Meetings Blog Out 01, 2018
Comunicações sobre eventos, não é? Todos sabemos como são importantes para o êxito de qualquer reunião ou evento, independentemente da sua dimensão. Então por onde começamos? Comecemos por alinhar alguns dos conhecimentos básicos, para depois percorrermos os passos para pré-, durante e pós-evento.
Sendo a pessoa responsável pela sua reunião ou evento, já terá, ou irá ter brevemente, uma boa ideia do seu público. O número de pessoas e, por vezes, a indústria a que pertencem, ajudarão a definir as necessidades de comunicação muito antes de alguém chegar ao local do seu evento; além disso, existe uma infinidade de ferramentas de comunicação, aplicações e redes sociais que poderá utilizar.
Se distribuir as suas mensagens de forma oportuna e sucinta, estará no caminho certo para um evento bem-sucedido… e isso começa cedo!
A comunicação antes de um evento raramente é subestimada. Seja uma reunião para 10 delegados ou uma mostra comercial para milhares de pessoas, as promoções de marketing, os detalhes do local e as últimas notícias são elementos fundamentais para qualquer plano. Ainda antes de os seus participantes passarem pela entrada, eis alguns conteúdos específicos a recordar.
A antecedência necessária para iniciar a comunicação depende do tipo, da dimensão e do público do evento. Uma ideia excelente é dispor de um planeamento claro para a sua equipa, que sublinhe os conteúdos e a frequência. Seguidamente, deverá partilhar detalhes claros sobre a forma como o dia está dividido em sessões, atividades, etc., para que os participantes possam planear em conformidade. Muitos participantes gostam mesmo, por exemplo, de saber quando se realizam os intervalos, para que possam preparar-se para esses momentos e para as pessoas que pretendem contactar. Os participantes também poderão concentrar-se mais na sessão que estiver a decorrer se souberem que haverá um intervalo para ler e-mails ou fazer telefonemas.
Uma atração importante para o seu evento serão os oradores e/ou o entretenimento previsto. Quem serão os oradores? Haverá músicos ao vivo ou uma playlist específica para o evento? Que informações adicionais sobre este tema podem ser partilhadas com antecedência? A sua promoção da forma correta poderá potenciar a participação e definir o tom pretendido para a reunião, permitindo-lhe um envolvimento valioso desde os momentos iniciais.
À medida que se for aproximando do grande dia, será bastante apreciado que dê informações sobre as opções de restauração disponíveis. Saber exatamente o que será servido no evento e conhecer a abordagem a alergias e a outros requisitos específicosajudará os participantes a sentirem-se confortáveis enquanto se preparam. Da mesma forma, a maioria dos participantes precisa de conhecer o código de vestuário, especialmente se este não seguir a norma, e eventuais conhecimentos úteis para o local, como requisitos de entrada, transporte e impactos meteorológicos esperados para o evento.
Quando chega o dia do próprio evento, as comunicações sobre o evento não terminam. Porém, existirá uma alteração na tónica, já que muito do seu tempo consistirá em dar orientações, apresentar lembretes e, de forma geral, encaminhar todas as pessoas na direção certa até que o dia termine.
Quando recordar o plano para o dia aos participantes, certifique-se de que assinalou tudo de forma clara. Um mapa, sinalética claramente visível e uma equipa disponível para orientar podem ajudar à fluidez do evento. A tecnologia poderá desempenhar o seu papel, com tablets informativos em sítios adequados e que forneçam aos participantes detalhes relevantes sobre o local. Ao planear, aproveite sempre a inspeção do local e colabore com as instalações quanto à melhor forma de organizar os seus pontos para comunicação.
Refresque a memória dos seus participantes relativamente aos elementos tecnológicos de que devem estar conscientes, como aplicações móveis específicas para o evento.. Também é fundamental relembrar-lhes a presença do evento nas redes sociais e os vários hashtags relacionados com o mesmo, para que possam informar a sua rede de contactos. O essencial não é só partilhar informações com os participantes, mas também fazê-lo de uma forma que os capacite a interagir como parte do processo.
A equipa presente no local escolhido por si desempenha frequentemente um papel fundamental para que o seu evento se torne num enorme êxito. Reflita na melhor forma como a equipa poderá ajudar a comunicar mensagens claras aos participantes. Um outro aspeto a considerar é a forma como a equipa no local pode ajudar a gerar e recolher comentários junto dos participantes, perguntando-lhes a sua opinião sobre experiências anteriores ou dando-lhes os meios para recolhê-la.
Depois do eventoCerto! O Dia D já passou e tudo correu bem. Mas, apesar de já ter feito os seus agradecimentos e despedidas, a comunicação com os participantes não terminou. Então, que medidas poderá tomar?
Através dos mesmos canais de comunicação existentes antes do evento, envie um agradecimento sentido a todas as pessoas envolvidas, e personalize-o nos casos adequados. Além de ser sinal de boa educação, isso poderá servir para lembrar que todos os participantes são membros valiosos e necessários para o êxito do evento.
Esta é a sua oportunidade de finalizar o evento da forma que pretender e de se manter fiel à sua mensagem principal. Partilhe vídeos dos principais discursos e fotos das atividades, publique resultados de inquéritos e perguntas e respostas úteis que tenham sido recolhidas e forneça detalhes relevantes para contacto nos casos adequados. Não subestime a forma como a finalização pode ajudar a criar as memórias mais duradouras do evento.
O seu evento teve um êxito estrondoso. É agora que terá de começar a promover o próximo evento, com a vantagem de dispor de um público que ainda está envolvido. Com o envio de um inquérito pós-evento, poderá recolher comentários específicos e práticos para utilização futura. O inquérito deverá ser curto e de fácil preenchimento e ser enviado um ou dois dias depois do evento para aproveitar o facto de este ainda estar >bem presente na memória. Considere as preferências, as aversões e as ideias para melhoria relativas ao local, aos oradores, aos processos e a tudo o resto. Observe, porém, que em vez de apresentar perguntas padronizadas deverá pensar nas respostas que possam ser verdadeiramente valiosas para si e que estejam relacionadas com os seus objetivos. O acompanhamento também inclui a oportunidade de distribuir notícias sobre planeamentos futuros, e isso significa que estará um passo à frente para o seu próximo evento. A dinâmica pode ser uma ferramenta poderosíssima!
Com estes conselhos, terá nas suas mãos todos os fatores que deverá considerar relacionados com as comunicações do seu evento. Lembre-se também de encorajar a sua equipa e todas as pessoas envolvidas no projeto para que se mantenham informados, e o êxito do evento estará garantido.
