Tips voor de Grote Dag

Het is zover. Het moment waar al die maanden van hard werk en geduld naartoe hebben geleid, de dag van het evenement! U heeft de perfecte locatie geboekt, u heeft personeel, catering en sprekers geregeld en het programma is goed opgesteld. Maar wat nu? We leiden u door een ‘checklist’ die u in gedachten moet houden, om u te helpen de best mogelijke service te bieden en te verzekeren dat u de beste resultaten krijgt van de toewijding die u in deze dag heeft gestoken voor u, uw klant en de aanwezigen.

Allereerst – u zult het al eerder hebben gehoord maar u zult het nu opnieuw lezen: Wees altijd voorbereid. Beschouw de volgende tips als een miniversie van een ‘Overlevingsgids voor evenementen’.

Hopelijk heeft u al de stappen ondernomen om uw leven en dat van uw aanwezigen gemakkelijker te maken door een gepersonaliseerde website te implementeren die speciaal voor het evenement is gemaakt, waar alles wat uw aanwezigen nodig hebben op één plek staat. Dat is precies waarom we de Aangepaste webpagina voor groepen hebben gemaakt: zodat planners die hun vergadering of evenement in onze locaties houden, een gemakkelijke en gestroomlijnde manier hebben om alle benodigde informatie op één gebruiksvriendelijke plek te delen.

Vóór de daadwerkelijke dag van het evenement is het essentieel om te dubbelchecken of u zelf helemaal klaar bent voor wat de dag u zal brengen, en of u de juiste voorzorgsmaatregelen heeft getroffen om kleine problemen te voorkomen die later in grotere problemen kunnen veranderen. Overweeg bijvoorbeeld een evenementen-toolkit die het volgende bevat:

Extra afdrukken:

• Essentiële lijsten: Hoewel het gebruikelijk is om een speciale website of mobiele app te hebben of zelfs te proberen het gebruik van natuurlijke bronnen te verminderen, of zelfs te vertrouwen op uw computers of telefoons voor de lijsten met aanwezigen en de volgorde van het programma, kan technologie weleens falen en u in de steek laten.
• Banners en borden: Print alle borden voordat u de locatie betreedt, vooral als er kleurenafdrukken nodig zijn. Neem voor de zekerheid ook extra borden mee.
• Badges en labels: Zorg voor een draagbare printer die hiervoor is ontworpen, of print ze van tevoren met een lege ruimte waarin de naam van onverwachte gasten met de hand kan worden geschreven.

Andere essentiële benodigdheden:

• Pennen, plakbriefjes, plakband, notitieblokken, schaar.
• Cadeaus voor sprekers, VIP’s, klanten.
• EHBO-doos, zonnebrandcrème.
• Laptop en mobiele telefoon en hun opladers.
• Back-up-USB met alle evenementdocumenten opgemaakt en klaar om te printen.

Nu u voorbereid bent en de benodigde hulpmiddelen heeft om de meeste onverwachte situaties en gemiste details te ondervangen, gaan we kijken waar u op de dag van het evenement zelf op moet letten. Vergeet niet dat u een NH-expert ter beschikking heeft om u te helpen met uw vragen, bezorgdheden, eventuele veranderingen in de opzet en meer.

Dus waar moet u op letten?

Bij aankomst:

• Loop door de locatie zodat u precies weet waar alles is: Waar het personeel pauze neemt en waar sprekers moeten wachten. Controleer of de toegewezen toiletten werken en bevoorraad zijn. Ingangen en uitgangen.
• Doorloop de dag: sprekers, cateringtijden, personeelsshifts, beweging van aanwezigen.
• De garderobe moet strategisch worden geplaatst zodat deze vóór de registratie wordt bezocht maar niet als eerste te zien is. Zorg dat de positie ervan de bewegingsstroom niet belemmert of wachtrijen in de doorloopruimte creëert.
• Borden moeten worden geplaatst na de eerste doorloopruimte. Zo kunt u zelf beslissen waar borden en wegwijzers het beste kunnen worden geplaatst, zodat ze gemakkelijk te zien zijn, logisch zijn en voor de juiste bewegingsstroom zorgen.
• Test audiovisuele apparatuur om gênante onderbrekingen te voorkomen, waaronder projectors, draadloze apparaten, internetverbinding en lichtpositionering. Test deze bovenal bij aankomst, maak uzelf bekend met de operator en test alles later nogmaals.
• Bereid de sprekers voor. Zet flesjes water neer. Zorg voor eventueel benodigde decoraties of banners. Weet waar de microfoons van de spreker zijn en leg ze neer waar ze gemakkelijk te vinden zijn.
• 
  Controleer de catering en verzeker dat er aan verzochte dieetwensen is voldaan. Vraag uw NH-expert indien nodig om de catering met het personeel te doorlopen en hen essentiële informatie te geven die ze mogelijk nodig hebben.
• Zet de registratietafel op en leg de naambadges daarop neer. Zorg dat u weet waar extra afdrukken, reservebadges en de EHBO-doos moeten worden bewaard. Dit kan daar een ideale locatie voor zijn.
• Trefpunten voor noodgevallen moeten worden aangeduid, en er moet ook een trefpunt voor het team worden gekozen.
• Bereid de fotograaf voor als er een is ingehuurd, zodat u weet dat hij/zij op de beste momenten de beste foto’s maakt.

Nogmaals, zoals we hierboven al zeiden, veel van deze punten zullen in handen zijn van de NH-expert die aan uw project is toegewezen en u op elke mogelijke manier helpt.

Dus het evenement is aan de gang en het is tijd om met de stroom mee te gaan, toch? Nou, nee. Helemaal niet. Het is nu tijd om alerter dan ooit te zijn en klaar te zijn om meer vragen te beantwoorden dan u voor mogelijk hield.

Dus wat zijn de incrementele taken waar u gedurende de dag op moet letten?

• Begroet aanwezigen, vooral VIP’s, sprekers en sponsors.
• Schenk aandacht aan VIP’s, sprekers en sponsors, waarbij u verzekert dat u hen eerlijk prioriteert.
• Schenk aandacht aan de sprekers. Wijs het juiste personeelslid aan om de sprekers te begeleiden, van microfoons te voorzien en te helpen, tenzij u dit zelf doet.
• Stroom van aanwezigen. Zorg dat de juiste signalen worden gegeven om te verzekeren dat aanwezigen vóór, tijdens en na pauzes op de vereiste manier de evenementenruimte in en uit lopen.
• Maakt catering deel uit van de dag? Controleer of de personeelsleden de timing in acht nemen. Moeten er voortdurend drankjes worden rondgedeeld? Gebeurt dat ook?
• Over eten gesproken… vergeet niet om zelf te eten en te drinken, en uzelf korte pauzes te geven op strategische momenten gedurende de dag.

…U kunt weer ademen! Het evenement is voorbij. Deaanwezigen zijn weg en het cateringteam heeft alles ingepakt en is vertrokken. De ruimte is efficiënt schoongemaakt en alle spullen zijn opgeruimd en goed opgeborgen. Sprekers en VIP’s zijn bedankt. Foto’s zijn genomen. Gearchiveerde enquêtes, feedbackformulieren en gastenlijsten zijn klaar om te worden geanalyseerd en geëvalueerd. Nog een succesvol evenement, en u heeft een welverdiende pauze nodig.

Deze tips komen van de ervaring van onze experts, van het advies dat anderen hebben gegeven, en van jarenlange proefondervindelijke activiteiten. Natuurlijk zijn er talrijke manieren om een succesvol evenement te benaderen, te organiseren en uit te voeren en zijn we altijd bereid om te leren.

Wat denkt u?

U denkt vast dat we iets vergeten zijn, toch? U vraagt zich af: “Hoe zit het met de takenlijst voor na het evenement?”

Wacht maar af!