Meetings Blog okt 01, 2018
Evenementencommunicatie? We weten allemaal hoe belangrijk dit is voor het succes van een vergadering of evenement, hoe groot of klein dan ook. Dus waar moet u beginnen? Laten we een aantal basisprincipes op een rijtje zetten, waarna we de stappen vóór, tijdens en na een evenement kunnen doorlopen.
Als verantwoordelijke persoon voor uw vergadering of evenement heeft u al een goed idee van uw publiek, of zult u dat snel krijgen. Het aantal mensen, en soms de sector waartoe ze behoren, zal u helpen om al ver van tevoren de communicatiebehoeften te definiëren en er zijn veel communicatiegerichte tools, apps en social media die u kunt gebruiken.
Uw boodschappen tijdig en beknopt leveren is wat u goed op weg zal helpen voor een succesvol evenement… en dat begint al vroeg!
Communicatie vóór een evenement wordt zelden onderschat. Of u nu een vergadering voor 10 deelnemers of een handelsbeurs voor duizenden organiseert, de marketingpromoties, de locatiegegevens en het laatste nieuws zijn allemaal fundamentele elementen van elk plan. Hier volgt wat specifieke inhoud waaraan u moet denken nog voordat uw aanwezigen door de deur stappen:
Hoe vroeg u met de communicatie moet beginnen, hangt af van het soort, de omvang en het publiek van het evenement. Het is een goed idee om een duidelijk plan voor uw team te hebben uitgestippeld, waarin inhoud en aantal aanwezigen worden benadrukt. Vervolgens moet u hen duidelijke informatie geven over hoe de dag wordt ingedeeld in sessies, activiteiten enzovoort, zodat ze dienovereenkomstig kunnen plannen. Veel aanwezigen willen bijvoorbeeld heel graag weten wanneer de pauzes zijn, zodat ze zich kunnen voorbereiden op wanneer ze wie willen spreken om met hen te kunnen netwerken. Het kan aanwezigen ook helpen zich op de huidige sessie te concentreren wanneer ze weten dat er een pauze aankomt om e-mails te controleren of telefoontjes te plegen.
Een grote attractie voor uw evenement zal de sprekers en/of het geboden entertainment zijn. Wie zal er spreken? Zal er live muziek zijn of misschien een evenementspecifieke afspeellijst? Welke achtergrondinformatie kan daar van tevoren over worden gedeeld? Juiste promotie kan meer aanwezigen trekken en de gewenste toon zetten voor het evenement, waardoor u die waardevolle betrokkenheid van begin af aan al heeft.
Naarmate de grote dag nadert, waarderen mensen het heel erg als u hen informatie geeft over wat voor eten en drinken er beschikbaar zal zijn. Precies weten wat er tijdens het evenement wordt geboden en hoe er wordt omgegaan met allergieën en andere specifieke wensen, helpt aanwezigen zich comfortabel te voelen terwijl ze zich voorbereiden. De meeste aanwezigen willen ook weten wat het kledingvoorschrift is, vooral als het tegen de norm in gaat, en willen graag handige lokale kennis zoals inreisvereisten, vervoersopties en verwachte weersomstandigheden die het evenement kunnen beïnvloeden.
Wanneer de dag zelf aanbreekt, houdt de evenementencommunicatie niet op. De focus verandert echter wel, aangezien u veel van uw tijd zult besteden aan richtlijnen geven, herinneringen geven en over het algemeen iedereen in de juiste richting wijzen totdat de dag voorbij is.
Terwijl u aanwezigen herinnert aan het plan voor de dag, moet u ervoor zorgen dat alles duidelijk staat aangegeven. Een kaart, duidelijk zichtbare borden en benaderbaar personeel om de weg te wijzen kunnen allemaal de stroom van het evenement helpen. Technologie kan een rol spelen met informatietablets op geschikte plekken, die aanwezigen relevante informatie over de locatie kunnen geven. Profiteer bij het plannen altijd van de locatie-inspectie en beslis samen met de locatiemedewerkers hoe u uw communicatiepunten het beste kunt opstellen.
Herinner uw aanwezigen aan de technologische elementen waar ze zich bewust van moeten zijn, zoals evenementspecifieke mobiele apps. Het is ook essentieel hen eraan te herinneren dat het evenement aanwezig is op social media en welke hashtags ze kunnen gebruiken om hun netwerk op de hoogte te houden. De sleutel is om niet alleen informatie met hen te delen, maar hen ook met die informatie te laten interageren als onderdeel van het proces.
Het team dat op uw gekozen locatie werkt, speelt vaak een belangrijke rol om een groot succes te maken van uw evenement. Bedenk hoe ze u het beste kunnen ondersteunen bij het overbrengen van duidelijke boodschappen naar de aanwezigen. Nog een aspect om te beschouwen, is hoe het locatieteam u kan helpen feedback van de aanwezigen te genereren en verzamelen, waarbij u ofwel naar eerdere ervaring vraagt ofwel hen de middelen geeft om de feedback vast te leggen.
Na het evenementOké! D-day is voorbij en het ging allemaal goed. Maar hoewel u degenen die aanwezig waren misschien heeft bedankt en gedag heeft gezegd, houdt de communicatie met hen beslist nog niet op. Dus welke acties kunt u ondernemen?
Gebruik dezelfde communicatiekanalen als vóór het evenement om een welgemeend bedankje te sturen naar alle betrokkenen, en maak het persoonlijk waar dat gepast is. Dit is niet alleen gewoon beleefd, maar kan ook als herinnering dienen dat elke deelnemer een gewaardeerd en onmisbaar onderdeel van het succes van het evenement is.
Dit is uw kans om het evenement in te pakken zoals u wilt, in overeenstemming met de kernboodschap. Deel video’s van belangrijke speeches en foto’s van activiteiten; publiceer enquêteresultaten en nuttige vragen en antwoorden die zijn verzameld; en verstrek relevante contactgegevens wanneer dat gepast is. Onderschat niet hoe de afronding kan helpen het evenement nóg gedenkwaardiger te maken.
Uw evenement was een groot succes. Dit is het moment waarop u uw volgende moet gaan promoten, want u heeft een publiek dat nog steeds betrokken is. Door na het evenement een enquête te sturen, kunt u specifieke en praktische feedback verzamelen die kan worden gebruikt voor uw volgende evenement. De enquête moet kort en eenvoudig in te vullen zijn, en één of twee dagen na het evenement worden gestuurd wanneer het nog vers in het geheugen zit. Beschouw goede punten, slechte punten en ideeën voor verbeteringen, die onderwerpen zoals locatie, sprekers, processen enzovoort dekken. Kies echter niet voor gestandaardiseerde vragen, maar bedenk wat voor soort antwoorden echt waardevol voor u zouden kunnen zijn en aan uw doelen zijn gekoppeld. De opvolging biedt ook de gelegenheid om nieuws te verspreiden over toekomstige plannen, zodat u een stap vóór bent voor uw volgende evenement. Momentum kan zo’n krachtig hulpmiddel zijn!
Met deze tips heeft u alle factoren binnen handbereik die u moet beschouwen omtrent communicatie voor uw evenement. Vergeet ook niet uw team en alle andere betrokkenen bij het project aan te moedigen om iedereen op de hoogte te houden. Uw evenement zal dan gegarandeerd een succes zijn.
