Meetings Blog dec 10, 2021
Het vinden van de perfecte locatie voor een vergadering of evenement kan vaak een van de grootste uitdagingen voor planners zijn. En zoals de meeste uitdagingen in het leven, zou een roadmap om u de weg te wijzen u niet alleen naar de gewenste bestemming moeten brengen, maar er ook voor moeten zorgen dat u op tijd, verfrist en klaar bent om indruk te maken…
Voordat u aan uw route naar locatiesucces begint, is het belangrijk uw hersenen te kraken en wat vroege beslissingen te nemen over de belangrijkste punten die moeten worden gedekt. Dit is in feite waar u bepaalt wat er voor het rode licht staat (de elementen die niet-onderhandelbaar zijn), het oranje licht (de aspecten die flexibel zijn) en het groene licht (zeer wenselijke kenmerken). Verduidelijk bijvoorbeeld het budgetbereik, stel vast of het evenement beperkt is tot één land of stad, bereken wat het maximumaantal gasten kan zijn, en onderzoek welke gedeelde interesses de aanwezigen hebben. Zodra u deze groeperingen begrijpt, bent u klaar om de raderen in beweging te brengen.
Op basis van de informatiebeoordeling in Stap 1 zou u al een idee moeten hebben van de soorten locaties die zullen werken voor het evenement. Als de reisafstand beperkt is tot de lokale regio van de aanwezigen, maak dan een lijst met de locaties die aan uw doelen voldoen. Voor een meer internationale groep is het meestal het verstandigst een locatie te kiezen die voor de meerderheid werkt, maar zoals altijd spelen andere factoren ook een rol.
Een ervaring in een kosmopolitische hoofdstad zal uw gasten de kans geven om tussen sessies in de geschiedenis van de stad te verkennen voordat ze het bruisende nachtleven in duiken. Aan de andere kant biedt een verblijf op het platteland een avontuur in de buitenlucht en unieke teambuilding-mogelijkheden in relatieve rust. Voor sommige groepen moet u zelfs die moeilijk te vinden singular venue opgraven waarover ze na het evenement nog lang zullen doorpraten. Vergeet natuurlijk niet dat, tenzij u vervoer van deur tot deur regelt, comfortabele vervoersverbindingen vaak een grote vereiste zijn, waaronder parkeergelegenheid.
Betrouwbare en gratis WiFi-connectiviteit, geschikte capaciteit voor het publiek, een effectieve en flexibele tafelopstelling, moderne voorzieningen en technologie, indrukwekkende eetruimtes… de lijst kan soms eindeloos voelen. Gedurende uw discussies over de locatie, die ongetwijfeld moeten worden aangepast in de planningsfase, wilt u bevestiging krijgen van alle andere bijbehorende variabelen. Duurzaamheidsinitiatieven zijn tegenwoordig ook belangrijk voor de meeste leveranciers, dus controleer wat er wordt gedaan op de locatie om uw evenement zoveel mogelijk te ‘vergroenen’.
U moet ook nadenken over de stroom van uw evenement, en het aantal benodigde ruimtes zal de mate van complexiteit hier beïnvloeden. Sommige locaties die u ziet, zullen onmiddellijk een beeld schetsen van hoe hun huidige opstelling perfect zal werken voor het evenement, maar als dit niet het geval is, vraag dan hoe de configuratie aan uw vereisten kan worden aangepast. Dit kan betrekking hebben op zoiets eenvoudigs als uw Tempting Breaks-ruimtes of op een beter gecoördineerde stroom tussen presentatieruimtes.
Reizen kunnen tot in de kleinste puntjes worden gepland, maar dat betekent niet dat er onderweg geen obstakels zullen zijn die u moet ondervangen. Locatieplanning is niet anders, dus het hebben van marges voor verschillende uitdagingen die kunnen opduiken, kan uw redder in nood zijn, zelfs als ze vaak niet nodig zijn. Het weer is een duidelijke factor, dat afhankelijk van uw gekozen bestemming minder of meer voorspelbaar zal zijn, maar potentiële fluctuaties kunnen worden ondervangen door een locatie te hebben waar snel tussen binnen en buiten kan worden geschakeld en die verwarmings- of afkoelingsoplossingen kan bieden.
Het kiezen van een locatieleverancier met een trackrecord in het organiseren van allerlei soorten eersteklas vergaderingen en evenementen van elke omvang, is het equivalent van het afsluiten van die allriskverzekering voor uw auto.
Het doel van het evenement, de omvang ervan en de belangrijkste vereisten zullen u leiden naar het soort locatie dat geschikt zou zijn, aan de hand van de bovenstaande stappen. Vervolgens moet u de finishing touches goedkeuren om de reis tot de meest lonende conclusie te brengen.
De opties voor eten en drinken die beschikbaar zijn voor u, zijn eindeloos, maar een locatie die een eigen cateringservice biedt kan dat probleem misschien voor u oplossen. Vergeet niet dat als uw eerder geïdentificeerde doelen een focus op duurzaamheid omvatten, een nadruk op lokaal geproduceerde ingrediënten een aantrekkelijke benadering is, waarbij dieetwensen altijd in gedachten worden gehouden. Wat betreft de inrichting zijn de opties ook vrijwel eindeloos, dus beschouw de stijl van de locatie, de foyer en de vergaderruimtes voor een afgestemde benadering.
Zoals u al weet, zijn er zelden twee evenementenplanningsreizen precies hetzelfde, maar u kunt verzekeren dat uw gekozen locatie de juiste is voor succes door een roadmap te volgen zoals degene die we hebben uiteengezet. Voor meer tips en advies is ons team van experts altijd beschikbaar om de mogelijkheden te bespreken.
