4 regras para prevenir uma crise no seu evento

Finalmente chegou a data assinalada a vermelho no calendário, e assim que começa o dia começam também os problemas: um voo atrasado, engarrafamentos… alguns até surpreendem, por serem tão inesperados. E sabe melhor que ninguém que precisa de estar preparado/a para ultrapassar obstáculos imprevistos em tempo recorde, corrigir dezenas de pequenos problemas e encontrar soluções perfeitas para evitar um evento de crise. Siga este conselho e não que deixe nada se interponha entre o seu evento e o seu êxito total!

Certifique-se de que nada se interpõe entre o seu evento e o êxito total.

1 – Preveja os problemas e crie o seu próprio plano anticrise

Existem centenas de coisas que podem perturbar pontualmente o correto desenrolar de um evento. Frequentemente, uma resposta rápida dos organizadores conseguirá impedir que uma situação de rápida resolução se transforme num problema que acabe por tomar conta do evento ou que poderá mesmo ao seu cancelamento. Por exemplo, deverá ter um plano preparado para o caso do seu orador principal adoecer subitamente, se atrasar ou simplesmente não aparecer. Um outro problema comum: o orador esquece-se da pen USB onde armazenou a sua apresentação. Reserve tempo suficiente para criar um plano sólido de gestão de crises e partilhe-o com todos os membros da sua equipa.

Alguns elementos que deverá incluir:

• Antes de concluir o contrato com o seu orador principal, combine o fornecimento de conteúdos (por exemplo, um vídeo do discurso) a partilhar em caso de cancelamento, ou confirme que outro membro da equipa do orador poderá aparecer se necessário.
• Solicite aos oradores que lhe enviem as suas apresentações finais pelo menos 24 horas antes do evento.
• Realize pelo menos uma sessão de treino no local, um dia antes ou algumas horas antes do próprio evento, que inclua todas as apresentações.
• Faça uma ou duas cópias de segurança das apresentações e leve-as consigo para o evento.
• Verifique se as apresentações conseguem ser corretamente visualizadas e carregue previamente o vídeo da apresentação para que o público não tenha de esperar pelo início da reprodução. Poderá ter de enfrentar alguns problemas, como: a apresentação foi criada por um software diferente e não funcionará devidamente, ou no computador utilizado para a apresentação não estão instalados os tipos de letra corretos.
• Escolha um bom parceiro, que lhe garanta a melhor tecnologia sem problemas.

2 – Encurte a cadeia de comando

É fundamental que toda a equipa conheça a hierarquia da sua organização e, consequentemente, saiba quem contactar em caso de problemas imprevistos. Também é importante que tente reduzir o número de pessoas pelas quais um aviso tem de passar quando algo não corre bem.

Eis um exemplo: imagine que houve uma alteração no horário e que tem de adiantar o almoço uma hora. Nesse momento, é fundamental que saiba para quem tem de ligar. Nas reuniões realizadas no NH Hotel Group, terá sempre à sua disposição uma pessoa de confiança que poderá encontrar rapidamente soluções adaptadas às suas necessidades, nesse local e nesse momento. Quanto mais diretas forem as comunicações, mais rápida será a busca por soluções, e mais rapidamente voltará o evento ao normal.

3 – Use um bom sistema de comunicação com a sua equipa

Por vezes, alguns minutos podem ser decisivos para resolver uma crise num evento e hoje em dia a tecnologia pode reduzir o tempo envolvido de forma surpreendente. Telemóveis, tablets e intercomunicadores permitem que as informações fluam entre todos os membros da equipa, e são um investimento muito útil.

4 – Prepare-se para a comunicação social

Se convidou jornalistas ou fotógrafos, é fundamental que os informe com antecedência sobre o planeamento do evento. Isto facilitará o trabalho deles e ajuda-os com a cobertura do evento. Como exemplo, será prático prever alguns lugares para a imprensa e reservar uma hora exclusiva para uma sessão fotográfica ou para entrevistas com os principais oradores.

E na eventualidade de surgir um problema, terá de redobrar os seus esforços para resolvê-lo. Além disso, já deverá estar preparado/a e ter um plano de comunicação preparado para qualquer cenário de crise. Tenha declarações escritas e aprovadas, além de comunicados de imprensa com comentários predefinidos para distribuir o mais rapidamente possível. Se mantiver os jornalistas informados, isso ajudará a garantir que controla as informações e tornará mais fácil desviar atenções negativas do evento em si.

Voltando à situação em que o seu orador principal não apareceu: como vimos, deverá ter uma solução preparada para que o evento progrida, e também deverá dispor de um plano de comunicação para que a ausência não se torne uma fonte de rumores e desvie os interesses do evento.

Em resumo, é vital que reserve tempo para a criação de um plano de gestão de crises e que o partilhe com todos os membros da equipa. Invista em soluções tecnológicas que mantenham todas as pessoas ligadas e, se conseguir, faça pequenos exercícios práticos com antecedência. Com estes conselhos, enfrentará quaisquer incidentes imprevistos e evitará ter um evento de crise entre mãos.