Phil, Jay, Gloria e todos os outros. Todos nós temos os nossos favoritos da série Uma Família Muito Moderna; mas e que tal se eles participassem no seu próximo evento?

“Olá. Bem-vindo ao evento de lançamento de hoje. “Como se chama?”

“Olá, olá! Chamo-me Dunphy. Phil Dunphy. E tenho licença para espantar. Mas não contem à Claire.”

Consegue imaginar os personagens da galardoada série de TV Uma Família Muito Moderna a aparecerem no seu próximo evento? Como provavelmente já teve um deles, aqui estão, para seu entretenimento, Phil, Haley, Jay e Gloria…

“Pense dentro da caixa. Isso mesmo, eu disse dentro. Porque enquanto estiverem todos a perseguirem-se lá fora, como está a caixa? Vazia!” – Phil Dunphy

O amável Phil será certamente uma influência positiva em qualquer evento onde apareça. Otimista sobre o dia desde o momento em que chega, será a vida e a alma de qualquer grupo e sessão de networking. Obviamente, fará todas as tentativas possíveis para ser o tipo mais fixe da sala, e esses esforços serão quase de certeza frustrados, frequentemente perturbando outras pessoas que pretendam estar atentas à sessão.

Sendo o entusiasmo o seu forte, ficará feliz por ajudar a realizar qualquer tarefa que precise de ser feita, talvez a gerir uma sessão de brainstorming com o seu estilo inimitável que, apesar de pretender ser conciliador, pode facilmente levar todos à loucura. Dê-lhe orientações e limites claros sobre o que precisa de ser conseguido e ele mostrará que está à altura da tarefa.

Como se distrai facilmente, da mesma forma que uma criança hiperativa, será melhor que fique de olho nele e o mantenha concentrado nos objetivos. Ele adora a sua tecnologia portátil, para que possa garantir um fluxo constante de atividades a serem respondidas em seu iPad nos intervalos ou mesmo durante as sessões.

Por isso, para gerir pessoas como o Phil, quando planear a sua reunião, certifique-se de que as suas apresentações são interativas e de que usa as novas tecnologias para manter os participantes interessados nos conteúdos distribuídos. Certifique-se também de usar e canalizar a energia dos participantes em reuniões de menores dimensões, como sessões internas ou de brainstorming, já que eles podem dar-lhe apoio mesmo sem saberem.

“A grande beleza implica uma grande responsabilidade.” – Haley Dunphy

A juventude, a beleza e a criatividade juntas… a um cérebro um pouco desmiolado. A mais velha das três trouxinhas de alegria de Phil e Claire participará no seu evento cheia de expectativas positivas, e terão de acontecer coisas suficientes em seu redor para garantir que ela permaneça até ao fim, ou pelo menos para impedir que ela passe toda a reunião colada ao seu telemóvel. Certifique-se de que, ao planear o seu evento, considera sempre as necessidades dos Millennials. Dê instruções diretas, mensagens claras e com impacto, e certifique-se de que todas as suas necessidades básicas são satisfeitas, como Wi-Fi, hashtags, etc. Não queremos que ela, ao fim do dia, transmita a sua desilusão para o seu popular blog e as suas contas nas redes sociais.

Além dos conteúdos da reunião, a que daria valor um Millennial? Provavelmente, a uma decoração moderna, a um buffet apelativo e a muitas iniciativas amigas do ambiente. Certifique-se de prever isto quando preparar os seus eventos e receberá as suas notas máximas.

“Compreendo que o Dia de Ação de Graças seja um dia importante para as famílias que não se veem, mas nós estamos sempre juntos. “ – Jay Prichett

Este participante é muito transparente. E se ele chegar à sua reunião por ter sido obrigado, isso poderá criar alguma tensão. Tal como o Jay, o participante relutante em participar fará questão de transmitir aos outros participantes na sala a sua opinião sobre eventuais detalhes de que ele possa não gostar. Claro que o comentário do Jay será provavelmente uma tirada subtil, mas áspera, ou um simples “Oh, raios”.

O seu colega responsável pelo planeamento da reunião sabe que haverá participantes como o Jay e pede-lhe que aplique a sua experiência para os gerir melhor e melhorar a sua experiência.Lembre-se de que o Jay é o tipo de pessoa que não gosta muito de brincadeiras, mas essa primeira impressão carrancuda dele será substituída pela sua opinião e participação experientes assim que conseguir a sua adesão. Se ele vir uma oportunidade para ajudar alguém necessitado, não deixará de o ajudar.

Como pode garantir que isto aconteça? Antes de mais, certifique-se de que a reunião está bem oleada. Indicações claras sobre onde, quando e quanto tempo durará a reunião. Configure o local da forma perfeita para estimular o debate e o intercâmbio de informações. Inclua apoios tecnológicos para facilitar a partilha de dados, além de opções mais tradicionais como papel, post-its, codificação por cores, etc., caso seja necessário um brainstorming. E para promover a eficácia da reunião, certifique-se de que existem alimentos e bebidas na sala. Só o suficiente para que as mentes continuem a funcionar.

“Eu gosto que sejam calmos, que pensem antes de agir. Preciso disso na minha vida”. – Gloria Pritchett

Agora imagine que tem a Glória no seu evento, mas não como convidada… como oradora principal! Toda bem vestida, não gostará de ser só a apresentadora principal. Quererá ser a principal estrela do evento! O que, apesar de poder criar os seus próprios problemas, pode ser facilmente resolvido com um pouco de planeamento.

Desde que isso não cause outros problemas, tente satisfazer o seu desejo de se sentir importante e combine antecipadamente de que forma ela poderá fazer uma entrada adequada. Poderá preparar uma sala privada para permitir que ela se encontre com os outros oradores do dia – uma excelente oportunidade para criar contactos e partilhar experiências – e servir comidas e bebidas de que ela goste. Recordar os detalhes mais pequenos, como garantir que a sua bebida preferida esteja disponível no palanque ou na mesa, pode realmente marcar a diferença junto deste tipo de convidado.

Gira as suas expectativas. Se ela estiver à espera de 2000 pessoas e só 300 aparecerem, ficará desiludida. Certifique-se de que ela conhece de antemão o tipo de público para o qual vai falar. E não hesite em partilhar o discurso dela durante a sessão nas redes sociais, e assegure-se de que ela sabe que o fez! Isso melhorará a experiência para todos, quando ela tiver mais tarde a liberdade de conviver com a multidão.

A coisa maravilhosa sobre os humanos é que somos todos diferentes, frequentemente com personalidades muito diferentes. Reconhecidamente, isso poderá causar problemas, caso não se prepare para as atitudes possivelmente pouco convencionais de algumas pessoas relativamente à vida. Mas como organizador de eventos que está sempre um passo à frente, poderá garantir que a configuração de todos os seus eventos seja perfeita para lidar com todas as pessoas, independentemente do caráter audacioso ou extraordinário da sua personalidade.