Meetings Blog Mai 25, 2018
Está preparado para o RGPD? Sabe qual vai ser o impacto nas suas reuniões e eventos? Vamos dar-lhe uma visão geral do que precisa de saber para se manter à frente do novo regulamento da UE… é algo que não se pode dar ao luxo de ignorar.
A Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, que entra em vigor a 25 de maio de 2018, é uma versão atualizada da legislação sobre privacidade de dados já em vigor. É mais rigoroso e implica multas pesadas para as empresas que não cumpram as regras. É quase certo que alterará a forma como recolhe e utiliza os dados dos participantes da UE e como armazena essas informações. Mesmo que esteja sediado ou organize um evento fora da União Europeia, continuará a ser afetado se recolher dados sobre cidadãos ou residentes da UE.
Consentimento – os participantes terão de dar o seu consentimento (ativo e não passivo) para que os seus dados sejam armazenados e deve garantir-se que sabem claramente como serão utilizados.
Transparência – qualquer registo de dados armazenado pela sua organização pode ser pedido para ser visto pela pessoa em causa, o que deve ser feito no prazo de 30 dias.
Escolha individual – se uma pessoa pedir que o seu consentimento de terceiros seja retirado, que os seus dados armazenados sejam eliminados ou que uma cópia dos seus registos seja enviada para outra organização, terá obrigatoriamente de o fazer.
Estruturas de segurança – todos os sistemas e processos da sua organização devem ter medidas de segurança rigorosas e, para certas empresas, será necessário um responsável pela proteção de dados.
Resposta em 72 horas – se for identificada uma violação da segurança, as autoridades de proteção de dados devem ser informadas no prazo de três dias, sob pena de serem aplicadas coimas.
Embora muitas das alterações necessárias ao funcionamento interno da sua empresa sejam sob a forma de atualizações de sistemas, enquanto organizador de eventos ou responsável pelas reservas, desempenha um papel fundamental na transição para o que se tornará a norma.
Por exemplo, tem uma forma clara e simples de captar e armazenar o consentimento dos seus participantes e oradores? Além disso, os seus formulários de registo são claros quanto ao consentimento ativo em vez da opção mais evasiva de “auto-exclusão”? Terá de considerar quem na sua organização tem visibilidade dos dados pessoais detidos e como garantir que as listas (em papel ou digitais) nunca são deixadas sem segurança ou partilhadas com as pessoas erradas. Se lhe forem fornecidas listas de contactos por terceiros, lembre-se de que terá de tomar medidas para obter o consentimento dessas pessoas, se ainda não o tiver obtido.
Garantir que todos na sua organização estão cientes do novo regulamento é de extrema importância, por isso, se ainda não tomou medidas, comece a comunicar.
Assim sendo, é evidente que todos os organizadores de eventos, e qualquer pessoa que utilize os dados pessoais de terceiros, devem estar plenamente conscientes das alterações e adotar medidas para se protegerem contra uma violação do regulamento. Aqueles que o fizerem têm uma excelente oportunidade de se envolverem mais com os participantes, demonstrando a sua transparência no tratamento de dados de uma forma segura e respeitadora, criando confiança para a sua futura relação.
A conformidade com o RGPD pode não estar em discussão, no entanto, ao cuidar dos seus participantes, tratando-os regularmente com conteúdos de marketing fantásticos e oferecendo-lhes sempre eventos “surpreendentes”, é mais do que provável que obtenha o seu consentimento. E com este acordo, podem continuar a manter-se em contacto como sempre fizeram…
Para mais informações e uma fonte atualizada sobre o RGPD, consulte o site oficial da UE.
