Meetings Blog Nov 14, 2019
Em que situações se sente no seu melhor? Há muitas respostas para essa pergunta, mas estar stressado certamente não é uma delas. O stress é um elemento indiscutível da organização de eventos, mas mas sabe tão bem marcar o último item da lista do seu sucesso mais recente e depois refletir o quão “no controlo de tudo” estava. Durante o processo de planeamento, houve, sem dúvida, alguns desafios e nem tudo se desenrolou exatamente como inicialmente previsto. No entanto, conseguiu manter a cabeça fria e lidar com a situação com serenidade, acalmando-se quando era necessário. Talvez até tenha usado algumas das nossas dicas para combater o stress…
Dica 1: É um ser humano, nunca se esqueça disso!
Pergunta após pergunta. Problema após problema. Existem períodos na vida de um organizador de eventos, especialmente na fase “durante”, que são implacáveis. Navegar entre as tarefas que definiu, juntamente com as do cliente e de outros intervenientes, constitui por si só diversos desafios. E quando a tudo isso se acrescentam as constantes perguntas que lhe são colocadas, porque toda a gente sabe que tem todas as respostas, é importante aceitarmos que o cérebro tem as suas limitações.
Com isso em mente, não tente armazenar todas as informações dentro dele. Faça anotações recorrendo a um sistema eficiente em papel ou recorrendo a uma ferramenta online. Parece um conselho tão simples, porém, se não o fizer de forma consistente, a sobrecarga de informações pode ocorrer num piscar de olhos e, uma vez que isso ocorre, o stress entra em ação. Não existe nada mágico neste aspeto, a organização é fundamental em todo o processo
Dica 2: Recorra a ferramentas tecnológicas
Hoje em dia, o número de ferramentas à disposição dos organizadores de eventos parece não ter fim. Avanços constantes na tecnologia significam que tudo, desde registar participantes e receber pagamentos, até promover a ocasião e interagir durante a mesma, pode ser concretizado a partir de um website ou de uma aplicação. Isto é excelente… desde que seja gerido de forma sensata.
No lugar de experimentar cada nova ferramenta que surge ou que lhe recomendam, dedique alguns instantes a considerar que ferramentas realmente acrescentarão valor aos seus planos e contribuirão para o sucesso geral do evento. Por exemplo, não quer ficar sobrecarregado com a tarefa de gerir vários canais de redes sociais se a maior parte do interesse e do envolvimento provém de apenas um deles. Entender o seu público e objetivos pode ajudá-lo a selecionar as ferramentas certas, por vezes a tecnologia não é a resposta, para cumprir os seus planos diminuindo simultaneamente o compromisso de tempo que lhe é exigido.
Dica 3: Priorize as suas principais tarefas
O título deste conselho pode surpreender algumas pessoas que fazem parte da comunidade de organização de eventos. Muitos organizadores concordariam que realizar várias tarefas ao mesmo tempo é a única forma de sobreviver à medida que o evento se aproxima ou durante o próprio dia. Isso, de facto, é absolutamente verdade, mas para reduzir a pressão que isso coloca sobre nós, podemos considerar abordagens alternativas.
A fase de planeamento certamente precisa de uma concentração o mais restrita possível, portanto, reserve o tempo adequado para cada uma das tarefas que devem ser realizadas. Está provado que, em geral, a eficácia é afetada negativamente ao tentar fazer mais de uma atividade simultaneamente. Portanto, utilize o seu principal ponto forte: planear. Crie um cronograma bem definido até ao evento, indicando quando é que as tarefas devem ser concluídas, e esforce-se por cumpri-lo tanto quanto as circunstâncias o permitirem. No próprio dia, procure delegar responsabilidades por todos os recursos de que dispõe, incluindo atribuir funções à equipa do local, oradores e até mesmo aos participantes de maneiras subtis e que envolvam. Provavelmente, irão gostar do envolvimento adicional, dando-lhe um pouco mais de espaço para respirar.
Dica 4: Visualize o seu evento e crie um plano B
Chegou à véspera do seu evento e tudo parece estar a correr como previsto. Para prepará-lo para uma ótima noite de sono, faça um percurso virtual (ou real, se possível) de como o dia deve decorrer. Como os participantes irão interagir? Como será o cronograma do seu orador convidado? O fluxo natural que planeou parece adequado ao propósito? Existem áreas que podem tornar-se problemáticas às quais deva estar atento?
Ao olhar para a situação considerando todas as questões ou desafios com os quais provavelmente se irá deparar, você e a sua equipa poderão chegar ao local amanhã confiantes, otimistas e repletos de energia. É inevitável ocorrerem imprevistos durante o processo, porém, ao visualizar a maioria deles com antecedência, conseguirá lidar com os mesmos com relativa facilidade.
Dica 5: Cuide de si e do seu bem-estar mental e físico
Um estilo de vida saudável é algo pelo qual a maioria de nós se esforça em conseguir e o alívio do stress é um dos muitos benefícios de o fazer. Parece tão óbvio, mas qualquer oportunidade que tiver de esticar as pernas e respirar um pouco de ar fresco durante o dia de trabalho deve ser aproveitada e será bastante benéfica. Se for uma pessoa mais ativa, um treino rápido no ginásio ou a prática rápida de um desporto podem revelar-se ainda mais benéficos, uma vez que fazem com que adote uma respiração mais profunda e aliviam a tensão muscular. Como alternativa, refugie-se na meditação. 15 minutos bastam para permitir que a mente relaxe e pode fazer maravilhas para evitar o stress. Pode também realizar outras atividades que impliquem um pouco mais de movimento como ioga ou tai chi. E não se esqueça de evitar alimentos ricos em açúcar que, de alguma forma, parecem mais sedutores quando estão sob pressão, mas não fazem nada o ajudar a lidar com essa pressão. Uma ótima forma de o fazer é incluir a preparação de lanches saudáveis na sua lista de atividades diárias.
Outro fator relacionado à saúde é o fator mente. Ao esforçar-se por gerir múltiplas responsabilidades e procurar a perfeição, é comum que os planos se desviem do rumo pretendido. Esqueça o sonho impossível da perfeição. Existirão falhas esporádicas durante o processo, pelo que é essencial aprender a geri-las eficazmente quando ocorrem. Ao aceitar que vão surgir problemas à última hora e que alguns dos pormenores mais subtis podem precisar de ser adaptados, a sua mente começará a adotar e manter um estado mais calmo. Ah, e não se esqueça de ter sempre um plano b adequado para os grandes elementos do seu evento.
Dica 6: Procure ajuda e não se sinta só!
A comunicação é fundamental nas organizações. Basta conversar com seus parceiros, subordinados, fornecedores… Mantenha sempre o contacto e informe-os sobre quaisquer pormenores ou desenvolvimentos que possam afetar o seu trabalho.
Além disso, desenvolva também a sua capacidade de delegar. Um verdadeiro líder coordena uma equipa e confia nos seus colegas de trabalho, colegas compostos por especialistas em todas as etapas da organização de eventos. Mantenha-se concentrado e adote uma perspetiva 360º de todo o processo, para que possa dedicar atenção especial a determinadas questões que possam precisar do seu toque.
Seja positivo. Uma mente aberta e otimista é sempre mais propensa a encontrar uma solução ou a minimizar as consequências ou um obstáculo. Procure o apoio de familiares e amigos: as pessoas que lhe são próximas conhecem os seus pontos fortes e fracos e podem saber exatamente o que fazer para o incentivarem.
De iniciantes no setor a profissionais experientes, o stress faz parte do que é ser um organizador de eventos. Porém, ao seguir algumas das nossas dicas acima, esperamos que consiga manter esse stress sob controlo. No NH Hotel Group contamos com uma equipa especializada de especialistas em eventos, com o objetivo de facilitar ainda mais a sua vida. Por isso, entre em contacto e permita-se relaxar um pouco mais…
