Meetings Blog jan 09, 2020
Nu we aan het begin van een nieuw decennium staan (de tijd vliegt!) is het tijd om de experts van NH Hotel Group te vragen wat zij hebben gehoord over de laatste trends voor vergaderingen en evenementen. Het lijdt geen twijfel dat technologische ontwikkelingen de stuwende kracht zijn achter de trends voor het nieuwe decennium, maar een scherpe focus op de steeds intensere klimaatcrisis bepaalt in hoge mate wat er verspreid over de hele wereld zoal gebeurt. We hebben vijf gesprekspunten uitgelicht om iedereen aan het denken te zetten…
In 2023 is interactie voor deelnemers een steeds belangrijker thema. Als je denkt dat een passieve toespraak van een spreker voor een luisterend publiek aanvaardbaar is, dan heb je het mis. We weten allemaal dat mensen meer onthouden als ze deelnemen aan het gesprek, dus bespreek met de presentator hoe dit het best kan worden bereikt. Naast de extra betrokkenheid van gasten tijdens het evenement, moet ook de betrokkenheid daarvoor en daarna in overweging worden genomen.
Tip van onze experts: Denk altijd goed na over benodigde technologie, en het gebruik van social mediakan je helpen deze doelen te bereiken. Enquêtes op mobiele apparaten en hotspots kunnen deze betrokkenheid bevorderen, terwijl ook goed overdachte zitgelegenheid, gecoördineerde interactie en netwerken positieve resultaten kunnen opleveren.
Iedereen die in de evenementensector werkt, weet hoe belangrijk het gebruik van apps tegenwoordig is. En in 2023 zal deze trend alleen maar groeien. Verbindingen worden steeds sneller, zij het dankzij betere WIFI of de opkomende 5G-technologie. En dat betekent dat we kunnen profiteren van software die op een zo realistisch en intelligent mogelijke manier de nodige steun voor het evenement kan bieden. AI zal bepaalde oninteressante taken overnemen, bij voorkeur met alle software aan elkaar gekoppeld, zodat planners hun aandacht op het bieden van meerwaarde kunnen richten.
Tip van onze experts: Als je nog geen apps gebruikt, is het een goed idee om daar toch maar eens aan te beginnen. Wat je ook voor je evenement gepland hebt, je gasten zullen daar een groot deel van hun tijd via hun mobiele apparaat aan deelnemen. Profiteer daarvan en wees zo creatief mogelijk met het gebruik van apps. En verzamel gegevens om toekomstige evenementen te verbeteren.
Deelnemers verwachten bij aankomst op steeds meer getrakteerd te worden, dus je hebt twee voor de hand liggende keuzes. De eerste is extra budget krijgen om aan de verwachtingen van je deelnemers te voldoen. Maar dat is helaas niet altijd mogelijk of praktisch, vooral niet gezien het huidige economische klimaat. In het jaar 2023 zal er dus vaker een andere keuze moeten worden gebruikt: de creativiteit en vindingrijkheid van je team. We hebben in onze blog al eerder uitgebreid over verrassing en originaliteit gesproken. En dat zijn twee dingen die we in de toekomst meer nodig zullen hebben dan ooit tevoren.
Tip van onze experts: Bestudeer zoveel mogelijk voorbeelden in de sector, luister naar wat je deelnemers zeggen op social media en tijdens het evenement, en werk samen met andere experts. Hoe meer ideeën er op tafel worden gelegd, hoe makkelijker het wordt om je creativiteit te ontketenen.
Elk aspect van je evenement in 2023 houdt waarschijnlijk rekening met duurzaamheid, van lokale producten die je voor pauzes en maaltijden kiest tot de manier waarop gasten ‘deelnemen’. Dankzij technologische innovatie zijn hoogwaardige video-opties nu veel aantrekkelijker, zodat er minder gereisd hoeft te worden – in elk geval totdat er groener vervoer beschikbaar is. Persoonlijke interacties zullen vanzelfsprekend niet verdwijnen in de loop van dit jaar, maar doeltreffende planners zullen diverse duurzame alternatieven overwegen om onnodige fysieke reizen tot een minimum te beperken.
Tip van onze experts: Onderzoek manieren om te investeren in dat wat het meest gepast is voor jouw specifieke evenement, bijvoorbeeld ruimtes om virtueel te netwerken, verbindingen via social media of panoramische videoconferenties. Overweeg altijd samenwerking met locaties die dezelfde doelen voor verlaging van de CO2-uitstoot hebben.
Technologie gaat met grote sprongen vooruit, en hetzelfde geldt voor de talrijke statistieken die daarmee gepaard gaan. En dat zal in de komende jaren zeker zo blijven. Met dat in gedachten zullen deze gegevenspunten evenementenplanners de mogelijkheid bieden om op de hoogte te blijven van wat ze zoal kunnen verwachten, om te voorspellen hoe ze het best aan de veranderende behoeften en wensen van hun deelnemers tegemoet kunnen komen en om hun evenementen constant te ontwikkelen en verbeteren om aan de eisen van hun cliënten te voldoen.
Tip van onze experts: Zorg dat je strategie duidelijk is omschreven en profiteer van al die gegevens waarop die is gestoeld, zodat je die ten bate van jezelf en je cliënten kunt gebruiken.
Deze trends voor het komende jaar geven je slechts een idee van wat we in onze aldoor veranderende sector kunnen verwachten. Gelukkig zal onze blog in de loop van het jaar heel wat nieuwe thema’s behandelen, met steeds meer galerieën en artikelen om je te informeren en hopelijk te amuseren tijdens je planningsproces. Volg onze regelmatige posts via onze Twitter-handle @nhmeetings en vergeet niet dat ons team van experts bij NH Hotel Group altijd klaarstaat om je behoeften te bespreken.
