Meetings Blog Fev 27, 2017
Escolher um espaço excelente que esteja perfeitamente alinhado com as características do evento é essencial, se pretende surpreender os seus participantes.Apesar de isto, por si só, não ser suficiente: terá de “alcançar” todos os seus convidados, para que o tempo que passarem no seu evento se transforme numa memória pessoal.
Para fazer isto e ultrapassar as expetativas dos seus participantes, tente surpreendê-los com algumas das ideias que propomos a seguir:
Imagine que entra num sítio novo e alguém o/a saúda pelo seu nome. Sentir-se reconhecido de uma forma tão pessoal é sempre bem recebido, e deixa uma boa impressão. Muito provavelmente, na maioria dos eventos que organizar não conseguirá cumprimentar pessoalmente cada um dos participantes. Portanto, faça pequenos gestos que mostrem cordialidade e interesse: pequenos detalhes que demonstrem que procurou saber algo sobre cada um deles.
Por exemplo, poderá consultar as informações públicas que os seus convidados disponibilizam nas suas redes sociais e referi-las durante o evento. Pode até deixar um cartão ou uma recordação (t-shirt, capa de tablet, bloco …) com o seu primeiro tweet: quantos terão a frase “Olá, mundo!”? Se quiser ir um pouco mais longe, pode mesmo surpreendê-los com um “relatório de impressão digital”, um documento onde cada participante pode conhecer o seu perfil e alcance digital, que inclui dados como há quanto tempo utiliza as Redes Sociais, o seu histórico de seguidores, os seus melhores tweets e publicações, os seus seguidores VIP, etc. Vão certamente divertir-se com aquele tweet hilariante de que já se esqueceram completamente! Estes tipos de detalhes impressionarão os seus participantes e serão uma bela memória que poderão levar consigo.
Também poderá acrescentar detalhes personalizados durante a pausa para o café, decorando os alimentos com o logótipo da sua empresa para que os alimentos e as bebidas sejam tão importantes para ver como para provar.Por exemplo, encomende muffins em forma de letras e escreva o nome da sua empresa nas bandejas. Também pode imprimir logótipos na fruta com tinta comestível, ou com açúcar de confeiteiro nos bolos que forem servidos. Alguns hotéis NH proporcionam uma opção muito solicitada: dão a cada convidado um tubo cheio de deliciosos bombons de chocolate para levar consigo para casa. Criativo e impressionante! Seguramente, um êxito.Adicione uma pitada de originalidade ao que projetar para o seu evento. Planeie o catering de forma a estar recheado de especialidades locais ou tradicionais da região onde se realiza o evento.Também pode incluir elementos decorativos locais no espaço onde celebrar o seu evento. Os seus convidados oriundos de outras paragens descobrirão os sabores locais, tanto na comida como na decoração, e recordarão para sempre que foi no seu evento que tiveram esta experiência. Se os participantes forem da cidade ou região onde o evento se realiza, adicione um pouco de originalidade e alegria e sirva pratos tradicionais com um toque especial.Os seus convidados ficarão agradavelmente surpreendidos!
Sabemos que gerir um evento não é um exercício de um dia só para um organizador de reuniões. Não se trata apenas de chegar de manhã e de sair ao fim do dia, mas sim de preparar tudo até ao mais ínfimo detalhe, dias ou semanas antes do dia do evento, para que tudo esteja perfeito!
Portanto, não chega apenas satisfazer as necessidades básicas dos seus convidados: terá de planear com antecedência e melhorar cada experiência, desde o transporte e alojamento às refeições e opções para passar o seu tempo livre.
Na NH fazemos todos os possíveis para que os seus participantes levem sempre uma memória de uma experiência inesquecível.Conta com o nosso apoio para todos os detalhes da jornada. Por exemplo, tem convidados que queiram tomar o pequeno-almoço mais cedo ou que precisem de sair mais cedo? Não se preocupe, temos soluções: em muitos dos nossos hotéis servimos pequenos-almoços para madrugadores entre as 4 e as 6 da manhã. Também podemos providenciar um serviço personalizado de transporte do aeroporto para os seus convidados. Contacte-nos, e teremos todo o gosto em ajudar.
Caso planeie oferecer atividades para o tempo de lazer dos convidados, podemos ajudar a organizar passeios de bicicleta pela cidade. Muitos hotéis NH em todo o mundo oferecem aluguer de bicicletas – uma atividade divertida de que todos gostam.
Finalmente, não se esqueça que muitos dos nossos hotéis têm restaurantes maravilhosos, Spas de luxo e terraços com vistas panorâmicas que o/a ajudarão a criar momentos especiais em cenários inesquecíveis.
Siga estas sugestões e conseguirá acrescentar muita personalidade a todos os seus eventos e proporcionar impressões maravilhosas e duradouras aos convidados.
