Meetings Blog feb 21, 2019
Jaar na jaar zijn er gedenkwaardige feesten die de glitter en glam van de Oscars volgen en waar iedereen bij wil zijn. Niemand vergeet bijvoorbeeld de extravagante verlichting die gepaard gaat met het jaarlijkse evenement van Vanity Fair of de hand-outs van Gucci bij Madonna’s. Waarom zijn deze feesten zo’n succes? Wat zijn hun geheimen? Welke tips kunnen we leren uit de planning van die spectaculaire feesten en toepassen op onze eigen evenementen, ongeacht de omvang of gelegenheid? We hebben besloten om een kijkje te nemen…
Er wordt nog steeds gesproken over de veiling van het feest van Elton John, waarsbij een corvette van Sharon Stone voor meer dan $1 mln werd verkocht, of toen Aerosmith-ster Steven Tyler een verblijf in zijn Hawaiiaanse residentie aanbood. Een enkel moment zoals dat blijft lang in het geheugen handen, en kan het verlangen opwekken dat mensen de volgende keer terug willen komen, en nieuwe deelnemers aanmoedigen om mee te doen.
Bedenk voor uw eigen vergadering of evenement hoe u de deelnemers naar huis kunt sturen met herinneringen die zullen blijven leven, en die graag deel willen uitmaken van uw volgende ervaring. De unieke locatie is één manier om dit te bereiken, en wat u daarna aanbiedt tijdens de gelegenheid kan het bijzonder maken. Hoe kan het décor hun fantasie stimuleren? Zijn er spelletjes of activiteiten om hen bezig te houden? Welke andere verrassingen kunt u achter de hand houden totdat het gordijn wordt teruggetrokken?
Wat vaak kan gebeuren is dat de afterparty is ontworpen op basis van de persoonlijkheid, of principes, van de beroemdheid die het host. Als de gastheer bijzondere aandacht heeft voor het voorkomen van klimaatverandering, hebben we bijvoorbeeld de wens gezien om nul afval te promoten tijdens de viering. Het vermijden van wegwerpbekers en -borden, ervoor zorgen dat geschenken echt nuttig zijn en niet in de prullenbak belanden in de ochtend, en het regelen dat het overgebleven voedsel aan behoeftigen word gegeven, zijn allemaal manieren om dit te doen.
Bedenk wie de belangrijkste focus van ons evenement is, of wat de belangrijkste doelstelling is. Op basis hiervan kunt u uw vergadering of evenement plannen om de belangrijke facetten op te nemen om elementen zoals persoonlijkheid, stijl en levenshouding over te brengen. Het milieu-aspect is een voorbeeld, maar kan ook worden gericht op ervaringen zoals een gevoel van glamour, een duik in geavanceerde technologie, of een leuke nacht van nostalgie. Wees duidelijk over wat de persoonlijkheid van uw evenement zou moeten zijn, en zorg dan dat alles samenkomt.
Het lijdt geen twijfel dat het de bekendste beroemdheden zijn die uiteindelijk de luxe locaties van de Oscars na de feestjes bezetten. Denzel Washington, Miley Cyrus, Emma Stone, Ryan Reynolds…de grootste namen in Hollywood en daarbuiten willen allemaal een plek in de schijnwerpers en een stoel aan tafel. Als u met de headliners wilt spreken, dan is dit de plek om het te doen, en er is zeker een topster om mee te praten en te entertainen.
Net als deze feesten, is de kans om met andere aanwezigen te communiceren een waardevolle kans voor hen. Het delen van kennis uit de branche, het creëren van nieuwe klanten of leveranciers, het bevorderen van het zakendoen, teamverbondenheid – komen allemaal voort uit het netwerken dat plaatsvindt tijdens vergaderingen en evenementen over de hele wereld. De lijst met deelnemers die u samenstelt bevat mogelijk niet de sterren van het grote scherm, maar moet altijd goed worden overwogen. En dat geldt ook voor de spreker !
Het voedsel dat bij één van Oscar-feestjes wordt geserveerd zijn meestal kleine porties. De mensen willen met elkaar praten, terwijl ze ondertussen genieten van versnaperingen. Mooie borden en bestek kunnen gemakkelijk worden gepakt en weer worden neergezet, en er moet rekening worden gehouden met een grote verscheidenheid aan smaken. Als er een grote opkomst is, kan het gebruik van specifieke obers voor bepaalde afdelingen vaak het meest efficiënt blijken. Vergeet ook niet dat chique cocktails en desserts vaak de show stelen – zoals Elton’s espresso milkshakes met mini-donuts!
Ongeacht de omvang van uw evenement, is het bieden van een aantrekkelijke dineroptie een garantie om te worden herinnerd. Het idee van verleidelijke versnaperingen op Oscar-feestjes is een goed idee om te volgen, waardoor de aanwezigen naar hartenlust kunnen genieten van een favoriete hapjes. Probeer altijd een paar items te hebben die discussie veroorzaken – misschien iets dat voor opschudding zorgt in de huidige trends op het gebied van de gastronomie – en tegenwoordig heeft het vaak de voorkeur om specialiteiten (bijvoorbeeld glutenvrij) als onderdeel van het geheel te laten zien, in plaats van apart. Als de bescheiden hamburger goed genoeg is voor Vanity Fair, waarom zouden we dan food trucks niet als alternatief voor uw publiek beschouwen?
In de aanloop naar de Oscars elk jaar wordt de media overstelpt met informatie, niet alleen over de prijzen zelf, maar ook over de afterparty’s. Wie gaat waar naar toe? Wat zullen ze dragen? Hoe zal de locatie worden ingericht? Het is moeilijk om er aan te ontsnappen in de media, op de televisie, op de radio, en de afgelopen jaren natuurlijk op sociale media. De Vanity Fair neemt al enige tijd exclusieve foto’s van beroemdheden voor Instagram, en plakt vervolgens hun hashtag #VFSC op elke beschikbare oppervlakte.
Marketing uw evenement is cruciaal voor het succes ervan. Kijk naar de afterparty planners voor de nacht van de Academy Awards en gebruik alle tools die u heeft om de meest verleidelijke attributen te promoten voor degenen die u wilt aantrekken. Sociale media zijn duidelijk een grote speler, en het gebruik van beelden en video heeft bewezen een sterkere betrokkenheid te stimuleren. Houd de blogs van expert-planners in de gaten voor nieuwe communicatie-ideeën en pas ze aan op uw behoeften en gebruik ze tijdens het hele evenement.
Zo werkt het dus. Volg de stappen van de succesvolle planners van de Oscar-afterparties, en bereid u voor om te genieten van al het applaus zodra uw vergadering of evenement voorbij is. Ze kunnen u zelfs een prijs geven…
