Meetings Blog sep 13, 2019
Omdat u zó gefocust bent op het bemachtigen van de juiste locatie, de beste sprekers en het lekkerste eten, en uiteindelijk het verzekeren dat uw gasten naar het evenement komen, hecht u soms minder belang aan hoe en waar uw aanwezigen zullen zitten. Het is essentieel om dit aspect te beschouwen en te verzekeren dat de impact die u op uw publiek wilt maken, ook daadwerkelijk wordt geleverd. Zit u comfortabel? Oké, laten we een paar van de belangrijkste elementen bekijken…
Van kleine vergaderingen tot grote conferenties, de vereisten voor zitplaatsen kunnen aanzienlijk variëren. Neem bijvoorbeeld een onderhandeling op hoog niveau, waarbij u waarschijnlijk twee kleine teams tegenover elkaar wilt hebben zitten zodat ze zich volledig kunnen concentreren en dicht genoeg bij elkaar zitten om een duidelijk gesprek te kunnen voeren. En hoe zit het met een open presentatie? Daar wilt u dat alle ogen op de spreker zijn gericht en is nauw contact minder noodzakelijk. Dan zijn er ook nog trainings- of brainstormsessies, die worden verrijkt door een combinatie van gefocuste aandacht, werkruimte en interactie.
Door rekening te houden met de vereisten van de groep, kunt u vervolgens beslissen hoe u het zitplan het beste kunt opstellen…
Zodra u weet wat de doelen van de sessie zijn, wie erbij betrokken zal zijn en potentieel welke stijl de presentatie heeft, kan de opstelling worden gepland. Een klaslokaalopstelling, met rijen stoelen die allemaal dezelfde kant op staan, houdt alle ogen naar voren gericht en als er ook tafels zijn, kunnen er notities worden gemaakt op papier of tablets. De hoefijzervormige en U-vormige opstellingen worden op soortgelijke manier gebruikt – de laatste met tafels – en helpen aanwezigen om met elkaar en de gespreksleider te communiceren. U kunt de U-vorm desgewenst ook sluiten en er een rechthoek, vierkant of cirkel van maken, waarbij iedereen naar binnen is gericht, wat kan helpen discussies productiever te maken. En dan is er natuurlijk nog de klassieke directiekameropstelling, vaak geschikt voor onderhandelingen of kleine teamvergaderingen.
Zodra u alle opstellingen heeft begrepen en de beste heeft gekozen, wat ook wordt beïnvloed door de beschikbare locatieruimte, kunt u nu gaan nadenken over de meest geschikte soorten stoelen…
Stoelen. Daar valt niet veel over na te denken, toch? Zolang ze maar comfortabel genoeg zijn en iedereen in de ruimte past. Dat is het enige, toch? Nou, niet helemaal. Tegenwoordig zijn er zo veel opties voor stoelen dat het een goed idee is om te bedenken welke het meest effectief voor uw evenement zouden zijn. Stevige ergonomische stoelen voor die ene onderhandeling zijn waarschijnlijk het meest geschikt, maar in andere omstandigheden is het misschien verstandiger om voor iets veel creatievers en leukers te kiezen. Gekleurde krukken, zitzakken of zelfs Pilates-ballen veranderen meteen de sfeer van de ruimte, en kunnen worden weerspiegeld in de stemming van de aanwezigen. Er zijn ook tijden wanneer zitten op de vloer (om te relaxen na een sessie) of iedereen laten staan (bij een cocktailparty op een terras) de perfecte keuze is.
Waar het op neerkomt (zowel figuurlijk als letterlijk het achterwerk van aanwezigen), is dat een zitplan niet iets onbelangrijks is dat op het laatste moment in elkaar kan worden geflanst. Het verdient zorgvuldige planning en kan, als het goed wordt gedaan, een merkbare impact hebben op de communicatiedoelen van uw evenement, en uiteindelijk het succes daarvan. Dus ga niet op uw handen zitten, maar praat met de experts bij NH Hotel Group en vind de ideale oplossing.
