Meetings Blog nov 15, 2018
Of u nu een klant ontmoet om de nieuwste plannen te bespreken of een potentiële locatie bezoekt om een rondleiding te krijgen, onderweg zijn hoort bij het leven van een evenementenplanner. Efficiënt blijven en nuttige taken gedaan krijgen terwijl u weg van kantoor bent is een waardevolle vaardigheid, en wij zijn hier om wat tips te geven voor hoe u dat voor elkaar kunt krijgen.
U zit dan misschien niet op uw normale plek, maar u bent nog wel aan het werk. Het is belangrijk om mensen te laten weten wat uw omstandigheden zijn, aangezien de e-mails niet ophouden alleen maar omdat u weg van uw werkplek bent. Stel een informatief ‘Out of Office’-bericht in waarin u uitlegt dat u weg bent, een alternatieve contactpersoon vermeldt en zegt dat u zo snel mogelijk zult antwoorden. Overweeg echter ook wat creativiteit aan het geautomatiseerde bericht toe te voegen op basis van wat u waarschijnlijk zult ontvangen. Een kans om iemand te wijzen op uw nieuwsbrief of een registratiepagina, of misschien zelfs een mogelijkheid om te netwerken door uw social-mediagegevens te delen, zodat ze u kunnen volgen en met u kunnen communiceren.
U reist, dus u heeft bagage. Pak alles slim in en overweeg de opties die voor u beschikbaar zijn voor uw reis. Of u nu per auto, bus, trein of vliegtuig reist, hoe u uw bezittingen meeneemt kan gemakkelijker worden gemaakt door een tas of koffer van goede kwaliteit te kiezen. Bedenk wat u mee moet nemen en investeer in tassen en koffers die het beste zullen werken. U zult dankbaar zijn dat u dat heeft gedaan!
Kies voor een koffer met wieltjes als u veel spullen moet meenemen (misschien wat zware apparaten, zoals uw draagbare computer) – uw schouders en rug zullen dat waarderen – of kies voor een rugzak als u alleen kleine en lichte spullen hoeft mee te nemen.
Controleer ook de weersverwachting voor uw bestemming om te verzekeren dat u de juiste kleding inpakt. Kies veelzijdige kledingstukken, zodat u hetzelfde stuk voor verschillende gelegenheden kunt gebruiken. Vergeet niet uw toilettas te controleren. Bekijk de specifieke richtlijnen van uw luchtvaartmaatschappij als u niet van plan bent uw bagage in te checken, aangezien u geen flesjes van meer dan 100 ml vloeistof mag meenemen.
Let er tijdens het inpakken op dat u uw broeken, truien en schoenen onder in uw koffer met wieltjes stopt. Doe uw lichtere kledingstukken daarbovenop, zoals jurken, overhemden of blouses. Alle kleding die niet snel kreukt, zoals jeans of onderhemden, moet worden opgerold in uw koffer.
Het is 2023 en de vraag is tegenwoordig niet meer zozeer of u technologie gebruikt tijdens uw reis, maar meer wat en hoe nuttig de technologie die u meeneemt is. Uw mobiele apparaat zal waarschijnlijk aan veel van uw behoeften kunnen voldoen, dus zorg ervoor dat u het optimaal benut.
Extern werk is tegenwoordig belangrijk, vooral in een sector zoals vergaderingen en evenementen. Ontdek een aantal zeer handige apps op deze website.
Kijk bijvoorbeeld eens naar TripIt of TripCase. Deze maken het verzamelen en bijhouden van al uw reisboekingen, restaurantreserveringen enzovoort heel eenvoudig. Meer organisatie binnen handbereik wordt geboden door Todolist, een eenvoudige app die verzekert dat kleinere taken voor de reis niet over het hoofd worden gezien. Hoewel we in een wereld met steeds meer WiFi- en netwerkverbindingen leven, is het essentieel om overal gemakkelijke toegang tot uw documenten te kunnen hebben. Zet alles in verband met uw afspraken in Google Drive, OneDrive of DropBox voor gemoedsrust, en wanneer u weer verbinding heeft wordt alles probleemloos gesynchroniseerd.
Natuurlijk hebben moderne gadgets stroom nodig, dus zorg dat u altijd reserveopladers en draagbare powerbanks in een van die handige vakken van uw zorgvuldig uitgekozen bagage heeft zitten (vergeet uw koptelefoon niet!).
Op welk tijdstip van de dag eet u graag? Heeft u een voorkeursroutine voor wat en waar u eet? Wanneer u afspraken weg van kantoor of huis heeft, moet u natuurlijk een alternatief vinden. Kijk naar de komende dag(en) en plan wanneer u kunt bijtanken. Misschien heeft u tijd om ergens te gaan zitten voor lunch of diner, maar zo niet, kijk dan waar u iets kunt kopen om even snel tussendoor te eten. Een paar van uw favoriete gezonde snacks in uw tas kunnen u ook de nodige opkikker geven wanneer uw lichaam en geest op hun scherpst moeten zijn.
Onderschat de kracht van een goede nachtrust niet. Probeer zoveel mogelijk en overal waar dat kan te rusten. Een dutje kan uw batterij opladen terwijl u in een vliegtuig of trein zit. Volg dit advies en u zult zich hernieuwd en fris voelen, en 100% klaar voor elke afspraak of vergadering.
Er zijn uiteraard gaten in het rooster die u aan het planningsproces kunt toevoegen. Deze gaten kunnen met van alles worden gevuld, van het bijpraten met andere klanten en het bevestigen van sprekers tot het lezen van sectornieuws en het bijwerken van social-mediapagina’s (vooral als u ergens bent om specifieke foto’s/content te maken en delen). Vergeet niet dat deze gaten ook waardevolle momenten van reflectie kunnen zijn en u de kans kunnen geven om na te denken over verdere creativiteit in uw planning.
Elke evenementenplanner waardeert het belang van tijd, dus productief blijven wanneer u onderweg bent betekent dat u uw productiviteit kunt maximaliseren voor elk van die kostbare minuten tussen nu en de volgende grote dag. Zoals ondernemer Peter Drucker ooit zei: “Efficiëntie is dingen juist doen; effectiviteit is de juiste dingen doen.” Beide zijn sleutels tot succes.
