Meetings Blog Jan 19, 2017
O cumprimento do orçamento disponível é indispensável na indústria de R&E. Porém, não é fácil evitar exceder os seus recursos iniciais durante a organização de um evento com orçamento. É essencial ter objetivos claros para permanecer no seu orçamento e tornar o evento num êxito.
Eis 5 passos importantes para evitar os erros mais comuns durante o planeamento do orçamento da sua reunião ou conferência.
Consoante o seu objetivo for a notoriedade, a fidelização ou as vendas, os serviços em que deverá investir podem ser diferentes. Também é muito útil fazer referência a eventos anteriores, caso não seja a primeira edição.
Evidentemente, os públicos-alvo são fundamentais para a organização do evento. Se organizar uma reunião de apreciadores de gastronomia, por exemplo, a restauração será um dos pontos prioritários: deverá concentrar os seus esforços nesta área para fazer do seu evento um verdadeiro êxito.
As despesas com o local perfeito, a alimentação e os equipamentos são os custos básicos de qualquer evento e devem ser a primeira rubrica a incluir na elaboração do seu orçamento. Se reservar um espaço junto do NH Hotel Group para mais de uma centena de participantes, desfrutará automaticamente e sem custo adicional do serviço Ambassador que inclui um representante exclusivamente dedicado, para apoio em todas as tarefas e com um serviço de exceção que ultrapassará as tarefas de contratação, produção e faturação do seu evento.
Para além do orçamento do seu evento, poderá ter receitas adicionais provenientes de patrocinadores ou da venda de bilhetes. Uma estimativa realista ajudará a evitar surpresas desagradáveis. Se puder contar com estas receitas como uma dotação adicional, talvez possa proporcionar experiências adicionais aos seus convidados, investi-la em oradores de de mais alto nível ou usá-la para atrair mais participantes. A decisão é sua.
Certifique-se de que organiza o seu evento com uma equipa experiente e que ajude a apontar claramente as despesas dispensáveis e igualmente a definir a sua lista de necessidades. No NH Hotel Group terá ao seu dispor uma Resposta Profissional Personalizada, que incluirá no primeiro orçamento uma repartição dos serviços de acordo com as suas necessidades, evidenciando desde o início a descrição geral de cada serviço incluído. Adicionalmente, os nossos especialistas do Serviço de Consultoria Especializada ajudarão a maximizar o seu orçamento, graças à sua experiência e conhecimento de cada negócio.
As despesas fixas são as definidas inicialmente, como as relativas ao local, aos oradores ou ao equipamentos audiovisuais.
Por outro lado, as despesas variáveis – tais como o catering, as despesas de impressão ou os kits de boas-vindas – costumam variar de acordo com o número de participantes. Tome nota do modo como esta flutuação pode afetar o seu orçamento. Use clareza no que respeitar a condições, contratos de serviços, políticas de cancelamento, etc., já que estas questões podem ocultar surpresas indesejadas nas letras pequenas.
Além disso, é crucial poder contar com um parceiro que entenda as imponderabilidades da organização de eventos. Na NH compreendemos que nem sempre se verificam os 100% previstos. É por isso que dispomos de tarifas flexíveis que permitem aos clientes, por exemplo, não pagar o valor total da restauração no caso de um determinado número de convidados confirmados não comparecer a um evento.
Identifique o ponto onde os recursos disponíveis e as despesas previstas se encontram. Trabalhe no seu orçamento em torno desse ponto de equilíbrio.
Quer esteja a organizar o seu próprio evento ou a organizá-lo para um cliente, é fundamental que tenha sempre uma pequena rubrica orçamental disponível para contingências incluída no orçamento original, mas não atribuída à despesa.
Isto permitirá informar os seus gestores ou os seus clientes de que, caso falhe algum dos pontos acima referido, não terá de tirar um ás da manga para garantir o êxito do seu evento orçamentado. Se não usar a rubrica, isso constituirá uma poupança relativamente ao orçamento inicial.
E, finalmente, não perca nenhum dos detalhes do seu orçamento com a nossa checklist de serviços para eventos que lhe fornecemos para ser usada como um guia que ajudará a evitar problemas de última hora.
