NH Hotels Mai 30, 2023
Está prestes a organizar um evento? Não se preocupe, estamos aqui para ajudar. Organizar um evento requer muito trabalho e preparação, por isso, criámos uma checklist para organização de eventos especificamente para organizadores de eventos para o/a manter (e também à sua equipa) sempre no caminho certo.
Qual é o motivo pelo qual está a organizar este evento? Está a tentar partilhar informação sobre um tema específico com o público-alvo? É para angariação de fundos? É um evento de sensibilização? Seja qual for o objetivo, deve ser algo que tenha grande importância para si. Os seus convidados irão certamente notar o seu grande interesse pela atividade e querer apoiá-lo/a ainda mais.
Identificar o seu propósito irá manter a sua motivação e inspiração em níveis elevados. Pegue em papel e caneta e anote as suas respostas às seguintes perguntas:
Consegue pensar em alguma outra pergunta para adicionar a esta lista? Registe-as também.
Preparar um orçamento é uma das partes mais fundamentais do processo de organização de um evento e um dos pontos essenciais em qualquer checklist para organização de eventos. Qualquer evento implica a existência de inúmeras despesas, e ter uma ideia realista dos fundos com os quais está a trabalhar é vital para desenvolver um plano de ação bem-sucedido.
Dependendo do evento, os custos podem variar acentuadamente, bem como ser influenciados por diversos fatores, como o número de convidados, a localização e o local, catering, o design floral, entretenimento e iluminação. Dependendo das suas limitações financeiras, pode ter de reduzir o design de iluminação, por exemplo, ou possivelmente escolher um local diferente, etc. Também é altamente recomendável ter algum financiamento adicional reservado especificamente para possíveis emergências e circunstâncias inesperadas.
A seleção da data também é algo extremamente importante a considerar. Terá de se certificar de que não existem outras grandes reuniões planeadas simultaneamente no mesmo local em geral. Isto é importante porque pode resultar em trânsito excessivo, recursos limitados, e é possível que os potenciais convidados já estejam a participar na outra atividade. Certifique-se também de que a data do evento não inclui um feriado.
Tente escolher a sua data o mais rapidamente possível para ter mais tempo para começar a planear, reservar e informar os convidados, de forma a que os mesmos possam reservar esse período nas respetivas agendas. Também deverá considerar as potenciais condições meteorológicas. Se o seu evento ocorrer em Espanha, não vai querer marcar o mesmo para agosto, por exemplo, já que é o mês mais quente do ano.
Idealmente, a localização geral deve enquadrar-se numa área com bons acessos à qual seja possível chegar facilmente de transportes públicos e que inclua também opções de estacionamento. O ideal é escolher a data antes de selecionar a sua localização e local. Lembre-se, quanto antes melhor. Se muitos participantes vierem de fora, é aconselhável que o evento ocorra perto do aeroporto ou do hotel.
Relativamente ao local/instalações em si, é sempre uma boa ideia comparar preços e tentar negociar preços mais baixos antes de escolher um espaço. Seguem-se algumas perguntas importantes a colocar ao gerente do local que pode adicionar à sua checklist para organização de eventos:
Se possível, converse com a equipa e repare se é uma equipa simpática e atenciosa, pois são essas pessoas que irão cumprimentar e interagir com os seus participantes.
O próximo passo é olhar para as suas listas de tarefas e iniciar uma sessão de brainstorming, considerando sempre o seu orçamento, a data e o local onde o evento terá lugar. Mantenha esta lista sempre à mão, nunca se sabe quando lhe surgirá uma ideia para adicionar à mesma. Ter todo esse plano definido garantirá que não se esquece de nada nem de nenhum pormenor.
Nenhuma checklist para a organização de eventos estaria completa sem uma secção sobre branding e marketing. Comece por escolher as cores e pensar no design e logótipos. Será uma boa ideia criar cartazes, newsletters, publicações em blogues e até entrar em contacto com outras empresas para divulgar o seu evento, criar uma página de promoção (no Facebook ou em plataformas de eventos como a Eventbrite, por exemplo) e uma página de destino no seu website onde os potenciais participantes se possam inscrever.
Se couber no seu orçamento, sugerimos a contratação de uma equipa de marketing. Essa equipa terá o saber-fazer e a experiência para promover o evento e utilizar adequadamente aplicações úteis de redes sociais, como o Facebook, o Instagram e o LinkedIn, que são essenciais para uma campanha de marketing bem-sucedida.
Com os websites e a presença em redes sociais a funcionar, está na hora de fazer o lançamento. Estratégias como oferecer a possibilidade de compra de bilhetes “antecipados” são excelentes para começar a atrair potenciais participantes e criar burburinho em torno do evento. Outro benefício desta técnica é que a mesma fornece informações iniciais sobre quem está interessado no evento e o que está ou não a funcionar do ponto de vista do marketing. Com recurso a estes dados, poderá então ajustar a sua estratégia.
Não se esqueça de enviar lembretes e de continuar a promover o evento até ao período que antecede imediatamente o mesmo. Incentive os convidados a falarem com outras pessoas sobre o evento e solicite que todas as presenças com participação de destaque no evento (oradores, por exemplo) também promovam o evento junto dos seus seguidores.
Existem diversas licenças e autorizações necessárias para os diversos tipos de eventos, sendo que os pormenores relativamente às mesmas variam de local para local. Como organizador de eventos, necessitará de estar ciente, pelo menos, do básico. Segue-se uma breve indicação dos tipos de licenças/autorizações com os quais provavelmente se irá deparar mais:
–Bebidas alcoólicas
Geralmente, dependendo do país, existem dois tipos de licenças: uma para servir cerveja e outra para servir bebidas espirituosas. Os locais/instalações já estabelecidos provavelmente já contarão com licenças próprias para o efeito, porém, caso tal não se verifique, terá de obter as respetivas licenças/autorizações.
–Alimentos
Os alimentos são cuidadosamente regulamentados e devem respeitar diversas regras e orientações/normas relativas à segurança alimentar/saúde. Terá de verificar junto da empresa de catering ou restaurante que contratar se possuem licenças/autorizações válidas relativas à segurança alimentar/saúde.
–Fogos de artifício
O seu evento é uma festa de Ano Novo ou até uma festa de aniversário com recurso a fogos de artifício? Tenha em conta o seguinte: Em muitos locais, a utilização de fogos de artifício é ilegal e poderá resultar no pagamento de avultadas multas. Analise cuidadosamente a legislação local nesta matéria para evitar dissabores.
– Licença de construção
Relativamente a aglomerados em locais públicos, necessitará de uma licença de construção para tendas ou colocação/criação de locais para os participantes se sentarem. Todas as estruturas necessitarão também de ser inspecionadas por entidades como o corpo de bombeiros, por exemplo, dependendo do local, para efeitos de verificação das condições de segurança.
– Licenças relativas a horários de funcionamento e ruído
Muitos locais têm regras rigorosas em relação ao horário de funcionamento, destinadas a resguardar as pessoas que habitam por perto de ruídos incómodos. Se o local ainda não tiver essas autorizações/licenças, terá de solicitar uma exceção.
A burocracia associada a estas autorizações e licenças pode implicar uma demora acrescida, como tal, quanto mais cedo as solicitar, melhor. Recomendamos consultar a câmara municipal local para obter mais informações, uma vez que essa entidade disporá de muito mais informações específicas relativamente à localização em questão.
Agora que já possui mais informações relativamente à essência da questão logística, pode começar a tratar dos oradores e do entretenimento. Presenças com participação de destaque no evento e diferentes atividades de entretenimento são uma forma eficaz de envolver os participantes e permitir que se conheçam melhor, de concretizar team building e de se divertirem.
Se ainda não tiver uma ideia concreta do tipo de entretenimento que pode oferecer, aceda mais ideias de entretenimento para eventos corporativos aqui. Se pretende distribuir canetas, crachás e cadernos, não se esqueça de os encomendar com antecedência para ter esses artigos em número suficiente para todos.
Com tudo o resto encaminhado, agora é o momento de começar a executar as tarefas e a tratar dos pormenores.
Todo o seu trabalho árduo permitiu chegar até aqui.
Respire fundo, aproveite o dia e interaja com os convidados. Quando o dia terminar, ainda terá mais algumas tarefas na sua checklist para organização de eventos. O mais importante é congratular-se por ter realizado um evento de sucesso.
A seguir, envie cartas de agradecimento ou e-mails aos seus patrocinadores, oradores e qualquer outra pessoa que o tenha auxiliado a tornar este evento um sucesso. Depois disso, pode atualizar o seu orçamento e analisar as faturas. Por último, partilhe com o mundo o sucesso que foi o seu evento. Envie um e-mail a todos os participantes com fotos, vídeos e informações. Vai querer manter contacto com os participantes, porque nunca se sabe quando será o seu próximo evento ou interação!
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