Meetings Blog Dez 10, 2021
Encontrar o local perfeito para uma reunião ou evento pode ser um dos maiores desafios para os organizadores de eventos. E, como em grande parte dos desafios na vida, ter um guia para o orientar irá fazer com que, além de chegar ao destino pretendido, o faça de forma a chegar ao destino a tempo, cheio de energia e pronto para impressionar…
Passo 1: Prepare tudo
Antes de avançar para a escolha do local, é importante tomar algumas decisões e ter em conta alguns pormenores. É aqui que determina o que se enquadra na categoria vermelha (elementos não negociáveis), na categoria amarela (aspetos flexíveis) e na categoria verde (características desejáveis). Esclareça o orçamento, determine se o evento está limitado a um país ou a uma cidade, calcule qual pode ser o número máximo de convidados e procure saber que interesses comuns os participantes têm, por exemplo. Depois de estabelecer esta visão macro, está pronto para colocar o processo em andamento.
Passo 2: Escolha aquele destino excelente
Com base na avaliação das informações do Passo 1, já deve ter uma ideia dos tipos de locais adequados ao evento. Se a distância de viagem for limitada à região local partilhada pelos participantes, reúna uma lista dos locais que se encaixam nos seus objetivos. Para um grupo mais internacional, costuma ser adotada uma abordagem de escolher um local adequado para a maioria dos presentes, embora entrem aqui diversos fatores a ter em conta.
Uma experiência urbana numa capital cosmopolita proporcionará aos seus convidados a oportunidade de explorarem a história da cidade entre as sessões antes de descobrirem a intensa vida noturna. Depois, há também a ideia de uma escapadela para o campo, proporcionando uma aventura ao ar livre e oportunidades únicas de team building num ambiente de relativa serenidade. Para alguns grupos, ainda terá de descobrir aquele local único e indescritível que será comentado muito depois de o evento terminar. E, é claro, não se esqueça de escolher um local de acesso fácil a transportes e estacionamento, a menos que esteja a planear incorporar um serviço de transporte porta a porta.
Passo 3: Certifique-se de que não existem entraves
Conectividade Wi-Fi fiável e gratuita, capacidade adequada para os convidados, disposição flexível e eficaz dos lugares e instalações e tecnologia modernas, bem como espaços para refeições que impressionem… por vezes, a lista pode parecer não ter fim. Ao longo das suas discussões sobre o local, que sem dúvida terá de adaptar ao longo da fase de planeamento, também vai querer obter confirmação relativamente a outras variáveis associadas. As iniciativas de sustentabilidade são, também elas, essenciais para a maioria dos fornecedores nos dias que correm, então verifique o que se costuma fazer no local para tornar o seu evento o mais ecológico possível.
Também deve considerar a sequência de atividades do seu evento e como o número de salas necessárias influenciará o nível de complexidade neste aspeto. Alguns locais, pela forma como se encontram dispostos, demonstram que todo o dia irá decorrer na perfeição. Mas, se esse não for o caso, informe-se sobre de que forma a disposição do local pode ser alterada para ir ao encontro das suas necessidades. Isto aplica-se a elementos desde algo tão simples quando uma área tentadora de salas secundárias a uma sequência de atividades de forma coordenada entre salas de apresentações.
Passo 4: Atenção: muito importante!
As sequências de atividades podem ser planeadas ao máximo, mas isso não significa que não haverá alguns obstáculos para contornar pelo caminho. A organização do local não é diferente. Portanto, criar planos de contingência para vários desafios que possam surgir pode ser extremamente útil, mesmo que muitas vezes não sejam necessários. As condições meteorológicas são um fator óbvio, que será mais ou menos previsível dependendo do destino escolhido. No entanto, as potenciais mudanças nesse aspeto podem ser combatidas com um local que possa oferecer soluções de exterior e interior, bem como de climatização.
Selecionar um local com histórico de servir de anfitrião em reuniões e eventos de qualidade internacional de todos os tipos e dimensões é o equivalente a fazer um seguro contra todos os riscos para o seu automóvel.
Passo 5: Chegou
O objetivo do evento, a dimensão do mesmo e os principais requisitos irão orientá-lo rumo ao tipo de local adequado, de acordo com os passos partilhados acima. Depois, faltam apenas os retoques finais para aprovar e concretizar todo o evento.
As opções de alimentação e bebidas que tem à sua disposição são vastas. No entanto, um local que ofereça o seu próprio serviço de catering pode tirar-lhe essa preocupação da cabeça. E recorde, se os seus objetivos identificados anteriormente incluírem foco na sustentabilidade, optar por ingredientes locais é sempre uma abordagem bastante bem-vinda, não esquecendo as diferentes preferências alimentares, claro. Em relação à decoração, mais uma vez, as opções são praticamente intermináveis, então considere o estilo do local, o seu átrio e as suas salas de reunião para uma abordagem homogénea.
Como já deve saber, não há duas organizações de eventos iguais, no entanto, este guia irá permitir-lhe começar com o pé direito, escolhendo o local certo para que o evento seja um sucesso. Para mais dicas e aconselhamento especializado, recorde sempre que tem à sua disposição a nossa equipa de especialistas para abordar as diversas opções.
