Meetings Blog Set 13, 2019
Com tanta ênfase em garantir o local certo, os melhores oradores, os alimentos mais deliciosos e, por fim, garantir que os participantes compareçam no evento, às vezes, a importância de como e onde os seus convidados se sentam é minimizada. É fundamental considerar esse aspeto, garantindo que qualquer impacto que pretenda causar no seu público-alvo é alcançado. Está sentado confortavelmente? Muito bem, vamos espreitar alguns dos elementos-chave…
De pequenas reuniões a conferências elaboradas, pode haver variações significativas no que é necessário em termos de disposição dos lugares. Considere uma negociação de alto nível, por exemplo, na qual provavelmente quererá ter duas equipas pequenas uma em frente à outra para proporcionar concentração total e proximidade suficiente para que o diálogo seja claro. Mas e quando se trata de uma apresentação aberta? Nesse caso, vai querer que toda a gente preste atenção ao orador, com menos necessidade de contacto imediato e próximo. Depois, há as sessões de formação ou brainstorming, que são enriquecidas através de uma combinação de atenção focada, espaço de trabalho e interação.
Levando em consideração os requisitos do grupo, pode decidir a melhor ação a tomar relativamente à disposição dos lugares…
Ao ter uma ideia clara dos objetivos da sessão, de quem estará presente e até do estilo da apresentação poderá planear os lugares e a disposição dos mesmos. Um design em estilo de sala de aula, com filas de cadeiras todas voltadas para a mesma direção, mantém todas as atenções voltadas para a frente e, se houver mesas, permite realizar anotações em papel em tablets. As disposições em forma de ferradura e em U são usadas de forma semelhante, esta última com recurso a mesas, convidam os presentes a interagirem entre si e com o facilitador. Se preferir, pode fechar a forma em U e optar assim por uma disposição em retângulo, quadrado ou círculo, com todos os presente voltados para o interior, o que pode ajudar a tornar as discussões mais frutíferas. Depois há também, naturalmente, a disposição clássica em sala de conferências, muitas vezes adequada para negociações ou pequenas reuniões de equipa.
Depois de entender e decidir sobre a melhor disposição, que também depende do espaço disponível no local, está pronto para refletir sobre os tipos de lugares mais adequados…
Lugares. Não há muito o que pensar, não é? Desde que sejam confortáveis o suficiente e permitam que todos caibam na sala, deve chegar, não é? Não é bem assim. Hoje em dia, existem tantas opções quando se trata de lugares para o público se sentar que é interessante refletir sobre o que seria mais eficaz para o seu evento. Cadeiras firmes e ergonómicas para essa negociação provavelmente serão as mais adequadas, no entanto, em outras circunstâncias pode ser mais sensato optar por algo muito mais criativo e divertido. Bancos coloridos, pufes ou mesmo bolas de pilates mudam imediatamente o ambiente do local e podem refletir no estado de espírito dos participantes. Também há situações em que sentar-se no chão (momento de descontração pós-sessão) ou simplesmente ficar em pé (cocktail no terraço) são a escolha perfeita.
Em suma
A ideia principal a reter é que onde os convidados se irão sentar não é uma questão trivial que pode ser resolvida à última hora. Merece uma reflexão cuidadosa e, se bem realizada, pode ter um impacto significativo nos objetivos de comunicação do seu evento e, em última análise, no seu respetivo sucesso. Portanto, não adie este pormenor, fale com os especialistas do NH Hotel Group e encontre a solução ideal.
