out’ keuze? U zult moeten beschouwen wie in uw organisatie de opgeslagen gegevens mag bekijken, en hoe u kunt verzekeren dat lijsten (op papier of digitaal) nooit onbewaakt worden achtergelaten of met de verkeerde mensen worden gedeeld. Als u contactlijsten van derden ontvangt, onthoud dan dat u stappen moet ondernemen om toestemming van die individuen te krijgen, als ze die nog niet hebben gegeven.
Het is essentieel dat iedereen in uw organisatie zich bewust is van de nieuwe wet, dus als u dit nog niet aan hen heeft gecommuniceerd, ga daar dan nu mee aan de slag.
Het is dus duidelijk dat alle evenementenplanners, en iedereen die de persoonlijke gegevens van anderen gebruikt, zich volledig bewust moeten zijn van de veranderingen en maatregelen moeten treffen om de wet niet te schenden. Degenen die dat doen, hebben een uitstekende gelegenheid om verder te communiceren met aanwezigen door hun transparantie te bewijzen in hoe ze op een veilige en respectvolle manier met gegevens omgaan, wat vertrouwen opbouwt voor hun toekomstige relatie.
Naleving van de AVG is dan misschien niet bespreekbaar, maar door voor uw aanwezigen te zorgen, hen regelmatig te trakteren op fantastische marketinginhoud en hen altijd ‘wow’-evenementen te geven, krijgt u geheid hun toestemming. En met deze overeenkomst kunt u in contact blijven zoals u altijd heeft gedaan…
Voor meer informatie en een up-to-date bron over de AVG gaat u naar de officiële website van de EU.
