Meetings Blog Ago 06, 2019
Ambientada no início dos anos 1900 na Inglaterra, na fictícia propriedade rural de Downton Abbey em Yorkshire, esta série do período histórico britânico permaneceu entre as favoritas durante mais de 5 anos. Este ano, o elenco volta aos nossos ecrãs, mas desta vez será aos ecrãs do cinema. Embora possamos não ter visto os membros do elenco ultimamente, como seria possível esquecer a curiosa franqueza de Violet Crawly interpretada por Maggie Smith ou o mordomo Charles Carson interpretado por Jim Carter e a governanta Sra. Hughes?
Estes dois últimos fazem parte do pessoal que gere e realiza a manutenção da grande propriedade e passam a ser os que supervisionam a atividade dos restantes funcionários para que nenhum pormenor seja deixado para trás.
Já pensou nos pormenores de uma casa organizada nos bastidores?
Assumir responsabilidade
Assim como pode estar na frente da casa, a controlar a cozinha ou a supervisionar todo o evento, um líder é essencial em todas as etapas de um evento, garantindo que tudo corre bem e com eficiência.
Assim como o mordomo ou a governanta, é provável que você ou uma pessoa designada esteja presente para receber os VIP e convidados no local, certificando-se de que estão a ser recebidos da maneira correta e encaminhando-os para o espaço de receção do local enquanto esperam que todos cheguem.
São essas pessoas que respondem pelos procedimentos e devem estar à disposição para qualquer dúvida ou pergunta que os outros membros da equipa e até mesmo os participantes possam ter. Isso significa que você ou o “mordomo” designado devem ser os responsáveis, estar no controlo do programa do dia, devem saber quem está a chegar e quando, coordenar os horários e os participantes e ter todas as respostas, se possível.
Protocolo em prática
Embora não seja algo que quer que aconteça no grande dia, é essencial que haja um protocolo definido que todos os membros da equipa devem conhecer. Isto inclui o cliente e as equipas do mesmo para garantir que não há confusão no momento de uma emergência. Os fãs de Downton Abbey saberão que isso é algo fundamental para a equipa que trabalha numa grande propriedade.
Quem supervisiona todo o procedimento?
Os sistemas de alarme estão operacionais?
Onde estão as saídas de emergência?
Existe um ponto de reunião designado?
Quem está encarregado de supervisionar toda a gente?
E estas são apenas algumas das questões que precisam de ser consideradas ao ponderar o protocolo de uma evacuação ou plano de saúde e segurança.
Mas nem todos os protocolos têm de estar relacionados com uma emergência. Talvez o seu protocolo seja para a chegada de determinados VIP ou mesmo um protocolo para garantir que o ambiente do evento está em conformidade.
Seja qual for o seu protocolo, precisa de garantir que o mesmo está em vigor e que todos na equipa estão familiarizados com o mesmo.
Mudança de sala, mudança de ambiente
Não concorda que a energia de um evento pode ser mantida no tom certo com o controlo adequado da circulação das pessoas entre os diferentes espaços do local?
Desde o hall de boas-vindas ao salão principal, passando pelas áreas de alimentos e bebidas e posteriormente um espaço para conversar e relaxar, é importante ter uma ideia bem sólida de como podem ser utilizadas as diferentes salas ou áreas do seu espaço de eleição.
Assim como numa mansão, os convidados serão orientados de uma sala para a outra de acordo com as etapas de um jantar, mantendo assim a circulação das pessoas entre os espaços na medida ideal. No entanto, não estamos a recomendar nenhum tipo de divisão por género ou “classificação” ao fazê-lo.
Se o seu evento incluir vários oradores convidados com discursos repletos de informações, convém incluir o número correto de pausas para que os participantes se afastem do espaço principal, façam uma pausa e voltem com energia, prontos para aprender e partilhar.
Conte com a Downton Abbey
Quer seja ou não fã da série Downton Abbey, não há como negar que existem semelhanças entre a série e a forma como o mundo do segmento MICE funciona. Ainda não concorda? E que tal olhar a partir de agora para a série como uma fonte de inspiração para um dos seus próximos eventos e retirar elementos que podem ser modificados, sejam eles relacionados ao local, às regras de vestuário ou ao entretenimento.
Quer ver o que podemos fazer por si? Então vamos conversar e ver como podemos trabalhar juntos.
