Dedicou imenso tempo, energia e paixão a criar o evento da temporada, mas ainda não é o momento de relaxar. Tem de espalhar a palavra para garantir que o maior número possível de pessoas comparece. Mas como é que pode publicitar o seu evento de forma a vender o maior número possível de bilhetes? Pode parecer uma tarefa colossal e desafiadora, por isso, vamos dividir essa tarefa em partes e também sugerir um cronograma:
1. Em primeiro lugar e o mais importante, tem de identificar o seu público-alvo.
Tudo o que se segue tem de comunicar com esse grupo específico de pessoas, por isso, é fundamental saber com quem é que está a comunicar. Não faz sentido investir tempo, esforço e dinheiro a promover o seu evento junto de quem não irá participar no mesmo, independentemente do quão apelativa seja a sua proposta. É essencial ter uma ideia clara, desde o início, relativamente aos prováveis participantes. Se já organizou um evento semelhante, este é o lugar mais fácil por onde começar. Analise as pessoas que participaram nesse evento semelhante.
Se não tiver dados de um evento anterior, procure olhar para eventos semelhantes ao seu. Que tom de voz utilizam na publicitação desses eventos? Como promovem os seus eventos nas redes sociais e que conteúdo estão a utilizar? Que plataformas de redes sociais estão a utilizar? Se já tiver acesso a uma lista de destinatários para envio de e-mails, use-a para saber mais sobre que tipo de eventos os seus clientes/fãs já frequentam. Ao enviar um questionário simples, pode descobrir sobre os mesmos, a que plataformas costumam aceder na Internet para interagir com outras pessoas, quais os seus passatempos e qualquer outra informação que considere útil.
Com todas estas informações, poderá criar um exemplo de participante típico. Provavelmente, neste momento, já saberá o sexo, idade e profissão desse exemplo de participante típico. Partindo destas informações, pode criar um perfil com quem irá comunicar diretamente através de todo o conteúdo e publicidade que irá criar. Talvez esse perfil seja o Miguel, um homem de 40 anos que trabalha no setor financeiro (de acordo com a sua pesquisa, 72% dos participantes são do sexo masculino, então o seu perfil de público-alvo é um homem. Os participantes típicos têm entre 35 e 55 anos e trabalham no setor financeiro e, portanto, o Miguel também).
Quando deve fazê-lo: + de 6 meses antes do evento.
Se não tiver uma noção do seu público-alvo, não conseguirá mergulhar na publicitação do seu evento de forma eficaz.
2. Crie um website ou página de destino específica para o evento.
Esta página de destino será a peça central para anunciar/publicitar o seu evento e a principal forma de partilhar todas as informações que os seus participantes precisam de saber. Necessita de incluir as datas, horários, localização e outros materiais básicos. Também pode usar este espaço para incluir quem (se aplicável) será o orador no seu evento ou se estarão presentes influenciadores. Se possível, inclua também vídeos e depoimentos de pessoas que participaram em eventos anteriores que tenha realizado.
O mais importante é, naturalmente, incluir um CTA (Call To Action) para que as pessoas comprem facilmente os bilhetes para o evento. Existem várias formas de criar a sua própria página de destino, embora possa parecer algo bastante complexo. Uma forma fácil de utilizar, profissional e gratuita é através do website de grupo personalizado para eventos proporcionado pela NH Pro.
Quando deve fazê-lo: 6 a 5 meses antes da reunião.
Tal como é importante conhecer o seu público, também é importante ter um website ou página de destino para o seu evento antes de iniciar a publicitação propriamente dita.
3. Naturalmente, o seu público atual já será um grupo fidelizado que já o conhece e confia em si, portanto, concentrar-se no marketing por e-mail é bastante benéfico.
Deve segmentar a sua lista para direcionar o seu evento para o público correto. Relativamente a quem já tenha participado num evento anterior, pode oferecer um desconto a quem esteja subscrito na sua lista de e-mails. Ou uma tarifa com desconto antecipado exclusiva para quem esteja subscrito na sua lista de e-mails.
Numa fase posterior do processo, quando a data do evento estiver mais próxima, pode usar mensagens de “última chamada”/”últimos lugares” para publicitar o seu evento, o que pode ajudar a vender bilhetes a quem não queira perder o evento. Mesmo alguns dias antes do evento, é uma boa ideia enviar um e-mail “não se esqueça”/”lembrete” para quem ainda não comprou o bilhete, só para o caso de se terem esquecido de o fazer.
Quando deve fazê-lo: ao longo de toda a campanha, dependendo do cronograma.
Existem muitos tipos de e-mails que pode enviar, dependendo do grupo e do cronograma.
4. Tenha sempre em atenção o conteúdo escrito, o design e o branding
Mantenha todos esses elementos consistentes/uniformes em todo o seu material de publicidade e de marketing. O branding, as cores e o design criarão a primeira impressão na maioria dos potenciais participantes, portanto, seja ousado e dramático.
Quando deve fazê-lo: 6 meses antes do evento.
O ideal é ter estes elementos em conta desde o início, desde a página de destino às faixas publicitárias dos e-mails e todo o conteúdo promocional presente e futuro.
5. Integre o evento no seu marketing de conteúdo habitual.
Como? Se costuma publicar vídeos no YouTube, basta adicionar um CTA ao início dos mesmos ou nas notas. Se costumar fazer publicações num blog, fale sobre o evento nessas publicações. Inclua infográficos no LinkedIn ou Instagram. Não se esqueça de usar o branding do seu evento de forma consistente em todas essas ações de marketing de conteúdo.
Quando deve fazê-lo: 2 a 3 meses antes do evento e até à data do mesmo.
O próprio conteúdo pós-evento incentiva os seus participantes a manterem contacto consigo e a quererem saber mais sobre os próximos eventos.
6. Utilize o poder das redes sociais.
Este elemento é algo complexo, por isso, vamos dividi-lo um pouco:
- 6.1 De forma a complementar o seu marketing de conteúdo, considere lançar uma campanha nas redes sociais. Não há dúvida de que a publicidade oferece excelentes resultados. Se for a primeira vez que se vai aventurar no marketing pago, considere delegar essa atividade a um profissional. Porém, o Facebook, Instagram, LinkedIn e Google tornam essa tarefa relativamente simples para que a consiga realizar sozinho caso tenha pouco orçamento. Considere realizar testes A/B (ou seja, dividir o tráfego em duas versões da mesma página/anúncio para determinar a versão com melhor desempenho) para garantir que os seus anúncios são o mais eficazes possível. Também pode criar anúncios direcionados para públicos semelhantes através do Facebook, o que é uma ótima forma de alcançar novos potenciais participantes se já tiver tratado de todos os pormenores relativamente ao seu público-alvo no início deste processo. Naturalmente, o ponto de partida para publicidade especificamente de empresas para empresas é o LinkedIn. Esta plataforma faz com que seja simples realizar a publicidade por si próprio caso o orçamento do evento não permita a contratação de um profissional especializado. Pode escolher o seu objetivo (os acessos ao website seriam a melhor ideia para atrair potenciais participantes para a página de destino do evento). Mais uma vez, vale destacar que o trabalho prévio relativamente ao seu público-alvo é essencial nesta fase para garantir que está a publicitar o seu evento junto do seu mercado ideal através do LinkedIn.
Quando deve fazê-lo: 6 a 8 semanas antes da ocasião.
- 6.2 Os anúncios de retargeting são um pouco diferentes das campanhas publicitárias que visam atrair um novo público para a página de destino do seu evento. Isto acontece numa data um pouco mais próxima do evento e o objetivo é destacar-se nas mentes dos potenciais participantes. Já se depararam consigo e com o seu evento, mas ainda não compraram um bilhete. Dê a essas pessoas uma segunda oportunidade de o fazerem através de anúncios de retargeting.
Quando deve fazê-lo: 3 a 5 semanas antes do evento.
- 6.3. Proponha uma colaboração a um influenciador digital. Verifique se um dos participantes tem muitos seguidores e ofereça-lhe produtos e bilhetes para ele/ela próprio/a oferecer (ou usar) e peça-lhe que partilhe informações sobre o evento com o público dele/dela (juntamente com a ligação para a página do evento, claro)! Na mesma linha, continue a promover e a partilhar nas suas redes sociais os oradores que irão participar no seu evento ou quaisquer criadores de conteúdo com quem trabalhe. Isto irá atrair a audiência que esses oradores ou criadores de conteúdo já possuem e abrir o leque de potenciais participantes.
Quando deve fazê-lo: 3 a 6 semanas antes do evento.
- 6.4. Realize um concurso ou sorteio nas redes sociais. Os concursos despertam sempre uma onda de entusiasmo e ajudam a aumentar o seu número de seguidores. Normalmente, para ganharem os bilhetes gratuitos, os concorrentes têm de “marcar um amigo que possa estar interessado” ou comentar algo que gostam bastante no evento. Quanto mais comentários uma publicação tiver, mais a rede social em questão irá mostrar essa publicação a outras pessoas.
Quando deve fazê-lo: 1 a 2 semanas antes da conferência.
- 6.5. Crie uma hashtag para o evento e use-a em todo o lado. Além de ser uma forma gratuita de fazer publicidade, também o ajuda a ficar a par das pessoas que estão a falar sobre o seu evento. Incentive as pessoas a continuarem a utilizar a hashtag, mesmo no dia do evento, para fazerem perguntas, permitindo-lhe assim encontrar rapidamente as perguntas e responder às mesmas com eficiência. Garantindo, dessa forma, que os participantes terão todo o prazer em recomendar eventos futuros.
Quando deve fazê-lo: ao longo do processo.
- 6.6. Crie vídeos! Os vídeos são muito eficazes nas redes sociais para promover o seu evento. Os vídeos pré-evento dos bastidores são um bom exemplo de utilização de vídeos. Os conteúdos de bastidores fazem com que o seu público sinta que faz parte do evento e geram burburinho sobre o mesmo. Estes vídeos também podem ser vídeos relativos à colaboração do seu influenciador e aos concursos nas redes sociais.
Quando deve fazê-lo: 1 a 2 semanas antes do evento.
- 6.7. Por último, não se esqueça do poder decorrente de publicar em grupos relevantes no Facebook e em comunidades do LinkedIn. As comunidades nas redes sociais são ótimos lugares para anunciar um evento. Pesquise sobre os grupos onde o seu participante ideal gosta de participar e entre nos mesmos para iniciar novos assuntos ou adicionar valor aos assuntos que já estão ser discutidos. Pode adicionar uma ligação para a página de destino do seu evento ou até considerar criar um evento no Facebook para que quem esteja a aceder não tenha de sair do website ou da aplicação para aceder às informações relativas ao seu evento.
Quando deve fazê-lo: 3 a 4 meses antes do evento.
7. A menos que adore fotografia e possua algumas competências nessa área, considere investir num fotógrafo profissional.
Quando se trata de conteúdo para redes sociais e publicidade, recorrer a fotografias de alta qualidade é essencial. Peça ao seu fotógrafo para fotografar algum material pré-evento para divulgar o evento e também que esteja presente no dia para fotografar momentos que possa usar no futuro para publicitar o seu próximo evento.
Quando deve fazê-lo: ao longo do processo.
8. Não se esqueça do ACOMPANHAMENTO após o evento.
Pode estar exausto após organizar um evento de sucesso, mas não deixe que esta sucessão de sucessos para com o final do evento. Use as fotografias do evento para enviar um e-mail com os melhores momentos aos participantes e um e-mail dos “melhores momentos que não poderá perder da próxima vez” a quem não participou. E acrescente a data do próximo evento ou um “até à próxima” geral.
Quando deve fazê-lo: 1 semana após o evento
Esperamos que estas informações lhe tenham proporcionado bastantes dicas para colocar em prática à medida que se prepara para vender todos os bilhetes para o seu próximo evento. Cada pormenor conta e não se esqueça de que ocorrerá um pico nas vendas muito próximo da data, uma vez que muitas pessoas adiam estas tarefas administrativas, como comprar bilhetes, até ao último minuto. Continue a colocar em prática todas estas dicas sobre como publicitar um evento. Segue-se um cronograma simplificado como uma lista de verificação que deverá ter sempre à mão durante todo o processo:
6 meses antes do evento
- Identifique o seu público-alvo
- Crie e disponibilize a página de destino do seu evento
- Crie um evento no Facebook
- Envie um e-mail para a sua lista de participantes em eventos anteriores com um desconto antecipado
- Defina o branding específico do seu evento.
3 a 5 meses antes da reunião
- Comece a publicar em grupos do Facebook, do LinkedIn e em comunidades online
- Promova influenciadores e oradores importantes
- Crie uma hashtag para o evento.
6 a 8 semanas antes da conferência
- Promova criadores de conteúdo e oradores importantes
- Contrate o seu fotógrafo
- Comece a usar o marketing de conteúdo nas suas plataformas habituais
- Crie anúncios online.
3 a 5 semanas antes do evento
- Campanha publicitária de retargeting
- Campanhas de e-mail para pessoas que já manifestaram interesse
- Peça aos influenciadores para começarem a publicar sobre o seu evento.
1 a 2 semanas antes da ocasião
- Publique vídeos dos bastidores nas redes sociais
- Envie um e-mail de última oportunidade para inscrição/compra de bilhetes
- Crie um concurso nas redes sociais.
Dia do evento
- Utilize a sua hashtag
- Interaja com os participantes online
- Publique novas informações nas redes sociais em direto.
Depois do evento
- Agradeça a todos por comentarem nas publicações nas redes sociais
- Envie um e-mail mais pormenorizado com os melhores momentos (incluindo para quem não tenha estado presente)
- Considere enviar um inquérito aos participantes
