Meetings Blog feb 06, 2020
De succesvolle afronding van de vergadering of het evenement dat u hebt gepland is nog steeds uw fundamentele doelstelling. Hoe u daar komt, kan natuurlijk op verschillende manieren en is afhankelijk van meerdere factoren. Technologische vooruitgang heeft verdere wegen geopend naar succes – of het nu gaat om de planning, de dag zelf of voor een follow-up analyse – en professionals moeten op de hoogte blijven van wat er beschikbaar is en hoe het hen kan helpen hun doelen te bereiken.
Om te helpen hebben we een paar van de recentere ontwikkelingen naar het voortdurend veranderende gezicht van evenementtechnologie onderzocht, waarbij ‘gezicht’ letterlijk een van de sleutelwoorden is…
Gezichtsherkenning is nu gemeengoed geworden met toepassingen zoals het ontgrendelen van een nieuwe smartphone en wordt steeds invloedrijker in de bijeenkomsten- en evenementensector. Omdat de technologie kan vertellen wie wie is, en deelnemers kan catalogiseren op basis van leeftijd, geslacht, etniciteit, enzovoort, kan technologie aspecten beheren zoals de verkeersstroom en het profileren om de check-in- en beveiligingsprocessen te verbeteren. Het hebben van een computersysteem voor de observatie van uw gasten in plaats van een mens biedt u de voordelen van nauwkeurigere gegevens die ook rendabeler blijken te zijn. De identificatie van mensen kan ook ervaringen tijdens de dag specifiek afstemmen om ervoor te zorgen dat uw gasten er het meeste uit halen, maar daar komen we later op terug.
Het lijdt geen twijfel dat het verzamelen van gegevens door de jaren heen de voortdurende verbetering van evenementen heeft bevorderd, en dat er lering is getrokken uit wat er eerder is gebeurd. Nu is het echter de bedoeling om realtime feedback te verzamelen, wat kan betekenen dat deze verbeteringen tijdens het evenement kunnen worden doorgevoerd. Als een element van de gastenreis niet bereikt wat er werd verwacht, kunnen er aanpassingen worden gemaakt om dit te compenseren – misschien een aanpassing aan de service of een verandering in de communicatie eromheen. Deze live-informatielus betekent ook dat u aanbiedingen kunt aansturen op basis van de reacties, waarvan sommige niet voorspeld zijn in de planningsfase.
Die gegevensverzameling biedt kansen om een betere ervaring na het evenement te bieden, waardoor de traditionele vertragingstijd die van nature is ontstaan voor analyse en begrip wordt weggenomen. Directe follow-up op sociale media, bijvoorbeeld gericht op het gedrag dat tijdens het evenement werd geïdentificeerd, kan zorgen voor een snelle en soepele reis om de betrokkenheid van deelnemers te behouden. Het samenvoegen van alle beschikbare informatie en tijdig reageren is van cruciaal belang voor het maximaliseren van toekomstig succes.
De opkomst van de virtuele realiteit werd snel gevolgd door de wijdverbreide toepassing ervan in de vergader- en evenementensector. De voortdurende verbeteringen aan de technologie hebben de toepassingsmogelijkheden voor planners vergroot en dit blijft onverminderd doorgaan. Een van de meest voor de hand liggende toepassingen is om planners in staat te stellen hun gekozen locaties op afstand te bekijken, waarbij ze 3D-beelden gebruiken om de ruimten binnen te gaan, te ontwerpen en af te tekenen zonder het kantoor te verlaten. Tijdens het evenement zelf kunnen headsets of brillen deelnemers uit hun huidige omgeving naar absoluut waar dan ook brengen, en terwijl ze er zijn kan er diepgaandere betrokkenheid en interactie zijn. VR kan niet alleen planners helpen efficiënter te zijn met de manier waarop ze hun beperkte tijd gebruiken, er is ook een duidelijke link naar groene initiatieven en vermindering van de CO2-uitstoot.
Het idee om de ervaring van deelnemers persoonlijker te maken is niets nieuws voor evenementenplanners, en technologie wordt steeds belangrijker om dit doel te helpen. Of u nu Bluetooth of Wi-Fi gebruikt, er is nu de mogelijkheid om een beter idee te krijgen van wat de belangen van uw deelnemers zijn, en op basis daarvan actie te ondernemen. We hebben het belang van het verzamelen van gegevens al besproken, en dit kan worden gebruikt om het evenement aan te passen aan hun wensen, waardoor hun gedrag wordt beïnvloed om de vereiste doelen te bereiken. Dit zal niet alleen de ervaring van de deelnemers vergroten, maar u en anderen die erbij betrokken zijn ook informatie bieden om te verbeteren en efficiënter te worden, door een veelgehoorde beperking van planners, tijdsgebrek, aan te pakken.
Nu er zoveel ontwikkelingen plaatsvinden in de technologie voor vergaderingen en evenementen, en er waarschijnlijk geen vertraging is in het tempo van de vooruitgang, is de vraag die in 2020 wordt gesteld of de evenementensector het tempo kan blijven volhouden. Met de uitbreiding van 5G-netwerken zal veel van wat we doen in de toekomst verbonden zijn met het Ruimtelijke Web, door combinatie van de echte en virtuele wereld. De planners die bereid en in staat zijn om te profiteren van de technologische mogelijkheden die er zijn zullen de vruchten plukken zolang ze dit verstandig doen. Spreek met ons deskundige team van NH Hotel Group en stap met ons in de toekomst…
