Phil, Jay, Gloria en de rest. We hebben allemaal onze eigen favoriet bij Modern Family, maar wat als ze aanwezig waren bij uw volgende evenement? 

“Hoi. Welkom bij het lanceringsevenement van vandaag. Wat is je naam?”

“O, hallo daar! Mijn naam is Dunphy. Phil Dunphy. Bevoegd om te amuseren. Maar zeg dat niet tegen Claire.”

Zou u zich kunnen voorstellen dat de personages van het tv-programma Modern Family, dat meerdere awards heeft gewonnen, bij uw volgende evenement aanwezig zouden zijn? Nou, dat is u waarschijnlijk al een keer gebeurd, dus hier voor uw amusement zijn Phil, Haley, Jay en Gloria…

“Denk binnen de doos. Dat klopt, ik zei ‘binnen’. Want terwijl iedereen elkaar achterna zit buiten de doos, wat is de doos dan? Leeg!” – Phil Dunphy

De sympathieke Phil zou beslist een positieve invloed hebben op elk evenement waar hij zou komen opdagen. Optimistisch over de dag vanaf het moment dat hij aankwam, zou hij het middelpunt van elke break-outgroep en netwerksessie zijn. Hij zou uiteraard elke mogelijke poging doen om de coolste gast in de ruimte te zijn, en die extreme pogingen zouden er vrijwel zeker toe leiden dat hij faalt en anderen vaak lastigvalt die zich graag op de sessie willen blijven concentreren.

Omdat enthousiasme zijn ‘ding’ is, zou hij graag willen helpen met elke taak die gedaan moet worden en misschien een brainstormsessie willen houden met zijn unieke stijl die, hoewel goed bedoeld, iedereen gemakkelijk gek zou kunnen maken. Geef hem duidelijke richtlijnen en limieten voor wat er moet worden bereikt, dan laat hij zien dat hij daartoe in staat is.

Hij is gemakkelijk afgeleid en net een hyperactief kind, dus u wilt hem misschien extra goed in de gaten houden en hem op de doelen gefocust houden. Hij houdt vooral van zijn draagbare technologie, dus u moet ervoor zorgen dat er een constante stroom van activiteiten is die hij op zijn iPad moet beantwoorden tussen de sessies door of zelfs tijdens de sessies.

Dus om met mensen zoals Phil om te gaan, moet u bij het plannen van uw vergadering verzekeren dat uw presentaties interactief zijn en dat u nieuwe technologie gebruikt om de aanwezige gefocust te houden op de geleverde inhoud. Zorg er ook voor dat u hun energie gebruikt en stuurt tijdens kleinere vergaderingen zoals interne sessies of brainstormsessies, aangezien ze uw helpende hand kunnen zijn zonder dat u het merkt.

“Er verdomd goed uitzien brengt verdomd veel verantwoordelijkheden met zich mee.” – Haley Dunphy

Jong, mooi en ingenieus ontmoet… een beetje een warhoofd. De oudste van de drie dotjes van Phil en Claire zou uw evenement vol positieve verwachtingen bijwonen, en er zou genoeg om haar heen moeten gebeuren om te verzekeren dat ze tot het eind zou blijven of in ieder geval niet de hele vergadering lang aan haar telefoon geplakt zou zitten. Zorg ervoor dat u bij het plannen van uw evenement altijd rekening houdt met de behoeften van millennials. Geef strakke richtlijnen en impactvolle en duidelijke boodschappen, en verzeker dat er aan al hun basisbehoeften wordt voldaan, waaronder WiFi, hashtags enzovoort. We willen niet dat ze aan het eind van de dag haar teleurstelling uploadt naar haar populaire blog en social media-accounts.

Wat zou een millennial behalve de inhoud van de vergadering waarderen? Waarschijnlijk een modern decor, een opvallend uitgestald buffet en veel milieuvriendelijke initiatieven. Als u hiervoor zorgt tijdens het voorbereiden van uw evenement, krijgt u een 10+ van hen.

“Ik snap dat Thanksgiving een belangrijke dag is voor families die elkaar niet vaak zien, maar wij zien elkaar constant. “ – Jay Prichett

Wat u ziet is wat u krijgt met deze aanwezige. En als hij naar uw vergadering komt omdat hij daartoe gedwongen was, kan dit wat spanning opleveren. De aanwezige-die-niet-wil-deelnemen zal, net zoals Jay, andere aanwezigen in de ruimte zijn mening geven over alle details die hij niet leuk vindt. Net zoals bij Jay zal zijn opmerking waarschijnlijk subtiel maar scherp zijn, of een eenvoudig “O, jeez”.

Uw collega, die verantwoordelijk is voor het plannen van de vergadering, weet welke Jay-achtige aanwezigen er zullen komen en vraagt u om advies over hoe zij moeten worden behandeld en hoe hun ervaring kan worden verbeterd.Vergeet niet dat Jay het soort persoon is dat dwazen slecht kan uitstaan, maar die eerste humeurige indruk van hem zal plaatsmaken voor zijn deskundige mening en deelname zodra u hem heeft overtuigd. Als hij een kans ziet om iemand te helpen, dan doet hij dat.

Hoe kunt u dit voor elkaar krijgen? Zorg er ten eerste voor dat de vergadering goed geolied is. Wees duidelijk over waar, wanneer en hoelang de vergadering zal zijn. Zorg dat de ruimte perfect is opgesteld om discussie en informatie-uitwisseling aan te moedigen. Bied technologische ondersteuning om gegevensdeling mogelijk te maken, maar ook meer standaard opties zoals papier, plakbriefjes, kleurcodering enzovoort als er moet worden gebrainstormd. En om de effectiviteit van de vergadering te verhogen, zorgt u ervoor dat er iets te eten en drinken in de ruimte is. Net genoeg om de hersenen te laten blijven werken.

“Ik vind het fijn dat je kalm bent, dat je eerst denkt en dan doet. Dat heb ik nodig in mijn leven.” – Gloria Pritchett

Stelt u zich nu eens voor dat u Gloria bij uw evenement heeft, maar niet als gast… als de voornaamste spreker! Ze is piekfijn gekleed en is er niet tevreden mee om alleen maar de hoofdpresentatie te doen. Ze wil de grootste ster van het evenement zijn! Hoewel dit op zichzelf problemen kan opleveren, kunt u haar met wat planning gemakkelijk tegemoetkomen.

Mits het geen andere problemen oplevert, kunt u proberen te voldoen aan haar wens om zich belangrijk te voelen en van tevoren met haar afspreken hoe ze een gepaste entree maakt. U kunt een privéruimte voorbereiden waar ze de andere sprekers van de dag kan ontmoeten – een geweldige kans om te netwerken en ervaringen uit te wisselen – en proberen voor eten en drinken te zorgen dat ze lekker vindt. De kleine details onthouden, zoals haar favoriete drankje klaar hebben staan op het podium of de tafel, kan echt een verschil maken met dit soort gast.

Zorg dat ze niet teveel verwacht. Als ze 2.000 mensen verwacht en er maar 300 zijn, zal ze teleurgesteld zijn. Zorg ervoor dat ze van tevoren weet tegen wat voor soort publiek ze praat. En deel haar speech tijdens de sessie gerust op social media en zorg dat ze weet dat u dat heeft gedaan! Zo wordt de ervaring voor iedereen verbeterd wanneer ze later vrij is om met alle aanwezigen te netwerken.

Het geweldige aan mensen is dat we allemaal anders zijn, vaak met heel andere persoonlijkheden. Wat weliswaar problemen kan veroorzaken, als u niet voorbereid bent op de mogelijk onconventionele levensopvattingen van sommige mensen. Maar als evenementenplanner, die altijd alles een stap vóór is, kunt u verzekeren dat de opzet van al uw evenementen perfect is om met iedereen te kunnen omgaan, hoe aanmatigend of buitengewoon hun karakter ook is.