Meetings Blog feb 27, 2017
Het kiezen van een uitstekende locatie die perfect is afgestemd op de kenmerken van het evenement, is essentieel als u uw aanwezigen wilt verbluffen.Dit alleen is echter niet voldoende: u moet ook elk van uw gasten ‘bereiken’, zodat hun tijd bij uw evenement een persoonlijke herinnering wordt.
Om dit te doen en de verwachtingen van uw aanwezigen te overtreffen, kunt u proberen hen te verrassen met enkele van de ideeën die we hieronder voorstellen:
Stel dat u een nieuwe plek bezoekt en iemand u bij uw naam verwelkomt. Zich op zo’n persoonlijke manier erkend voelen wordt altijd goed ontvangen en laat een blijvende indruk achter. Bij de meeste evenementen die u organiseert, is het zeer waarschijnlijk dat u niet elke aanwezige persoonlijk kunt begroeten. Maak daarom kleine gebaren die warmte en interesse tonen; kleine details die laten zien dat u heeft geprobeerd iets te weten te komen over elke aanwezige.
U kunt bijvoorbeeld de openbare informatie bekijken die uw gasten op hun sociale netwerken hebben staan, en kleine verwijzingen ernaar maken tijdens het evenement. Misschien zelfs een kaart of souvenir (T-shirt, tablethoesje, notitieblok, enz.) met hun allereerste tweet achterlaten: hoeveel van hen zullen “Hallo, wereld!” hebben getweet? Als u nog een stap verder wilt gaan, kunt u hen zelfs verrassen met een ‘digitaal vingerafdrukrapport’, een document waarin elke aanwezige zijn/haar digitale profiel en bereik kan ontdekken, dat gegevens bevat zoals hoelang ze al sociale netwerken gebruiken, hun geschiedenis van volgers, hun beste tweets en posts, hun VIP-volgers enzovoort. Ze zullen beslist een kick krijgen van die hilarische tweet die ze helemaal vergeten waren! Dit soort details zal indruk maken op uw aanwezigen en een mooie herinnering zijn die ze mee kunnen nemen.
U kunt ook gepersonaliseerde aspecten toevoegen tijdens de koffiepauze, bijvoorbeeld door het eten te versieren met het logo van uw bedrijf, waardoor het net zo belangrijk is om het eten en drinken te zien als te proeven.Bestel bijvoorbeeld lettervormige muffins en spel de naam van uw bedrijf uit op de dienbladen. U kunt ook logo’s op het fruit drukken met eetbare inkt of in poedersuiker op de cakes die worden geserveerd. Sommige NH-hotels bieden een optie waar veel om wordt gevraagd: elke gast een tube met heerlijke chocoladesnoepjes geven om mee naar huis te nemen. Fantasierijk en indrukwekkend! Beslist een hit.Voeg wat originaliteit toe aan wat u ontwerpt voor uw evenement. Zorg dat de catering bestaat uit lokale of traditionele gerechten van de regio waar het evenement wordt gehouden.U kunt ook lokale decoratieve elementen toevoegen aan de locatie waar u uw evenement houdt. Uw gasten die uit andere gebieden komen, zullen de lokale smaak ontdekken – zowel in het eten als in de decoratie – en zullen zich altijd blijven herinneren dat ze deze ervaring tijdens uw evenement hadden. Als uw aanwezigen uit de stad of regio komen waar het evenement wordt gehouden, kunt u iets origineels en leuks toevoegen door een andere draai te geven aan traditionele gerechten.Uw gasten zullen blij verrast zijn!
We weten dat het organiseren van een vergadering geen eendaagse oefening is voor een evenementenplanner. Het is geen kwestie van ‘s ochtends aankomen en ‘s middags weggaan, maar een kwestie van dagen of weken vóór het evenement alles tot aan de laatste details voorbereiden, zodat alles perfect is!
Het is daarom niet voldoende om alleen maar aan de basisbehoeften van uw gasten te voldoen: u moet alles van tevoren plannen en elke ervaring verbeteren, van transfers en accommodatie tot maaltijden en hoe ze hun vrije tijd kunnen doorbrengen.
Bij NH doen we alles wat we kunnen om uw aanwezigen een onvergetelijke ervaring te geven.Wij ondersteunen u bij elk detail van de hele reis. Heeft u bijvoorbeeld gasten die graag vroeg willen ontbijten of vroeg moeten vertrekken? Geen zorgen, wij hebben een oplossing: in veel van onze hotels bieden we tussen 04:00 en 06:00 uur ‘s ochtends ontbijt voor de vroege vogels. We kunnen ook een gepersonaliseerde transfer naar de luchthaven voor uw gasten regelen. Neem contact met ons op, dan helpen we u graag.
Als u van plan bent om gasten activiteiten voor in hun vrije tijd te bieden, kunnen we u helpen fietstochten door de stad te organiseren. Veel NH-hotels over de hele wereld bieden fietsverhuur – een leuke activiteit waar iedereen van geniet.
Vergeet tot slot niet dat veel van onze hotels fantastische restaurants, luxe spa’s en terrassen met panoramisch uitzicht hebben, die u zullen helpen speciale momenten in onvergetelijke omgevingen te creëren.
Volg deze tips en u zult veel karakter aan al uw evenementen kunnen toevoegen om een geweldige blijvende indruk op de gasten achter te laten.
