Já chegou. O momento para o qual contaram todos aqueles meses de trabalho duro e de paciência, o dia do evento! Já tem o espaço perfeito,, já tratou do pessoal, do catering e dos oradores, e o programa está bem encaminhado. Mas e agora? Vamos apresentar-lhe uma “lista de verificação”, que ajudará a proporcionar o melhor serviço possível e a garantir que o compromisso que dedicou a este dia produzirá os melhores resultados para si, o seu cliente e os participantes.
Antes de mais nada, algo que já ouviu antes, mas que voltará a ler neste momento: esteja sempre preparado. Pense nas seguintes sugestões como um mini “Guia de sobrevivência para eventos”.
Esperamos que já tenha tomado medidas para facilitar a sua vida e a vida dos seus participantes, através da implementação de um website personalizado criado especialmente para o evento, e que lhe permite concentrar tudo aquilo de que os seus participantes podem necessitar num único lugar. Foi exatamente por isso que criámos o Website personalizado para grupos: para que os organizadores que realizem a sua reunião ou evento nos nossos espaços disponham de uma forma fácil e simples para terem todas as informações necessárias para partilha num único local fácil de usar..
Antes do dia do evento, é essencial que confirme se está completamente preparado para o que o dia lhe reserva, e que tome as devidas precauções para evitar pequenas questões que possam transformar-se em problemas maiores. Porque não pensar num Conjunto de Ferramentas para Eventos que inclua:
Materiais impressos adicionais:
- Listas Essenciais: Apesar de já ser comum ter um website ou uma aplicação móvel específica, ou mesmo tentar diminuir o impacto da utilização de recursos e depender dos computadores e telemóveis para as listas de participantes e para o programa, não podemos prever todos os erros de tecnologia que o podem deixar às escuras.
- Faixas e Sinalética: Imprima toda a sinalética antes de chegar ao espaço, especialmente se forem necessárias impressões a cores. Traga também consigo algum material suplente.
- Crachás e marcadores:Reserve uma impressora portátil especialmente concebida para o efeito ou muna-se de alguns já pré-impressos, com espaços em branco para serem manuscritos no caso de convidados inesperados.
Outros artigos essenciais:
- Canetas, post-its, fita adesiva, blocos de notas, tesouras.
- Ofertas para os oradores, VIP e clientes.
- Conjunto de primeiros socorros, protetor solar.
- Computador portátil, telemóvel e respetivos carregadores.
- USB de reserva com todos os documentos do evento formatados e prontos para impressão.
Agora que já se preparou e que dispõe das ferramentas necessárias para superar as situações mais inesperadas e os detalhes mais negligenciados, vejamos o que terá de considerar no próprio dia do evento. Lembre-se de que terá à sua disposição um especialista da NH para ajudar com as suas questões, preocupações, eventuais alterações e muito mais.
Então, o que precisa de ser considerado?
À chegada:
- Dê uma volta pelo espaço para que saiba exatamente onde tudo precisa de estar: O local onde o pessoal faz as suas pausas e onde os oradores devem aguardar. Verifique se as casas de banho escolhidas estão a funcionar e estão abastecidas. Entradas e saídas.
- Recapitule tudo o que está previsto para o dia: oradores, horário do catering, turnos da equipa, movimentação dos participantes.
- O bengaleiro deverá estar estrategicamente posicionado, de forma a ser visitado antes da inscrição, mas sem que seja a primeira coisa que se vê.. Certifique-se de que a sua posição não interrompe o fluxo das movimentações nem cria filas que encham o espaço.
- A sinalética deverá ser posicionada depois do reconhecimento inicial. Isto garante-lhe ter uma ideia dos melhores sítios para posicionar sinais e orientações de forma a que sejam fáceis de ver, façam sentido e apoiem devidamente o fluxo das movimentações.
- Teste o equipamento audiovisual para evitar atrasos constrangedores, nomeadamente projetores, dispositivos sem fios, ligações à Internet e posicionamento da iluminação. Além disso, teste-os quando chegar, familiarize-se com o operador e volte a testar tudo novamente mais tarde.
- Prepare os oradores Posicione as garrafas de água. Distribua as decorações e faixas necessárias. Saiba onde estão os microfones para os oradores e ponha-os onde possam ser facilmente encontrados.
- Verifique o catering e garanta que foram respeitadastodas as preferências dietéticas exigidas. Se for necessário, peça ao seu especialista NH para reunir com a equipa de catering e dar-lhes todas as informações essenciais de que possam precisar.
- Prepare a mesa para as inscrições e organize os crachás. Certifique-se de que sabe onde se podem guardar materiais adicionais, crachás suplentes e artigos de primeiros-socorros. Este poderá ser um local ideal.
- Os pontos para encontro em caso de emergência deverão estar identificados, e também deverá selecionar um ponto de encontro para a equipa.
- Prepare o fotógrafo, no caso de algum ter sido convocado, para que tenha a certeza de que este capturará as melhores imagens nos melhores momentos.
Mais uma vez, como dissemos antes, muitos destes pontos serão na verdade tratados pelo especialista NH designado para o seu projeto, que o apoiará de todas as formas possíveis.
Portanto, o evento está a desenrolar-se e é o momento certo para nos deixarmos levar pela corrente, não é? Bom… não. De modo algum. Agora é o momento para estar mais atento que nunca e para estar preparado a responder a mais questões do que alguma vez pensou ser possível.
Então, que tarefas incrementais devem ser consideradas ao longo do dia?
- Cumprimentar os participantes, especialmente os VIP, os oradores e os patrocinadores.
- É necessário tratar dos VIP, oradores e patrocinadores, garantindo que os mesmos são priorizados de forma adequada e justa.
- Tratar dos oradores. A menos que isso esteja a ser feito por si, nomear o membro certo da equipa para orientar e apoiar os oradores e pôr-lhes o microfone.
- Fluxo dos participantes. Assegure-se de que é disponibilizada a sinalética correta para garantir que os participantes se movimentam de e para o espaço do evento conforme esperado antes, depois e durante as pausas.
- O dia inclui catering? Confirme com os membros da equipa para garantir que os horários são respeitados. É necessária uma circulação constante de bebidas? Isso está a acontecer?
- Por falar em comida … não se esqueça de comer e beber; para tal, faça pausas curtas ao longo do dia, em momentos estratégicos.
…E respire! O evento terminou. AOs participantes partiram e o catering limpou tudo e foi descansar. O espaço foi eficientemente limpo e todos os artigos foram removidos e adequadamente armazenados. Os oradores e VIP receberam agradecimentos. Tiraram-se fotografias. Todos os inquéritos, formulários com comentários e listas de convidados recolhidos estão prontos para serem analisados e avaliados. Mais um evento bem-sucedido, e precisará de uma pausa bem merecida.
Estas sugestões decorrem da experiência dos nossos especialistas, dos conselhos oferecidos por outras pessoas e de anos de tentativas e erros. Evidentemente, existem inúmeras formas para abordar, organizar e executar um evento bem-sucedido, e estamos sempre dispostos a aprender.
Quais são as suas impressões?
Apostamos que acha que nos estamos a esquecer de algo, não é? Estará a pensar: “e quanto à lista de tarefas pós-evento?”
Fique atento!
