Meetings Blog Jan 09, 2020
E com a entrada numa nova década (como passam rápido!), chegou o momento de falarmos com os nossos especialistas residentes no segmento de reuniões e eventos do NH Hotel Group e descobrir o que têm ouvido falar sobre o setor. Não há dúvida de que os desenvolvimentos tecnológicos continuam a marcar as tendências nesta nova década, enquanto uma grande preocupação sobre o agravamento da crise climática motiva muito do que está a acontecer em todo o mundo. Escolhemos cinco áreas de discussão para iniciar a reflexão…
Em 2020, para os participantes, a interação será um tema ainda mais comum. Se acha que uma palestra tradicional com um orador a falar para um público que se limita a ouvir é algo aceitável, desengane-se. Não é necessário consultar um painel de especialistas para saber que as pessoas se recordam mais do evento quando participam no debate, por isso, fale com o seu orador para decidirem como podem alcançar este objetivo. No entanto, o nível de envolvimento dos seus convidados durante o evento não é o único fator a considerar para que se atinjam os melhores resultados, é importante que o nível de envolvimento antes e após o evento seja, também ele, adaptado aos convidados.
Dica de especialista: como sempre, considere como a tecnologia e a utilização das redes sociais, podem ajudar a atingir estes objetivos. A realização de inquéritos através de aplicações móveis ou online através da rede Wi-Fi pode ajudar a alcançar este envolvimento, lugares adequados, uma interação coordenada e desenvolvimento de contactos (networking) podem gerar resultados positivos.
Para quem trabalha no setor de eventos, a omnipresença das aplicações não passou desapercebida, uma tendência que continuará a crescer em 2020. As ligações à Internet estão cada vez mais rápidas — seja através de Wi-Fi melhorado ou de tecnologia 5G emergente — permitindo ao software proporcionar não só tudo que é necessário para apoio o evento, mas também fazê-lo de formas mais realistas e inteligentes. A IA eliminará ainda mais das tarefas mais rotineiras, idealmente com todos os softwares ligados a trabalhar em conjunto, permitindo que os organizadores se dediquem mais a proporcionar valor.
Dica de especialista: se ainda não utiliza aplicações, considere fazê-lo o mais rapidamente possível. Independentemente do que planeou para o seu evento, os seus participantes passarão grande parte do tempo a interagir com os seus dispositivos móveis. Use isso a seu favor da forma mais criativa possível. A recolha de dados também deve ser um dos seus objetivos de forma a melhorar eventos futuros.
Quando as expetativas dos seus participantes relativamente à forma como serão recebidos continuam em tendência ascendente, tem duas opções óbvias. A primeira é conseguir um orçamento adicional para se adaptar a essas expetativas. Infelizmente, muitas vez, tal não é prático ou sequer possível, especialmente devido ao clima económico atual. O ano de 2020 verá a outra opção ser usada com mais frequência. Será necessário definir a estratégia de forma clara para lidar com as necessidades e expetativas em constante mudança dos participantes, recorrendo à criatividade e engenho da equipa. Os elementos de surpresa e originalidade são algo de que temos falado bastante neste blog e são elementos cada vez mais necessários.
Dica de especialista: informe-se sobre o maior número de exemplos possível no setor, preste atenção ao que os participantes partilham nas redes sociais e pessoalmente e colabore com outros especialistas. Quanto mais ideias lhe forem apresentadas, mais fácil será estimular a sua criatividade.
É provável que todos os aspetos do seu evento em 2020 tenham uma consideração ecológica, desde os produtos locais que seleciona para intervalos e refeições até à forma como os participantes realmente “participam”. A inovação tecnológica significa que as opções de vídeo da mais elevada qualidade são agora mais aceitáveis e estão a tornar a o deslocamento presencial até ao local da reunião/evento menos necessário, pelo menos até estarem disponíveis alternativas de transporte mais ecológicas. É claro que as interações presenciais não vão desaparecer no próximo ano, mas os organizadores eficazes consideram as diversas alternativas sustentáveis e estão abertos às mesmas para reduzir o deslocamento desnecessário de pessoas.
Dica de especialista: pense em formas de investir nos meios adequados para o seu evento específico, por exemplo: salas de networking virtuais, interações através de redes sociais, ou videoconferências panorâmicas. Considere sempre como pode colaborar com os locais de realização dos eventos/reuniões para que partilhem o mesmo objetivo de redução carbónica.
À medida que a tecnologia avança, também aumenta o número de métricas que a acompanham e não há sinais de desaceleração neste aspeto à medida que entramos na nova década. Com isto em mente, esses pontos de dados permitirão que os organizadores de eventos se antecipem ao que está por vir, prevejam a melhor forma de lidar com as necessidades e expetativas em constante mudança dos seus participantes, e evoluam e melhorem constantemente os eventos em linha com o que os clientes procuram.
Dica de especialista: defina a sua estratégia de forma clara e aproveite todos os dados à sua volta que apoiam a sua estratégia, conseguindo assim elaborar um plano claro de utilização desses dados de forma vantajosa para si e para os seus participantes.
Estes tópicos de tendências para o próximo ano são apenas a ponta do icebergue relativamente ao que esperar relativamente a este setor em constante evolução. Felizmente, também exploraremos novos temas à medida que surgirem ao longo do ano no nosso blog, onde encontrará a nossa crescente seleção de galerias e artigos para o informar e, esperamos nós, entreter durante o seu processo de planeamento/organização. Siga as nossas publicações regulares através do nosso perfil no Twitter @nhmeetings e não se esqueça de que a nossa equipa de especialistas em todo o NH Hotel Group está sempre disponível para discutir as suas necessidades.
