NH Hotels mei 30, 2023
Wilt u een evenement organiseren? Wij staan klaar om te helpen. Het plannen van een receptie kost een hoop tijd en moeite. Daarom hebben wij een complete checklist ontwikkeld om uw evenement te organiseren, als een steuntje in de rug voor u en uw team.
Waarom houdt u dit evenement? Probeert u mensen te onderwijzen over een specifiek onderwerp? Of is het een inzamelingsactie? Of een bewustzijnscampagne? Wat het doel ook is, het moet iets zijn dat veel voor u betekent. Uw gasten zullen merken dat u passie heeft voor het project en u nog meer steunen.
En als u uw doel helder voor ogen heeft, is dat ook goed voor uw motivatie en inspiratie. Pak pen en papier en noteer uw antwoorden op de volgende vragen:
Kunt u nog andere vragen bedenken voor deze lijst? Schrijf die ook op.
Het budget voor een evenement opstellen is één van de belangrijkste onderdelen van het planproces en een essentieel onderdeel van elke checklist om een evenement te organiseren. Bij elk evenement komen er diverse kostenposten kijken. Het is dan ook erg belangrijk dat u een realistisch beeld heeft van het budget dat u tot uw beschikking heeft en dat u daarmee een actieplan opstelt.
Kosten kunnen enorm variëren per evenement. Ze zijn afhankelijk van veel factoren, zoals het aantal gasten, de locatie, catering, bloemstukken, entertainment en verlichting. Op basis van uw financiële beperkingen moet u mogelijk besparen op bijvoorbeeld verlichting of een andere locatie kiezen, enz. Het is ook sterk aan te raden om wat extra geld opzij te zetten voor mogelijke noodgevallen en onverwachte omstandigheden.
De juiste datum kiezen is ook extreem belangrijk. U moet zeker weten dat er die dag geen andere grote evenementen plaatsvinden die uw evenement in de weg zouden kunnen zitten. Denk bijvoorbeeld aan verkeersopstoppingen, beperkte bronnen, en de mogelijkheid dat gasten al aanwezig zullen zijn bij het andere evenement. Let ook op dat uw evenement niet plaatsvindt op een feestdag.
Probeer zo snel mogelijk een datum te prikken, zodat u meer tijd heeft voor planning, boeken en het uitnodigen van de gasten, zodat zij de dag ook vast vrij kunnen houden. Houd ook rekening met het seizoen. Als uw feest plaatsvindt in Spanje is augustus mogelijk niet de beste keuze, omdat dit de warmste maand van het jaar is.
Idealiter is de locatie goed bereikbaar met auto en OV en is er voldoende parkeergelegenheid. U kunt beter eerst een datum prikken en dan pas uw locatie bepalen. En onthoud: hoe vroeger, hoe beter. Als veel deelnemers van veraf komen, is het aan te raden om een locatie in de buurt van het vliegveld of een hotel te kiezen.
Hebt u bepaald waar uw evenement ongeveer gaat plaatsvinden? Dan kunt u nu gaan vergelijken tussen locaties en eventueel onderhandelen over een lagere prijs voor u de definitieve locatie vastlegt. Hieronder staan een aantal belangrijke vragen die u de locatiebeheerder kunt stellen. Voeg ze vooral toe aan uw checklist om een evenement te organiseren:
Indien mogelijk: spreek met het personeel en kijk of ze vriendelijk en attent zijn. Dit zijn immers de mensen die uw gasten zullen bedienen.
In de volgende stap pakt u uw to-do-lijstjes erbij en houdt u een brainstormsessie, waarbij u rekening houdt met uw budget, datum en locatie. Houd deze lijst bij de hand, u weet immers maar nooit wanneer u weer iets nieuws bedenkt. Als u uw plannen zo bij de hand houdt weet u zeker dat u niets vergeet en dat ook de kleinste details worden geregeld.
Een checklist om uw evenement te organiseren is natuurlijk niet compleet zonder een gedeelte over branding en marketing. Begin met het uitkiezen van de kleuren en denk na over het design en gebruik van logo’s. Maak posters, nieuwsbrieven, blogs en neem contact op met andere bedrijven over het delen van uw evenement, maak een promotiepagina (bijvoorbeeld op Facebook of Eventbrite) en een speciale pagina op uw website waar mensen zich kunnen aanmelden.
Als het binnen uw budget past raden we u aan een marketingteam in te huren. Zij hebben de kennis en ervaring om het evenement te promoten en nuttige sociale media-apps te gebruiken, zoals Facebook, Instagram en LinkedIn. Deze apps zijn van cruciaal belang voor een geslaagde marketingcampagne.
Zodra de websites en sociale media zijn gelanceerd, is het tijd om live te gaan. Strategieën, zoals het aanbieden van ‘early bird’-tickets zijn een uitstekende manier om mensen te verleiden tot het kopen van tickets en om uw evenement vast op de kaart te zetten. Een ander voordeel van deze techniek is dat u al vroeg inzichten krijgt in wie interesse heeft in het evenement en wat wel en niet werkt op het gebied van marketing. Met deze gegevens kunt u uw strategie eventueel bijstellen.
Vergeet niet om herinneringen te sturen en uw evenement tot op het allerlaatste moment te promoten. Spoor uw gasten aan om het nieuws te verspreiden en vraag of vip-gasten en sprekers uw evenement ook delen met hun volgers.
Bij iedere receptie komt een enorme hoeveelheid vergunningen en licenties kijken, waarbij de details afhankelijk zijn van de locatie. Als de planner moet u zich in elk geval bewust zijn van de basisbeginselen. Hier volgt dan ook een korte lijst van de meestvoorkomende documenten:
Er zijn twee soorten alcohollicenties: één voor het serveren van bier en één voor het serveren van sterke drank. Een gevestigde evenementenlocatie is waarschijnlijk al in het bezit van alle licenties. Is dit niet het geval, dan moet u ze zelf aanvragen.
Voedsel wordt streng gereguleerd en moet voldoen aan diverse gezondheidscodes. U moet controleren of het cateringbedrijf of restaurant dat u inhuurt de juiste voedsel- en gezondheidsvergunningen heeft.
Geeft u een nieuwjaarsfeest of wellicht een groots jubileum dat u knallend wilt afsluiten? Let op: Vuurwerk is op veel plekken illegaal en u kunt hoge boetes krijgen als u illegaal in het bezit bent van vuurwerk. Zorg ervoor dat u goed op de hoogte bent van de lokale wetten.
Voor publieke bijeenkomsten heeft u bouwvergunningen nodig voor tenten of zitplaatsen. Daarnaast moeten alle gebouwen voor de veiligheid worden geïnspecteerd door de brandweer.
Veel locaties hebben strenge regels wat betreft openingstijden. Deze regels zijn er om de buren te beschermen tegen hinder. Als de locatie hier nog geen vergunningen voor heeft, moet u een ontheffing aanvragen.
Bureaucratie kan traag zijn, dus hoe vroeger u hiermee begint, hoe beter. We raden u aan om navraag te doen bij het lokale gemeentehuis voor de details, aangezien zij op de hoogte zijn van locatiespecifieke regelgeving.
Nu u de logistieke kant van uw evenement heeft geregeld, is het tijd om uw sprekers en entertainment te boeken. Vip-gasten en activiteiten vormen een effectieve manier om gasten bij het evenement te betrekken en geven ruimte voor nieuwe kennismakingen, teambuilding en simpelweg een prettige sfeer.
Als u niet precies weet wat voor entertainment u kunt bieden, kijk dan eens naar
meer entertainmentideeën voor bedrijfsevenementen, hier. Als u pennen, buttons en notitieboekjes wilt uitdelen, moet u deze van tevoren al bestellen zodat u genoeg heeft voor iedereen.
Nu alles is gepland kunt u taken gaan uitvoeren en de puntjes op de i gaan zetten.
Al uw harde werk werpt vandaag zijn vruchten af. Haal diep adem, geniet van de dag en klets met uw gasten. Als het evenement voorbij is staan er nog een paar taken op uw checklist om een evenement te organiseren. De belangrijkste taak: geef uzelf een schouderklopje voor dit geslaagde evenement.
En daarna: stuur bedankbriefjes of -e-mails aan uw sponsors, sprekers en alle anderen die hebben geholpen om uw evenement te laten slagen. Hierna kunt u uw budget updaten en alle facturen nalopen. Tot slot deelt u hoe geweldig uw evenement was. Stuur alle aanwezigen een e-mail met foto’s, video’s en updates. Houd contact met de deelnemers, want uw volgende evenement staat vast alweer op de agenda!
Download de checklist om een evenement te oragniseren voor evenementplanners
