U hebt zoveel tijd, energie en passie besteed aan het creëren van het evenement van het seizoen, maar dit is niet het moment om te ontspannen. U moet voor zoveel mogelijk bekendheid zorgen zodat zoveel mogelijk mensen aanwezig zijn. Hoe kunt u reclame maken voor uw evenement om zoveel mogelijk kaartjes te verkopen? Het kan ontmoedigend lijken, maar we zullen het hier duidelijk uiteenzetten, inclusief een voorgestelde tijdlijn:
1. Ten eerste als belangrijkste: u moet uw doelgroep identificeren.
Alles wat volgt, moet met deze specifieke groep mensen aanspreken, dus het is essentieel om te weten wie u aanspreekt. Het heeft geen zin om tijd, moeite en geld te besteden aan het promoten van uw evenement voor mensen die niet aanwezig zijn, hoe aantrekkelijk uw promotie ook is. U wilt zich vanaf het begin richten op waarschijnlijke deelnemers. Als u eerder een soortgelijk evenement hebt georganiseerd, is dit de gemakkelijkste plek om te beginnen. Bestudeer uw eerdere bezoekers grondig.
Als u geen gegevens hebt van een evenement uit het verleden, neem dan een kijkje bij andere evenementen die vergelijkbaar zijn met die van u. Welke toon gebruiken ze om hun evenement te adverteren? Hoe promoten ze hun evenement op sociale media en welke inhoud gebruiken ze? Welke sociale mediaplatforms gebruiken ze? Als u al een mailinglijst hebt, gebruik deze dan om meer te weten te komen over wat voor soort evenementen u klanten / cliënten/ fans al bijwonen. Door een eenvoudige vragenlijst te sturen, kunt u hun achtergrond, waar ze online rondhangen en hobby’s en alle andere informatie achterhalen waarvan u denkt dat het zal helpen.
Met al deze informatie zou u een typisch bezoekersvoorbeeld moeten kunnen maken. U zult op dit punt waarschijnlijk hun geslacht, leeftijd en beroep kennen. Hiermee kunt u een persona maken die u rechtstreeks aanspreekt in alle inhoud en advertenties die u gaat maken. Misschien is hij Michael, een 40-jarige man die in de financiële sector werkt (uit uw onderzoek waaruit bleek dat 72% van de aanwezigen man is, dus uw persona is een man. Typische aanwezigen zijn tussen de 35 en 55 jaar oud en werken in financiën en daarom is Michael dat ook. )
Wanneer moet u het doen: 6+ maanden voor het evenement.
Zonder een idee van uw doelgroep, kunt u zich niet volledig richten op het adverteren voor uw evenement.
2. Maak een specifieke evenementenwebsite of landingspagina.
Deze landingspagina is het middelpunt voor reclame voor uw evenement en de belangrijkste manier om alle informatie te delen die uw bezoekers moeten weten. U moet de datums, tijden, locatie en ander basismateriaal opnemen. U kunt deze ruimte ook gebruiken om op te nemen wie spreekt (als er iemand spreekt) op uw evenement of eventuele aanwezige influencers. Voeg indien mogelijk ook video’s en getuigenissen toe van eerdere evenementen die u heeft gehouden.
Het belangrijkste is natuurlijk een CTA (Call To Action) voor mensen om gemakkelijk kaartjes voor het evenement te kopen. Er zijn veel manieren waarop u uw eigen landingspagina kunt maken, hoewel dat misschien ontmoedigend aanvoelt. Een gebruiksvriendelijke, professionele en gratis website is via deze aangepaste groepswebsite voor evenementen van NH Pro.
Wanneer moet u het doen: 6-5 maanden voor de vergadering.
Zoals het kennen van uw publiek, hebt u dit nodig voordat de zware reclame begint.
3. Uw huidige publiek is natuurlijk al een groep die u al kent en vertrouwt, dus focussen op e-mailmarketing is echt nuttig.
U moet uw lijst segmenteren, zodat u uw evenement op het juiste publiek richt. Aan degenen die al een evenement in het verleden hebben bijgewoond, kunt u een korting via e-mail aanbieden. Of een korting voor early birds exclusief voor e-mailabonnees.
Later in het proces, wanneer de datum van het evenement dichterbij komt, kunt u “last-call”-berichten gebruiken om reclame te maken voor uw evenement, dat kan helpen bij het verkopen van kaartjes aan degenen die het niet willen missen. Zelfs een paar dagen voor het evenement is het een goed idee om een herinneringse-mail te sturen naar degenen die nog steeds geen kaartje hebben gekocht voor het geval ze het vergeten waren.
Wanneer het te doen: gedurende de hele campagne, afhankelijk van timing.
Er zijn veel soorten e-mails die moeten worden verzonden, afhankelijk van de groep en de tijdlijn.
4. Houd rekening met uw gebruik van taal, ontwerp en branding
Zorg dat al het reclame- en marketingmateriaal op elkaar afgestemd is. Branding, kleuren en design zijn de allereerste indruk die de meeste potentiële bezoekers zullen krijgen, dus maak het indrukwekkend en dramatisch.
Wanneer het te doen: 6 maanden voor het evenement.
Vanaf het begin, vanaf de landingspagina, tot e-mailbanners en alle promotie-inhoud in de toekomst.
5. Integreer het evenement in uw gebruikelijke contentmarketing.
Hoe? Als u meestal YouTube-video’s plaatst, voeg dan gewoon een CTA toe aan het begin of bij de notities. Als u een blogger bent, bespreek dan het evenement in een blog. Voeg infographics toe op LinkedIn of Instagram. Vergeet niet om uw evenementbranding consequent te gebruiken in al deze contentmarketing.
Wanneer het te doen: 2-3 maanden voor het evenement en helemaal tot op de datum.
Zelfs content na het evenement houdt uw bezoekers gemotiveerd om contact met u te houden en meer te leren over aankomende evenementen.
6. Benut de kracht van sociale media.
Dit is een grote, dus we zullen het wat meer opsplitsen:
- 6.1 Om een back-up te maken van uw eigen contentmarketing, kunt u overwegen een social media-campagne te voeren. Advertenties leveren ongetwijfeld uitstekende resultaten op. Als het de eerste keer is dat u zich verdiept in betaalde marketing, overweeg dan om dit uit te besteden aan een professional. Maar Facebook, Instagram, LinkedIn en Google maken het relatief eenvoudig om het zelf te doen als u met een budget werkt. Denk erover na om A/B-tests uit te voeren om ervoor te zorgen dat uw advertenties zo effectief mogelijk zijn. U kunt ook advertenties weergeven op lookalike-doelgroepen via Facebook, wat een geweldige manier is om nieuwe potentiële deelnemers te bereiken als u aan het begin van dit proces hard hebt gewerkt om uw doelgroep te bereiken. Natuurlijk is LinkedIn de eerste plaats om te beginnen voor specifiek zakelijke advertenties. Dit platform maakt het eenvoudig om zelf te adverteren als uw evenementenbudget het uitbesteden hiervan niet dekt. U kunt uw eigen doel kiezen (bezoeken aan websites zijn het beste om potentiële deelnemers naar de landingspagina van uw evenement te krijgen). Nogmaals, het vorige werk dat u aan uw doelgroep heeft besteed, is hier van vitaal belang om ervoor te zorgen dat u uw evenement via LinkedIn op uw ideale markt richt.
Wanneer moet u het doen: 6-8 weken voor de gelegenheid.
- 6.2 Retargeting-advertenties, deze verschillen enigszins van advertentiecampagnes die tot doel hebben een nieuw publiek naar de landingspagina van uw evenement te brengen. Dit gebeurt iets dichter bij de datum van het evenement en het doel is om in de gedachten te blijven van potentiële bezoekers. Ze zijn u en uw evenement eerder tegengekomen, maar hebben nog geen kaartje gekocht. Geef deze mensen een tweede kans om dit te doen met retargeting.
Wanneer moet u het doen: 3-5 weken voor het evenement.
- 6.3. Benader een social media-influencer om mee samen te werken. Kijk of een van de aanwezigen een grote aanhang heeft en schenk ze merchandise en kaartjes voor hen om weg te geven (of zelf te houden) en hen te vragen informatie over het evenement te delen met hun publiek (samen met de link naar uw evenementpagina natuurlijk)! Op dezelfde manier blijft u de keynote speakers die naar uw evenement komen of de makers van inhoud waarmee uw werkt promoten en delen op uw eigen sociale media. Hiermee bereikt u hun publiek voor uw evenement en het potentiële bezoekersnet verbreden.
Wanneer moet u het doen: 3-6 weken voor het evenement.
- 6.4. Organiseer een wedstrijd of weggeefactie op sociale media. Wedstrijden creëren altijd een opwinding en helpen het aantal volgers te verhogen. Meestal moeten ze, om de gratis kaartjes te winnen, een vriend “taggen die mogelijk geïnteresseerd is” of een reactie achterlaten over het evenement. Hoe meer reacties een bericht heeft, hoe meer het social media-platform het aan andere mensen zal laten zien.
Wanneer moet u het doen: 1-2 weken voor de conferentie.
- 6.5. Maak een hashtag voor evenementen en gebruik deze overal. Naast een gratis manier om te adverteren, helpt het u ook om andere mensen te volgen die over uw evenement praten. Moedig mensen aan om het zelfs op de dag van het evenement te blijven gebruiken om vragen te stellen die u snel kunt vinden en efficiënt kunt beantwoorden, en geef uw bezoekers daarmee vertrouwen en beveel toekomstige evenementen aan.
Wanneer moet u het doen: tijdens het hele proces.
- 6.6 Maak video’s! Video’s zijn zeer effectief op social media om uw evenement te promoten. Een voorbeeld zijn video’s van wat er van te voren achter de schermen van een evenement plaatsvindt. BTS-inhoud zorgt ervoor dat uw publiek zich onderdeel voelt van het evenement en zorgt voor een buzz rond het evenement. Deze video’s kunnen ook aansluiten bij uw samenwerking met influencers en social media-wedstrijden.
Wanneer moet u het doen: 1-2 weken voor het evenement.
- 6.7. Vergeet ten slotte niet de kracht van het plaatsen van berichten in relevante Facebook-groepen en LinkedIn-communities. Sociale media-communities zijn geweldige plekken om reclame te maken voor een evenement. Zoek door groepen waar uw ideale deelnemer graag rondhangt en begin gesprekken of voeg waarde toe aan bestaande gesprekken. U kunt rechtstreeks linken naar de landingsspagina van uw evenement, of misschien is het een goed idee om een evenement op Facebook te maken, zodat de lezer de website of app niet hoeft te verlaten om toegang te krijgen tot uw evenementdetails.
Wanneer moet u het doen: 3-4 maanden voor het evenement.
7. Tenzij u een passie hebt voor fotografie en vaardigheden erin, is het investeren in een professionele fotograaf een goed idee.
Foto’s van hoge kwaliteit zijn een must voor inhoud en reclame op social media. Vraag uw fotograaf om wat materiaal over het evenement vast te leggen om het evenement te hypen en om op de dag zelf aanwezig te zijn om momenten vast te leggen die u in de toekomst kunt gebruiken om reclame te maken voor uw volgende evenement.
Wanneer moet u het doen: tijdens het hele proces.
8. Vergeet niet om na het evenement OP TE VOLGEN
U bent misschien uitgeput na het hosten van een succesvol evenement, maar laat dit momentum niet verloren gaan. Gebruik de foto’s van het evenement om een e-mail naar uw bezoekers te sturen met een verslag van het evenement en een “hier is wat u hebt gemist” aan degenen die niet aanwezig waren. En voeg de datum van het volgende evenement toe of een algemeen “tot de volgende keer”.
Wanneer moet u het doen: 1 week na het evenement
Hopelijk heeft u genoeg informatie gekregen om u gefocust te houden terwijl u zich voorbereidt om uw volgende evenement uit te verkopen. Elk beetje helpt en vergeet niet dat uw een sterke stijging van de verkoop zult zien als de datum dichtbij komt, aangezien veel mensen administratieve taken zoals kopen van kaartjes tot het laatste moment uitstellen. Blijf doorgaan met alle manieren die worden vermeld om reclame te maken voor een evenement. Hier is een vereenvoudigde tijdlijn als checklist om tijdens het hele proces bij de hand te houden:
6 maanden voor het evenement
- Identificeer uw doelgroep
- Lanceer de landingspagina van uw evenement
- Maak een Facebook-evenement
- E-mail uw vorige deelnemerslijst met een korting voor early birds
- Definieer uw evenementspecifieke branding.
3-5 maanden voor de vergadering
- Begin met posten in Facebook-groepen, LinkedIn en online gemeenschappen
- Promoot influencers en keynote sprekers
- Stel hashtag voor het evenemen in.
6-8 weken voor de conferentie
- Promoot makers van inhoud en keynote-sprekers
- Huur een fotograaf in
- Gebruik contentmarketing op uw gebruikelijke platforms
- Gebruik online advertenties.
3-5 weken voor het evenement
- Retargeting-advertentiecampagne
- E-mailcampagnes voor mensen die eerder interesse hebben getoond
- Vraag influencers om te beginnen met posten over uw evenement.
1-2 weken voor het evenement
- Post video’s over wat er achter de schermen gebeurt op social media
- Stuur de e-mail met de laatste kans
- Organiseer een wedstrijd voor social media.
Dag van het evenement
- Gebruik uw hashtag
- Neem online contact op met deelnemers
- Plaats live updates op social media.
Na het evenement
- Bedank iedereen voor het komen op sociale media
- Stuur meer gedetailleerde e-mail over het evenement (inclusief aan degenen die niet aanwezig waren)
- Overweeg een enquête te sturen aan deelnemers
