Meetings Blog Jun 01, 2018
A organização de uma reunião ou de um evento exige muito de si. Que esquema de cores vai escolher? Como serão os convites? Que tipo de comida vai servir? Mas antes de pensar em tudo isso, é preciso começar por encontrar o local perfeito. Mas como é que se decide quando há tantas opções para escolher? Criámos 8 pontos fundamentais para o ajudar a simplificar a sua procura e tornar a escolha do local perfeito mais fácil do que nunca. Não se vai esquecer de nada!
A maioria dos organizadores de reuniões e eventos tem uma ideia do seu orçamento. Conhecer as suas limitações financeiras irá ajudá-lo a restringir o campo de pesquisa, facilitando a inclusão ou exclusão de determinados locais ou espaços. Se ainda não tem a certeza do seu orçamento, consulte a Internet e pesquise o eventos semelhantes ao seu e o custo estimado.
Há algumas coisas que não podem faltar no seu evento. Para uma conferência, são necessários pódios, projetores e ecrãs. Para um evento automóvel, precisa de grandes salas com capacidade para acomodar automóveis, lavagens de automóveis nas imediação e acesso a autoestradas. Em alguns hotéis NH estão disponíveis serviços tecnológicos especiais,incluindo ecrãs curvos, dispositivos LED e salas SMART. E as especificações alimentares são fundamentais em todos os eventos. Escreva uma lista de “coisas indispensáveis”; trata-se de tudo o que é absolutamente necessário para que o seu evento decorra sem problemas e seja um sucesso. No entanto, faça outra “lista de desejos” que inclua itens mais flexíveis que não sejam uma necessidade absoluta. Poderá ficar surpreendido com a forma como alguns locais podem ser flexíveis para o ajudar a conseguir tudo o que deseja!
Não, não precisa de saber tudo sobre cada pessoa que vai ao seu evento. No entanto, é uma boa ideia fazer uma pequena pesquisa sobre o tipo de pessoas que poderão participar no seu evento (ou que já participaram anteriormente). Ter informações privilegiadas sobre o tipo de convidado e o número de convidados irá ajudá-lo a escolher um local com o estilo e o ambiente adequados, bem como o tamanho certo para o número esperado de participantes. Não se esqueça de verificar a existência de espaços anexos, no caso de uma sala ou local não parecer suficientemente grande para acolher todos os convidados.
Tem uma data em mente para o seu evento? Algumas reuniões e eventos coincidem com outros eventos ou dependem de fatores externos. Se a data do seu evento for mais flexível, há alguns aspetos que deve ter em conta. Tenha em conta a data de realização de outros eventos semelhantes ou concorrentes, para evitar conflitos com os potenciais participantes. Verifique se existem festivais ou eventos locais que possam perturbar o seu evento (ou, como vantagem, ser um atrativo ainda maior para os participantes). E não se esqueça de ter em conta a meteorologia: se estiver frio, pode optar por soluções como aquecimento exterior e lareiras, enquanto que no tempo quente precisará de ventoinhas, ar condicionado e máquinas de nebulização.
Além de participarem no seu evento, os viajantes podem querer explorar o local escolhido. É necessário familiarizar-se com a cidade para confirmar se é a escolha acertada para o seu evento específico e para o seu tipo de participante. A cultura é acolhedora? O que é que os habitantes locais pensam do seu setor, da sua marca, etc.? Existem eventos ou atividades culturais em que os hóspedes possam participar? Quais são as opções de transporte? A localização do espaço do evento é conveniente e acessível? Tudo isto são coisas ótimas a ter em conta. Ao trabalhar com o Grupo NH Hotel, pergunte sobre a opção de criar um site de grupo personalizado gratuito para a sua reunião ou evento, que ajudará os participantes a reservar quartos e a notificá-los sobre informações importantes (horários, documentos, transporte, etc.)
É difícil encontrar o local perfeito, mas é mais fácil quando se tem um registo das especificações do local. Informe-se sobre o número de participantes, os tipos e estilos de salas de reuniões, os recursos técnicos, os materiais audiovisuais, a disponibilidade de estacionamento, o número de quartos, as opções de refeições, as ofertas de catering e tudo o mais que possa imaginar. É útil fazer uma lista com antecedência, para não se esquecer de verificar cada uma das coisas. Cruze as especificações do local com a sua lista de “coisas essenciais”. O Grupo NH Hotel vai mais longe nesta categoria com a nossa ferramenta 3D Meeting Planner Virtual Planner® que o ajuda a planear, fornecendo-lhe as dimensões do local, visualização 3D de cada sala, diferentes disposições e perspetivas, várias opções de mesas/cadeiras e muito mais!
Tenha uma lista de potenciais locais e visite cada um deles, se possível. É aqui que poderá ficar com a primeira impressão do local, vê-lo pessoalmente e descobrir verdadeiramente se é o local adequado para a sua reunião ou evento. Obviamente, é mais fácil dizer do que fazer no que toca a visitar cada local pessoalmente. Se não for possível fazer uma visita presencial, agende uma chamada telefónica ou uma videochamada com o representante do local para ficar a saber mais sobre o espaço e colocar quaisquer questões que ainda tenha. Com o Grupo NH Hotel, estamos sempre disponíveis para uma visita, basta fazer uma marcação. Ou utilize a nossa simples e útil ferramenta 3D Meeting Planner Virtual Planner® se não puder visitar pessoalmente.
O último passo no processo de planeamento é, na verdade, algo em que deve começar a pensar à medida que reduz a sua lista de potenciais locais. O apoio ao cliente e o processo de reserva podem marcar a diferença entre escolher um ou outro local. Com tudo o que envolve o processo de planeamento, é necessário um local que seja fácil de reservar e um representante do local que esteja sempre disponível para ajudar quando tiver dúvidas ou problemas.
Com estes 8 pontos essenciais, poderá escolher o local perfeito para a sua próxima reunião ou evento. Ao escolher um local da marca NH Hotel, temos todo o gosto em fornecer-lhe listas de verificação detalhadas para o ajudar a tratar de todos os pormenores. Poupe tempo e garanta um evento perfeito!
