Zijn chatbots de toekomst voor evenementen?

Van verhoogde efficiëntie en lagere kosten tot meer gestroomlijnde communicatie en feedback over evenementen, chatbots zijn waarschijnlijk de belangrijkste technologische ontwikkeling waarvan u zou moeten profiteren – als u dat nog niet doet. Het vergt wat denkwerk om alle elementen goed te laten functioneren, maar wanneer u dat voor elkaar heeft, wordt u beloond met meer tijd, minder kosten en een platform dat evolueert naarmate de intelligentie zich ontwikkelt.

Wat kunnen chatbots vandaag de dag al doen?

U heeft vast wel gehoord van Amazon Echo en Siri van Apple. En u bent vrijwel zeker vertrouwd met Google Home. De grootste spelers brengen hun eigen chatbotversies op de markt in een poging om een zo groot mogelijk marktaandeel te veroveren. Overal ter wereld zien we ‘smart homes’ en slimme evenementplanners willen niet achterblijven.

Laten we eens kijken naar de planningfase. Leads genereren, sprekers en onderwerpen promoten, informatie over de locatie communiceren en toegangskaartjes verkopen zijn enkele van de talrijke simpele taken die moderne bots voor hun rekening kunnen nemen. En hoewel deze robots geautomatiseerd zijn, kunnen ze uw deelnemers toch een zeer persoonlijke ervaring bieden. Denk eens aan al die andere dingen die u kunt doen wanneer deze elementen van de planning uit uw dagelijkse werkrooster worden geschrapt. En chatbots hebben geen slaap nodig!

Tijdens het evenement zelf wordt de service voor deelnemers ononderbroken voortgezet met antwoorden op vragen als: “Wat staat er hierna op de agenda?” “Hoe vind ik kamer X?” “Hoe krijg ik toegang tot WIFI?” De lijst is vrijwel eindeloos en omdat het allemaal in realtime gebeurt is de informatie altijd up-to-date. Daarna kunt u via enquêtes inzichten van een grote groep mensen verkrijgen (op een tijdstip dat hen uitkomt!) en vervolgens gemakkelijk toegankelijke content van het evenement delen. En met follow-up informatie wordt het hele proces mooi afgerond. Mobiele apparaten zijn al geruime tijd de norm, dus het is nu tijd om na te denken over manieren om de deelnemers aan onze evenementen nieuwe ervaringen te bieden.

Wist u dat intelligente robots zelfs aan het publiek kunnen presenteren?

Robots die spreken namens NH Hotel Group

De reactie van gasten in ons NH Collection Madrid Eurobuilding maakte het maar al te duidelijk dat een robot die gasten begroet en presentaties leidt een echte wow-factor is. Een in een lopende, pratende robot geïntegreerde chatbot tilt de ervaring naar een geheel nieuw niveau. En als die ook nog eens gepersonaliseerd is om in diverse talen met deelnemers te praten, dan heeft iedereen na het evenement heel wat gespreksstof.

De toekomst van chatbots en AI

Naarmate de technologie verder wordt ontwikkeld, lijkt onze verbeeldingskracht de enige grens te zijn van wat we zoal kunnen bereiken. En zo te zien zal deze technologie zich alleen maar sneller ontwikkelen. Het gebruik van de hierboven genoemde spraakherkenningssystemen voor gebruik thuis raakt steeds meer ingeburgerd, en privacy en bescherming zijn daar een belangrijk onderdeel van. Mobiele apps zijn tot op heden weliswaar zeer succesvol gebleken, maar we zien een verschuiving naar de integratie van bots in andere platforms. Facebook Messenger is daar een goed voorbeeld van. Hier, en op andere contactpunten, verdwijnen zowel de informatiebron die beschikbaar is om gekoppeld te worden, als de algemene beschikbaarheid van de app die na het evenement wordt verwijderd – wat betekent dat u die directe betrokkenheid verliest.

Deze nieuwere en constant evoluerende platforms bieden gebruikers tools die het aanzienlijk makkelijker maken om een bot te creëren die in uw behoeften voorziet. Met uw input, plus ingebouwde AI, leren de bots van de interacties die plaatsvinden, zodat ze vragen in diverse vormen kunnen beantwoorden om de juiste en specifieke antwoorden te geven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de vele manieren waarop iemand kan vragen waar de toiletten zijn! Tegenwoordig worden messaging-apps veel meer gebruikt dan sociale netwerken en het is dan ook op dat gebied waar de grootste ontwikkelingen worden verwacht.

Ongeacht wat u nodig heeft – zij het informatie over ingrediënten in gerechten om een allergische reactie te voorkomen, presentatie van de volgende set dia’s tijdens een vergadering, routebeschrijvingen, of meer informatie over het evenement – chatbots zijn uw nieuwe bondgenoot. Het enige wat u hoeft te doen, is nadenken over de mogelijkheden die dit u biedt om uw toekomstige evenementen te beheren.

Wij bij NH Hotel Group streven er altijd naar om de ontwikkelingen op het gebied van technologie voor vergaderingen en evenementen een stapje voor te blijven en blijven zoeken naar nieuwe dingen waarmee we onze gasten kunnen verrassen.