Meetings Blog jan 19, 2017
Zich aan het beschikbare budget houden is noodzakelijk in de vergaderingen- en evenementenbranche. Het is echter lastig uw aanvankelijke budget niet te overschrijden om een voordelig evenement te organiseren. Het is essentieel om duidelijke doelen te hebben als u binnen uw budget wilt blijven en een succes van het evenement wilt maken.
Hier volgen 5 belangrijke stappen om de meest gemaakte fouten bij de budgetplanning voor uw vergadering of evenement te voorkomen.
Afhankelijk van of het doel algemene bekendheid, loyaliteit of verkoop is, kunnen de services die u moet investeren verschillen. Het is ook erg nuttig om naar vorige evenementen te kijken als dit niet de eerste editie ervan is.
Doelgroepen zijn natuurlijk belangrijk bij het plannen van het evenement. Als u bijvoorbeeld een bijeenkomst voor foodies aan het plannen bent, zal catering een van de prioriteiten zijn en moet u uw inspanningen op dit gebied richten om een echt succes van uw evenement te maken.
De kosten van de perfecte locatie, catering en benodigdheden vormen de basiskosten van elk evenement en moeten als eerste worden opgenomen bij het uitwerken van uw budget. Als u bij NH Hotel Group een ruimte voor meer dan honderd aanwezigen boekt, zult u automatisch, en zonder extra kosten, profiteren van onze Ambassador-service met een exclusief toegewezen vertegenwoordiger die u bij elke stap adviseert met een uitzonderlijke service die verder gaat dan het contracteren, produceren en factureren van uw evenement.
Naast het budget van uw evenement ontvangt u misschien extra geld van sponsors of ticketverkoop. Het hebben van een realistische schatting zal u helpen onaangename verrassingen te voorkomen. Als u op dit geld kunt vertrouwen als extra budget, kunt u misschien uw gasten extra ervaringen bieden, in bekendere sprekers investeren of het gebruiken om meer aanwezigen aan te trekken. Het is helemaal aan u.
Zorg dat u uw evenement organiseert met ervaren medewerkers die u kunnen helpen duidelijke verbruiksgoederen aan te wijzen en uw lijst met benodigdheden op te stellen. Bij NH Hotel Group zult u een Personalized Professional Answer ter beschikking hebben die in het eerste budget een lijst met services zal opnemen op basis van uw behoeften, en het grote plaatje van elke opgenomen service is van begin af aan duidelijk. Daarnaast zullen onze experts in de Specialized Advisory Service u helpen uw budget te optimaliseren dankzij hun ervaring en kennis van elke business.
Vaste kosten zijn de kosten die u aan het begin vastzet, zoals voor de locatie, congressprekers of audiovisuele apparatuur.
Variabele kosten – zoals voor catering, printwerk of welkomstpakketten – variëren meestal juist afhankelijk van het aantal aanwezigen. Bedenk hoe die fluctuatie uw budget kan beïnvloeden. Wees duidelijk over voorwaarden, servicecontracten, annuleringsbeleid enzovoort, aangezien deze ongewenste verrassingen kunnen verhullen in de kleine lettertjes.
Bovendien is het van cruciaal belang dat u kunt vertrouwen op een partner die de onvoorspelbaarheden van evenementplanning begrijpt. Bij NH begrijpen we dat de voorspelling niet altijd 100% juist is. Daarom hebben we flexibele tarieven, zodat klanten bijvoorbeeld niet het hele bedrag van eten en drinken hoeven te betalen als een bepaald aantal bevestigde gasten niet naar het evenement is gekomen.
Identificeer het punt waarop aan de beschikbare resources en verwachte onkosten wordt voldaan. Plan uw budget rondom dat break-evenpoint.
Of u nu uw eigen live-evenement organiseert of dat voor een klant, het is fundamenteel om altijd een kleine budgetlijn beschikbaar te hebben voor onvoorziene uitgaven die wel in het oorspronkelijke budget zijn opgenomen maar niet in de onkosten zijn toegewezen.
Dit laat uw managers of uw klanten weten dat als een van de bovenstaande punten faalt, u niets uit uw mouw hoeft te toveren om een succes te maken van uw voordelige evenement. Als u er geen gebruik van maakt, dan is dat een besparing op het aanvankelijke budget.
En tot slot: mis geen enkel detail van uw budget met onze checklist van services voor evenementen die we u bieden, die als richtlijn kan worden gebruikt en last minute problemen zal helpen te voorkomen.
