Meetings Blog nov 14, 2019
Wanneer bent u op uw best? Die vraag is op allerlei manieren te beantwoorden maar in tijden van stress hoort daar zeker niet bij. Dat stress hoort bij evenementenplanning is een feit. Maar geeft het geen goed gevoel als u het laatste item kunt afstrepen en kunt terugkijken op hoe ‘goed u alles in de hand’ had tijdens uw meest recente succesvolle evenement? Tijdens de planning zaten er natuurlijk wat hobbels in de weg en niet alles verliep zoals vooraf bedacht, maar u heeft uw hoofd de hele tijd koel weten te houden en wist de druk eraf te halen wanneer dat nodig was. Misschien hebt u een paar van onze stressverlagende tips gebruikt …
Vraag na vraag. Probleem na probleem. Er zijn perioden in het leven van een evenementenplanner, vooral tijdens het evenement zelf, wanneer u geen tijd over lijkt te houden om adem te halen. Switchen tussen de taken die u zichzelf hebt gesteld, én die van de klant en wie er verder nog maar bij betrokken is, is op zich al een uitdaging. Wanneer u daar nog de constante stroom van vragen aan toevoegt – want iedereen weet dat u alle antwoorden hebt – is het belangrijk dat we accepteren dat ons brein zijn beperkingen heeft.
Probeer dus niet alle informatie in uw hoofd op te slaan. Schrijf het op. U kunt hiervoor een efficiënt papieren systeem gebruiken, maar een online tool ligt meer voor de hand. Dit lijkt eenvoudig advies, maar als u dit niet consistent doet, slaat de informatiestress toe. En wanneer dat gebeurt, begint de adrenaline te stromen. Dit is geen hogere wetenschap, gedurende het hele proces is het belangrijk om georganiseerd te zijn.
Tegenwoordig zijn er eindeloos veel hulpmiddelen beschikbaar voor evenementenplanners. Steeds nieuwe technologische ontwikkelingen betekenen dat alles – van het registreren van deelnemers en het verwerken van betalingen tot het promoten van het evenement en alle interactie – mogelijk is via een website of applicatie. Dat is geweldig … als er tenminste verstandig mee om wordt gegaan.
Voordat u overhaast elke nieuwe rage gaat gebruiken die u bent tegengekomen of u is aangeraden, moet u eerst bedenken welke echt iets bijdragen aan uw plannen en het uiteindelijk succes van het evenement. Wat u bijvoorbeeld niet wilt, is ondergesneeuwd raken door al het werk dat komt kijken bij het up-to-date houden van verschillende social-mediakanalen als het overgrote deel van de belangstelling via maar één van die kanalen komt. Als u weet wie uw doelgroep is en wat uw doelstellingen zijn, kan dit helpen bij het kiezen van de juiste tools ( soms is technologie niet het antwoord) voor het uitvoeren van uw plannen en beperkt dit de hoeveelheid tijd die van u wordt gevraagd.
Het kopje van dit advies zal wellicht wat verbaasde blikken uitlokken. Velen zullen beamen dat multitasken de enige manier is om te overleven als een evenement nadert, en vooral op de dag zelf. Dat valt niet te ontkennen, maar om de druk die daar ongetwijfeld mee gepaard gaat te verlichten kunnen we alternatieve vormen van aanpak overwegen.
De planningsfase vergt absoluut zoveel mogelijk gerichte aandacht. Wijs dus voldoende tijd toe aan elk van de taken die moeten worden afgehandeld. Het is bewezen dat het tegelijk uitvoeren van meer dan één activiteit doorgaans van negatieve invloed is op de effectiviteit. Maakt daarom gebruik van uw kernkracht: planning. Stippel een duidelijk pad uit in de aanloop naar het evenement en bepaal wanneer wat klaar moet zijn, en houd u daar zoveel mogelijk aan. Probeer op de dag zelf verantwoordelijkheden op subtiele en vriendelijk manier te delegeren aan de daarvoor beschikbare mensen. Denk aan het toewijzen van rollen aan locatiemedewerkers, sprekers en zelfs deelnemers. Zij zullen de extra betrokkenheid waarschijnlijk leuk vinden en het geeft u meer ruimte om adem te halen.
U staat aan de vooravond van het evenement en alles lijkt volgens plan te verlopen. Om u voor te bereiden op een goede nachtrust kunt u een virtuele (of echte, als dat mogelijk is) wandeling maken door hoe de dag naar verwachting zal verlopen. Hoe zal het contact tussen deelnemers verlopen? Hoe ziet het schema van uw gastspreker eruit? Past de geplande natuurlijke flow bij het beoogde doel? Zijn er potentiële bottlenecks die u in het oog moet houden?
Door op deze manier alle potentiële vragen en uitdagingen te doorlopen, kunnen u en uw team de volgende dag fris en vol vertrouwen en positiviteit aankomen op de locatie. Er zullen altijd dingen anders lopen dan gepland, maar door de meeste van tevoren te visualiseren, zult u de onverwachte situaties zonder al te veel moeite kunnen oplossen.
Een gezonde levensstijl is iets waar de meesten van ons naar streven en stressvermindering is een van de vele voordelen. Het lijkt voor de hand liggend, maar iedere kans die u krijgt om de benen te strekken en een frisse neus te halen tijdens uw werkdag is een enorme bonus. Bent u actief aangelegd dan kan een korte work-out in de sportschool of sportwedstrijd nog meer helpen omdat u dan dieper ademhaalt en uw spieren ontspant. Of kies voor meditatie. Iets eenvoudigs als dagelijks 15 minuten de tijd nemen om de geest te laten ontspannen kan wonderen doen om stress buiten de deur te houden. Een ander alternatief zijn bewegingstherapieën zoals yoga of tai chi. En vergeet niet om suikerhoudende snacks te vermijden. Om de een of andere reden lijken die het aantrekkelijkst wanneer u onder druk staat, maar ze helpen u niet om met die druk om te gaan. Een goede manier om dit wel te doen is door het voorbereiden van gezonde snacks toe te voegen aan uw dagelijkse planning.
Een andere factor is de geestelijke gezondheid. Terwijl u probeert alle ballen in de lucht te houden en constant perfectie nastreeft, zullen plannen vaker dan niet uit de koers raken. Laat de droom van perfectie varen. Natuurlijk zullen er onderweg problemen optreden, dus het gaat er meer om dat u leert ermee om te gaan als ze zich voordoen. Door te accepteren dat er zich op het laatste moment nog problemen zullen opduiken, en dat sommige details misschien moeten worden aangepast, kunt u veel rustiger beginnen en blijven. Oh, en zorg dat u ook altijd een geschikt back-up plan hebt voor de grote elementen van het evenement.
Communicatie is uiterst belangrijk in organisaties. Praat met de partners, medewerkers en leveranciers. Houd continu contact met ze en informeer ze over details of nieuws dat van invloed kan zijn op hun werk.
Ontwikkel ook uw delegatievaardigheden. Een echte leider coördineert een team en vertrouwt zijn collega’s, een groep experts, in elke stap van de evenementenplanning. Zorg voor 360° overzicht van het hele proces, zodat u speciale aandacht kunt besteden aan bepaalde problemen die uw aandacht nodig hebben.
Wees positief. Met een open en optimistische blik zult u eerder een oplossing vinden of de gevolgen van tegenslag kunnen beperken. Vraag familie en vrienden om u te steunen: uw naasten weten wat uw sterke en zwakke punten zijn en weten wellicht wat de perfecte manier is om u te motiveren.
Van beginners in de branche tot doorgewinterde professionals, stress is inherent aan de rol van een evenementenplanner. Maar door een aantal van onze bovenstaande tips te volgen, weet u die stress hopelijk onder controle te houden. Bij de NH Hotel Group zorgen we voor een team van evenementspecialisten om het u nog gemakkelijker te maken. Neem dus contact op en voel hoe uw schouders zich ontspannen …
