Meetings Blog okt 13, 2017
Toen Microsoft-oprichter Bill Gates 20 jaar geleden voorspelde dat het niet lang zou duren voordat iedereen via een mobiel apparaat zou communiceren, was zelfs hij misschien wel verbaasd over hoe deze handheld-technologie het dagelijks leven heeft getransformeerd. En in de hedendaagse wereld van smartphones en apps voor evenementenplanning zijn deze nog nooit zo waardevol geweest om doelen te helpen bereiken. We bekijken vijf apps die momenteel beschikbaar zijn op de markt en onze aandacht hebben getrokken. Misschien introduceren we u wel tot uw favoriete app voor evenementenplanners om nog vele evenementen mee te plannen.
Hoewel het aanvankelijk niet zo bekend was, is de kans groot dat u een DoubleDutch-product heeft gebruikt als u ooit een aangepaste evenementen-app heeft gedownload. Het bedrijf bestaat al sinds 2011, en met zijn mobiele aanbod kunt u een app ontwikkelen om de betrokkenheid van aanwezigen tijdens uw handelsbeurs of congres bij te houden. De sleutel tot het succes van dit product is heel eenvoudig: door uw aanwezigen aan te moedigen intuïtief te interageren via hun mobiele apparaat, krijgen ze een betere en meer gecontroleerde ervaring, terwijl u de gegevens over hun betrokkenheid kunt verzamelen en die kunt gebruiken voor follow-up en toekomstige verbeteringen.
Van polls en enquêtes voor aanwezigen tot gamificatie van discussies en stimulatie van live interactie via een activiteiten-feed, de app creëert de mogelijkheid om beter te netwerken en de aandacht van aanwezigen te focussen om geschikte banden te scheppen op wederzijds overeengekomen tijden. En dankzij de GPS-gelinkte berichtenfunctie kunt u ook updates pushen, afhankelijk van de locatie van de aanwezige, waaronder informatie over een spreker in de buurt.
Het doel van Attendify, in de eigen woorden van het bedrijf, is om “evenementenplanners te helpen sterkere relaties met hun aanwezigen op te bouwen via boeiende, social-first mobiele evenementen-apps”. En gelukkig doen ze dat vrij goed. Door de relaties tussen alle belanghebbenden van het evenement te koesteren, maakt deze volledig aangepaste app voor evenementenplanners het leven van een planner veel gemakkelijker en wordt de vooraf geïnvesteerde tijd, hoe kort dan ook, meer dan gerechtvaardigd door de beloningen na het evenement. De app maken is snel en gemakkelijk en zodra aanwezigen deze in hun hand hebben, zijn ze van nature geneigd om met anderen te interageren. Dit helpt niet alleen hun ervaring op de dag zelf – het sociale netwerk is gecombineerd met de evenementengids – maar geeft ook goed inzicht in hoe het evenement is verlopen, evenals live updates over problemen die gedurende de dag moeten worden opgelost. Attendify legt ook sterk de nadruk op de relatie tussen aanwezigen en de exposanten of sponsors, met ROI aan de kern daarvan.
Als het vereenvoudigen van uw projectbeheertaken moeilijk blijkt, probeer Trello dan eens. Het ziet er niet alleen netjes en overzichtelijk uit, maar biedt ook eenvoudige slepen-en-neerzetten functionaliteit en maakt samenwerking tussen verschillende teams mogelijk. Doordat alle betrokkenen weten in welke fase elke vereiste zit, zijn er geen excuses voor miscommunicatie. Het hele evenementplanningsproces kan van begin tot eind op een leuke manier worden beheerd met Trello, en zodra het in voortgang is hoeft u alleen maar naar een van uw ‘boards’ te gaan om snel te zien wat er is gedaan, of wat er nog moet worden gedaan.
Van handelsbeurzen tot zakelijke bijeenkomsten, Superevent kan worden aangepast om een app te leveren die werkt voor u. De social-mediafunctie kan u met de aanwezigen en sprekers verbinden in een overzichtelijke communicatie-loop die na afloop van het evenement kan worden voortgezet. De app geeft u de kans om het publiek actief te maken door deel te nemen aan enquêtes en polls die u, en andere belanghebbenden, vervolgens beter begrip geven van belangrijke gebieden die u heeft bepaald tijdens het ontwikkelingsproces. Dankzij meer deelname en meer aanwezigen die profiteren van het netwerken dat wordt aangemoedigd via de app, voldoet Superevent aan belangrijke succesfactoren voor de meeste planners. En omdat de app-ontwikkelaars begrijpen dat gedelegeerden hun tijd vaak plannen tijdens vluchten zonder dataverbinding, hebben ze voor offline ondersteuning gezorgd.
Aanpassing is wederom het sleutelwoord wanneer het op TapCrowd aankomt. Begrip van het publiek, de doelen en de toon van het evenement kan worden gebruikt om een unieke ervaring te creëren telkens wanneer deze app wordt gebruikt, die vervolgens overzichtelijk weergegeven informatie (plattegronden, tentoonstellingsnieuws, enz.) op één platform biedt. Via push-meldingen kunt u rechtstreeks met de aanwezigen interageren en in realtime op de hoogte blijven van alles wat er op de grond gebeurt. De app ontwikkelen om uw doelen te bereiken is heel eenvoudig, en het team erachter biedt ook ondersteuning gedurende het proces en tijdens het evenement zelf.
Dit zijn slechts enkele van de vele eenvoudige opties die beschikbaar zijn voor boekers en planners in de evenementenbranche, en naarmate onze mobiele apparaten sneller en slimmer worden en app-ontwikkelaars steeds vindingrijker worden, kunt u er zeker van zijn dat er meer aan de horizon zullen verschijnen. We zullen onze ogen openhouden voor nieuwe apps voor evenementenplanners en zullen in de komende maanden nog een recensie schrijven.
